'Mensen kwamen niet meer aan werken toe'

Bij Studiebureau Jonckheere in Brugge klinkt alleen het gedempte geluid van voetstappen op het vasttapijt en het gepruttel van het koffieapparaat. Het is iets over acht. De eerste twee uur van de dag wordt hier in stilte gewerkt. Geen anekdotes over het weekend, geen WhatsAppjes, geen muziek. ‘We maken hier lange berekeningen. Om een beetje degelijk te kunnen werken heb je concentratie nodig’, zegt zaakvoerder Koen Jonckheere. ‘Het is niet verboden met elkaar te praten. We willen wel dat mensen zich eerst afvragen of hun tussenkomst stoort.’

In het vergaderzaaltje staat een foto van zijn onlangs overleden vader Amand. Die richtte in 1958 dit studiebureau op. Sindsdien is het uitgegroeid tot een kantoor met 32 medewerkers en een omzet van zo’n 2,5 miljoen euro. Hier werken ingenieurs, landmeters, technisch tekenaars, geografen en toegepaste architecten, die rekenen en plannen tekenen voor grote infrastructuurwerken. Klanten zijn Club Brugge, de haven van Zeebrugge, maar ook projectontwikkelaars en natuurdomeinbeheerders.

Het bibliotheekuur voerde Jonckheere ruim twee jaar geleden in. Hij zocht vooral een manier om zijn leidinggevenden minder te belasten. ‘Die mensen werden constant bevraagd en kwamen bijna niet meer aan werken toe. Ik wilde gewoon een rustige werkomgeving.’ Pas later raakte hij geïntrigeerd door wat hij de ‘neveneffecten’ noemt: hogere productiviteit, minder stress.

Snippers info

Wie Jonckheere een e-mail stuurt, krijgt meestal niet meteen een antwoord. Hij leest zijn mails, zoals iedereen op dit kantoor, twee keer per dag, om 10 uur en om 14.30 uur. ‘Als het dringend is, bestaat nog altijd de telefoon.’ Hij investeerde in een softwaresysteem dat mails automatisch toewijst aan een dossier. Wie zich met dat dossier bezighoudt, krijgt die berichten twee keer per dag.

‘Sommige medewerkers lezen alle mails in een dossier alleen voor ze naar de wekelijkse werkvergadering gaan die aan dat dossier gekoppeld is. Dat is efficiënter dan elke keer een snipper info te verwerken.’ Mails zijn dan niet langer verstrooiers maar pure informatiedragers. ‘Ik zou graag nog verder weg evolueren van de traditionele mail.’

→ Van vermoeid naar opgebrand: de weg naar een burn-out

Wie overbodige berichten stuurt, wordt terechtgewezen. ‘Als een van mijn medewerkers terugkeert van een werfvergadering en een aannemer stuurt diezelfde dag nog vier mails met vragen, dan worden die niet doorgestuurd. Dan antwoord ik die aannemer dat hij zijn werk beter moet voorbereiden, en zijn vragen moet stellen tijdens de meeting. Dan moet hij maar een week wachten. Ze zijn dan even boos, maar het gebeurt meestal maar één keer.’

Het bedrijf meldt duidelijk in zijn e-mailhandtekening hoe zijn mailbeleid werkt en waar het vandaan komt. ‘Als mensen de uitleg krijgen, snappen ze het meestal meteen. Het gebeurt nog één keer per maand dat ik nog eens een repliek moet sturen. In de sector weet iedereen intussen hoe we werken.’ Hij haalt zijn schouders op. ‘Sommige mensen vinden ons weinig flexibel, anderen geven ons voor honderd procent gelijk.’

Alle mails komen centraal aan. Wie een privébericht krijgt, weet dat Jonckheere dat kan lezen. Dat zet de werkorganisatie op scherp. Er wordt gewerkt tot 16.30 uur. Stipt. Gsm-nummers van werknemers worden niet doorgegeven, dringende zaken lost Jonckheere zelf op. Maar: ‘Als je je werk niet hoeft mee te nemen naar huis, hoeft je huis ook niet mee naar het werk te komen. Ik kan niet verdragen dat mensen werken met hun gsm op hun bureau. Het is niet verboden, maar ze weten dat ik er niet tegen kan. Ik doe er alles voor om prikkels weg te nemen, dan moet je niet op Facebook gaan zitten.’

→ Hoe vaak gaat u in het rood? Doe de test

Tot op het toilet wordt die lijn doorgetrokken: er hangt een pictogram dat aangeeft dat een gemiddeld toiletbezoek maar vijf minuten in beslag neemt. Met een gsm wordt dat al snel een kwartier. Je kan hem ouderwets noemen, deze nuchtere West-Vlaming. ‘Ik noem het een kwestie van respect.’

Studiebureau Jonckheere heeft nog nooit een medewerker zien uitvallen door stress. ‘Het kan ons morgen overkomen, daar ben ik mij van bewust. Het is in deze regio extreem moeilijk geworden aan personeel te geraken. Ik ken zelfstandigen die klanten weigeren, omdat ze de mensen niet vinden. Ik neem die maatregelen om mijn mensen het werk aangenamer te maken.’

Het is tien uur geworden. Op de tweede verdieping overleggen twee collega’s met gedempte stem aan een computerscherm, er wordt een vergadering belegd in een zaaltje apart. Gepauzeerd wordt er niet, alleen tijdens de middag ligt het werk een halfuur stil. ‘Ik zou liever hebben dat ze een uur pauzeren. Maar ze verkiezen vroeger te kunnen stoppen met werken.’

Tot zijn verrassing is Jonckheere een veelgevraagd spreker sinds hij van het sociaal secretariaat Liantis een welzijnsprijs kreeg voor zijn beleid. Hij kreeg een uitnodiging van de NMBS om de maatregelen toe te lichten. Hij denkt dat elk bedrijf met zijn ideeën aan de slag kan, ook met weinig budget. ‘Het softwareprogramma heeft veel gekost, maar dat was in de eerste plaats gericht op het digitaal klasseren van de dossiers. Een bibliotheekuur invoeren, afspraken maken om elkaar minder te storen: dat kost een beetje tijd maar geen geld.’

→ Lees ook: Dokter, zit er burn-out in mijn bloed?

Doodle-druk

In zijn sector, die van infrastructuurwerken, is interesse om samen na te denken over werken met minder stress. Hij broedt al op een volgend ideetje: het aanpakken van de Doodle-druk. ‘Die werkt gigantisch op mijn zenuwen. We verliezen enorm veel tijd met het proberen te beleggen van belangrijke vergaderingen. Als iedereen eindelijk dat ding heeft ingevuld, is er altijd eentje die een week op voorhand afzegt.’

Jonckheere wil het invullen van zo’n Doodle nog maximaal twee dagen laten duren. ‘Als je niet invult, betekent het dat je komt. En wie afzegt, moet zelf een nieuwe vergadering beleggen. Of wij doen het, maar dan rekenen we wel kosten aan.’ Het is, zo zegt hij nog eens, ‘een kwestie van respect’.