In de strijd tegen terrorisme en witwassen verplicht Europa bedrijven, verenigingen en stichtingen in een register aan te geven wie de touwtjes in handen heeft. In België ligt de deadline voor registratie in het zogenaamde UBO-register (Ultimate Beneficial Owners) op 30 september. Maar die deadline halen wordt geen sinecure voor de naar schatting 675.000 registratieplichtigen.
Als belangrijkste reden voor de vertraging wijzen boekhoudkantoren op de administratie bij een registratie. ‘Veel ondernemingen onthalen de invoering van het UBO-register met een zucht. Het verzwaart nog maar eens de administratieve rompslomp’, zegt Julie De Roy van de consultant Moore Stephens. Ook het feit dat de verplichting nog niet bij iedereen bekend is, speelt een belangrijke rol. De belangrijkste contouren van het register op een rij.
Wie moet opgenomen worden in het register?
Alle in België opgerichte vennootschappen, stichtingen, vzw’s, trusts en juridische entiteiten moeten in het UBO-register opgenomen worden. Ook maatschappen worden geviseerd. Beursgenoteerde bedrijven ontkomen aan de registratieplicht.
Wie moet zich registreren?
Van de informatieplichtigen moeten de uiteindelijke begunstigden (‘Ultimate Beneficial Owners’) geregistreerd worden. De registratie van het bedrijf en zijn UBO’s moet gebeuren door de wettelijke vertegenwoordiger. Het gaat dan om de bestuurders of de zaakvoerders van vennootschappen of de beheerders van vzw’s en stichtingen. Die wettelijke vertegenwoordiger kan de opdracht wel in mandaat uitbesteden aan een boekhoud- of advocatenbureau.
Wie zijn de begunstigden?
In het geval van de vennootschappen zijn de UBO’s de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 25 procent van de stemrechten of van het eigendomsbelang aanhouden. Is er geen enkele aandeelhouder met een belang van meer dan 25 procent, dan moeten de personen of vennootschappen worden vermeld die bijvoorbeeld via een aandeelhoudersovereenkomst een belang van meer dan 25 procent controleren. Als het aandeelhouderschap echt te versnipperd is, moeten de bestuurders als uiteindelijke begunstigde in het register worden opgenomen.
Bij een vzw of stichting gelden andere regels om te bepalen wie de UBO’s zijn. Het gaat dan om de leden van de raad van bestuur, de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen, de personen die belast zijn met het dagelijks bestuur, de stichters (alleen bij de stichting) of elke andere natuurlijke persoon die zeggenschap heeft.
Omdat het om een cumulatieve verplichting gaat, kan het aantal begunstigden bij vzw’s oplopen tot enkele tientallen.
Welke gegevens moeten ingevoerd worden?
De gegevens die in het register moeten komen, verschillen naargelang het type entiteit. Het moet in elk geval minimaal om de naam, de geboortedatum, de nationaliteit en het adres van de begunstigde gaan.
Wie krijgt inzage in het register?
Het register is in eerste instantie toegankelijk voor de antiwitwasautoriteiten. Daarnaast krijgen notarissen, advocaten, vastgoedmakelaars of accountants toegang omdat ze moeten kunnen nagaan of transacties die via hen passeren niet aan misdaad gerelateerd zijn. Ook de fiscus heeft toegang. Tot slot kunnen particulieren het UBO-register raadplegen. Ze moeten daarvoor wel een vergoeding betalen. Hoeveel die bedraagt, is nog niet bekend.
Voor vzw’s en stichtingen moet de burger eerst een legitiem belang aantonen om het register te consulteren. De Administratie van de Thesaurie, een onderdeel van de FOD Financiën, moet daarover oordelen.
Ook particulieren kunnen het UBO-register raadplegen. Ze moeten daarvoor wel een vergoeding betalen.
Kan de informatie afgeschermd worden?
In sommige gevallen kan gevraagd worden de toegang tot de informatie in het UBO-register volledig of gedeeltelijk onzichtbaar te maken. Dat is geen vrijstelling van de verplichting de informatie te verstrekken. De begunstigde moet aantonen dat de toegang een blootstelling aan een onevenredig risico, zoals een risico op ontvoering of chantage, inhoudt. Als de uiteindelijke begunstigde minderjarig of handelingsonbekwaam is, volstaat een eenvoudig verzoek bij de registratie.
Hoe gebeurt de registratie in de praktijk?
De registratie gebeurt online via het MyMinfin-portaal, dat u terugvindt op de website van de FOD Financiën. Interne mandatarissen, mensen die met de juridische entiteit verbonden zijn, kunnen de registratie al sinds oktober 2018 voltooien.
