Wie wist, die wint

Een experiment: wat zou je doen om deze figuur snel helemaal symmetrisch te maken?

Misschien kleur je in de drie overige hoeken telkens vier groene vierkantjes bij. Sneller is de vier groene vakjes in de linkerbovenhoek weg te gommen. Experimenten hebben aangetoond dat de meeste deelnemers die optie zelfs niet overwegen. Een Nature-paper beschrijft hoe mensen ‘substractieve veranderingen’ systematisch over het hoofd zien.

Ook in de echte wereld zien we een tendens richting meer. Werkt een softwaresysteem niet vlot en zijn mensen die het moeten gebruiken uitgeput of overweldigd? Dan worden er vaak dingen aan toegevoegd, waardoor het contraproductief genoeg nog ingewikkelder en uitputtender wordt.

Om de werkcultuur te verbeteren overweegt een manager nieuwe trainingsmodules, incentives of extra overlegmeetings. Een prangend maatschappelijk probleem? Politici komen met nieuwe wetgeving of regelingen, wat zich vertaalt in extra vakjes op de belastingbrief. Additieve ideeën komen nu eenmaal gemakkelijker in ons op dan vereenvoudigingen.

Kan dat anders? Zeker. De loopfiets van mijn zoontje heeft geen remmen, pedalen of zijwieltjes. Resultaat? Hij zal sneller leren fietsen, met dank aan zijn ‘simpele’ fiets.

Ook een handleiding van een IKEA-meubel bevat precies genoeg informatie, en de set heeft niet één schroefje te veel. In de technologiewereld bracht Apple-oprichter Steve Jobs een revolutie teweeg door het fysieke toetsenbord van de iPhone te verwijderen. Ook voor Tesla-rijders is het aanvankelijk wennen dat de meeste knoppen zijn weggelaten. Maar het werkt wonderwel.

Robots hadden vroeger vaak tweevingerige grijpers. Maar omdat onze menselijke handen veel complexere objecten kunnen manipuleren, worden vaak complexe antropomorfe robothanden gebouwd. Een knap staaltje engineering, maar ook fragiel en duur. Terwijl een simpele ‘universele robotgrijper’, gemaakt door een ballon te vullen met gemalen koffie, gemakkelijk om een object heen kan worden geduwd en vacuüm worden getrokken.

Professor Heike Vallery ontwikkelt aan de Universiteit van Aken roboticatoepassingen die mensen helpen te revalideren, analyseert hoe ze bestaande systemen tot de essentiële functionaliteiten kan herleiden. Het resultaat: minder complexiteit, vlotter gebruiksonderzoek en lagere kosten over de hele ontwikkelingsketen. Soms eindig je voor een revalidatiehulp niet bij een peperdure robot, maar bij een relatief eenvoudig balletje met sensoren.

Verplichte nummertjes

Toch blijkt het niet zo eenvoudig versimpelingen te verdedigen. Zaken die zijn bijgevoegd, worden heel zichtbaar. Vereenvoudigingen zijn dat veel minder. Hoe gooien we het roer om? Hoe geven we de succesvolle wissers een podium? Of hoe kan je anderen inspireren wat te wissen?

Maak ‘wissen’ expliciet in je organisatie en kwantificeer de geboekte winst. Zorg voor een efficiënte vergadercultuur en wis meetings die je door een e-mail kan vervangen. Probeer verplichte nummertjes uit het takenpakket te schrappen. Vaak leiden ze niet tot de grootste impact, wel tot frustratie en tijdverlies. Durf te kiezen voor prioriteiten.

Zet succesvolle wissers in de spotlights met een jaarlijkse prijs. Wees kritisch bij de zoveelste toevoeging aan een app, concept of stuk wetgeving. Denk na of je 57 slides nodig hebt om je boodschap over te brengen. En maak in plaats van een to-dolijstje een not-to-dolijst: slechte gewoontes, verantwoordelijkheden voor anderen of dingen die je afleiden van wat echt belangrijk is.