Het UBO-register werd vorig jaar in oktober in het leven geroepen en moet de mogelijkheid bieden te achterhalen wie de touwtjes in handen heeft bij vennootschappen, verenigingen en stichtingen. UBO staat voor de uiteindelijk begunstigden (Ultimate Beneficial Owners). Europa verplicht elke lidstaat zo’n databank op te richten om terroristen sneller op te sporen en witwassen te bestrijden.
Hoewel de deadline al werd verschoven van eind maart naar eind september, komt er geen stroomversnelling in het aantal geregistreerden. Van de naar schatting 675.000 bedrijven waren er midden juli slechts 83.000, of 12 procent, geregistreerd, leert navraag bij de federale overheidsdienst Financiën. Verschillende factoren spelen een rol.
Technische problemen
Zo waren er de voorbije maanden nog technische problemen met de registratietool. Rechtspersonen die als tussenentiteit fungeren, kunnen bijvoorbeeld maar sinds kort opgenomen worden. Voorts bleven nog inhoudelijke vragen over de toepassing van de UBO-wetgeving onbeantwoord. Gisteren publiceerde de FOD Financiën daarom een derde update van de vragenlijst waarin een antwoord op openstaande vragen werd geformuleerd.
Zodra de zomer voorbij is, verwachten we nog veel last minute aanvragen om de aangifte in orde te brengen.
Een laatste belangrijke reden voor de vertraging is volgens boekhoudkantoren het uitstelgedrag van ondernemingen. ‘De invoering van het UBO-register wordt door veel ondernemingen op gezucht onthaald. Het verzwaart nog maar eens de administratieve rompslomp. Om die reden staat het UBO-register bij hen nog niet hoog op de prioriteitenlijst’, zegt Julie De Roy van de consultant Moore Stephens.
Stormloop
De boekhoudkantoren verwachten in september dan ook een stormloop. ‘Zodra de zomer voorbij is, verwachten we nog veel lastminuteaanvragen om als mandataris op te treden’, zegt De Roy.
Wie zich heeft ingeschreven in het register is nog niet van alle werk verlost. Eenmaal geregistreerd, moet elke wijziging binnen de maand doorgespeeld worden, en jaarlijks wordt een validatie gevraagd van de gegevens in het register.
Al biedt een nieuwe tool waaraan notarissen, accountants en belastingconsulenten werken mogelijk wel soelaas voor vennootschappen. In het elektronisch aandelenregister, dat eind augustus online gaat, kunnen ondernemingen hun aandeelhouders opslaan, en die informatie zou automatisch kunnen doorgegeven worden aan het UBO-register. Een jaarlijkse validatie zou dan niet nodig zijn.
Voor wie echter niet wil wachten en het heft in handen wil nemen, zetten we drie belangrijke stappen op een rij die moeten gebeuren bij een registratie.
Moet ik registreren?
Het UBO-register moet alle in België opgerichte vennootschappen, stichtingen, vzw’s, trusts en juridische entiteiten bevatten. Ook maatschappen worden geviseerd. Van die informatieplichtigen moeten de uiteindelijk begunstigden (‘Ultimate Beneficial Owners’) geregistreerd worden.
De registratie van het bedrijf en zijn UBO’s moet gebeuren door de wettelijke vertegenwoordiger. Het gaat dan om de bestuurders of zaakvoerders van vennootschappen of de beheerders van vzw’s en stichtingen. Die wettelijke vertegenwoordiger kan de opdracht voor registratie wel in mandaat uitbesteden. Dat kan intern door de opdracht toe te wijzen aan een van de leden van de juridische entiteit. Maar het kan ook extern, door de opdracht uit te besteden aan bijvoorbeeld een boekhoud- of advocatenbureau.
