Yesterwork, de achterhaalde processen en concepten die we meeslepen

An sich is het een vrij absurde traditie om één keer per jaar, op een vrij willekeurig moment, goede voornemens te maken. We wensen elkaar het beste, hopen op een beter jaar, op meer, op een positieve twist. Tegelijk maken we onszelf wijs dat we minder negatieve bagage uit het verleden willen meesleuren. We gaan meer sporten. En minder drinken.

Zo gaat het ook in het bedrijfsleven. De meeste bedrijven zijn net begonnen met het nieuwe budgetjaar, gebaseerd op een budget, een plan, dat vaak even absurd is als onze nieuwjaarswensen. Dezelfde combinatie van meer en minder. We gaan meer omzet draaien, meer innoveren, meer bottomline genereren en meer wendbaar zijn. Alleen het 'minder' is vaak problematisch.

In de wereld van versnelde acceleratie waarin we terechtgekomen zijn, moeten we sneller schakelen, sneller handelen en ons sneller aanpassen. Voor bedrijven is de grote vraag of ze ook snel genoeg afscheid nemen van oude routines en gewoonten.

Rot hout

In mijn vrije tijd doe ik niets liever dan zagen en frezen, lijmen en timmeren. Tijdens covid heb ik alle staldeuren van onze boerderij onder handen genomen: afhalen, afschuren, rot hout verwijderen en vervangen, en opnieuw schilderen. Heerlijk werk, maar lastig. Telkens een nieuwe verflaag over de deur kwakken is veel gemakkelijker, maar onder die dikkere en dikkere lagen rot het hout weg.

Bedrijven kampen met hetzelfde primaire probleem: we zijn gefascineerd door innovatie en het nieuwe, maar vergeten het oude en het achterhaalde te elimineren. 'Yesterwork' noem ik die verouderde processen en werkwijzen die een nefaste impact hebben op efficiëntie en productiviteit.

Mijn collega Steven Van Belleghem heeft het vaak over 'friction hunting' in customer service: het opsporen van ergernissen, irritaties, wrijvingen en ongemakken die klanten ervaren. Als je als bedrijf die 'fricties' gaat 'hunten', kan je de klantenervaring drastisch verbeteren.

Het wordt tijd dat bedrijven ook systematisch yesterwork gaan opsporen. Achterhaalde processen en concepten uit het verleden zijn helaas nog schering en inslag. Zo kan ik op een blits online portaal van mijn ziekenfonds met één druk op de knop 'kleefzegels' aanvragen, die vervolgens worden opgestuurd met de post. Yesterwork in al zijn glorie.

Overheid

Yesterwork heeft niet alleen een negatieve impact op bedrijven, maar ook een verwoestend effect op de psyche van de medewerkers. De antropoloog David Graeber gebruikte de term 'bullshitjobs': banen die zelfs de mensen die ze uitvoeren als zinloos, onnodig of schadelijk beschouwen.

Het zwaartepunt van yesterwork zit bij onze overheden. Het eerste regeringsmandaat van Vincent Van Quickenborne (Open VLD) was staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging. Hij was de Kafka-hunter, de detective van yesterwork bij de federale overheid. Helaas had hij, en zijn opvolgers, te weinig slagkracht. Integendeel, vaak werd de complexiteit nog erger.

Ik hoop dat bedrijven dit jaar volop yesterwork opsporen, het rottende hout wegsnijden en inzetten op vernieuwing. Ik hoop vooral dat yesterwork meegenomen wordt in de nieuwe legislatuur, en dat de nieuwe regering niet alleen inzet op digitalisering, maar vooral werk maakt van het elimineren van achterhaald en nutteloos werk. ‘If you want something new, you have to stop doing something old’, zei de managementconsultant Peter Drucker ooit. Dat is relevanter dan ooit.