‘De registratietool is niet altijd eenvoudig in gebruik, daarom kunnen we de registratie doen voor cliënten die erom vragen’, zegt Gerd D. Goyvaerts van het advocatenbureau Tiberghien. Bij Moore Stephens heeft ongeveer een derde van de klanten een mandaat verleend. ‘We krijgen geregeld vragen van klanten die problemen ondervinden wanneer ze zelf de registratie in orde brengen. Sommigen hebben moeilijkheden bij het inloggen op de applicatie, bijvoorbeeld omdat de gegevens van hun onderneming in de Kruispuntbank van Ondernemingen onvolledig zijn. Anderen hebben praktische vragen’, zegt De Roy. Ook het accountant- en auditbureau Vandelanotte krijgt veel vragen over het UBO-register. ‘Onze inschatting is dat we tegen de deadline van 30 september van zo’n 75 procent van onze klanten de vraag zullen hebben gekregen om het nodige te doen’, zegt Mathieu Roelens van Vandelanotte.
De registratie moet gebeuren via het online portaal MyMinFin. Net zoals bij Tax-on-Web moet worden ingelogd met een beveiligde authenticatiemethode. De website bevat ook een vragenlijst die mensen begeleidt om de registratie te doen en een stappenplan dat geschreven is samen met de werkgeversorganisatie VBO.
Wie zijn de UBO’s?
Zodra vastligt wie de gegevens zal registreren, volgt de bepaling van de UBO’s. Wie precies moet worden opgenomen als UBO hangt af van het type vennootschap of vereniging.
In het geval van de vennootschappen zijn de UBO’s de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 25 procent van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap aanhouden. Of de personen die een belang hebben van meer dan 50 procent in een vennootschap die op haar beurt meer dan 25 procent van de aandelen of stemrechten heeft van de informatieplichtige. We spreken dan van een onrechtstreekse UBO, omdat de persoon via een of meerdere juridische entiteiten eigenaar is van of zeggenschap heeft over de informatieplichtige.
Er zijn twee manieren om te bepalen wie de UBO’s zijn bij zo’n ‘gelaagd’ aandeelhouderschap. Enerzijds via een gewogen waarde van de participatie in de onderneming. Stel dat Bert 80 procent bezit van de aandelen van onderneming A, die op haar beurt 40 procent van de aandelen in onderneming B bezit, dan heeft Bert een belang van 32 procent (80 procent x 40 procent) in onderneming B. Vermits dat belang groter is dan 25 procent, moet Bert geregistreerd worden als UBO van B. Een andere manier is te kijken naar meerderheidsbelangen. Als Bert een belang heeft van meer dan 50 procent in onderneming A, die op haar beurt meer dan 25 procent heeft van onderneming B, dan zal Bert ook als UBO van onderneming B beschouwd worden.
Let op, een UBO kan afzonderlijk geregistreerd worden of gegroepeerd. Een UBO is afzonderlijk als die op autonome wijze aan de voorwaarden van de definitie voldoet. Bijvoorbeeld: als de persoon zelf over meer dan 25 procent van de aandelen, het kapitaal of de stemrechten beschikt. Een UBO kan ook gegroepeerd zijn. Dat is het geval als afspraken gemaakt zijn met meerdere personen over het zeggenschap van de onderneming. Dat kan gebeuren bij een aandeelhoudersovereenkomst, waarbij de natuurlijke personen een akkoord hebben gesloten over de uitoefening van de stemrechten zodat geen beleidsbeslissingen genomen kunnen worden zonder hun gemeenschappelijke instemming.
Het voorgaande kan van toepassing zijn op een koppel dat samen de touwtjes in handen heeft van een onderneming. In de update van de vragenlijst die de FOD Financiën gisteren online zette, staat het voorbeeld van een koppel dat gehuwd is onder het stelsel van scheiding van goederen. Ze bezitten elk 20 procent van de aandelen, terwijl de minderjarige zoon de resterende 60 procent heeft. Via een aandeelhoudersovereenkomst oefent het koppel controle uit over de vennootschap. In dat geval moeten de twee echtgenoten als gegroepeerde UBO geregistreerd worden (samen 40 procent). Ook het kind moet apart als UBO geregistreerd worden.
Als er op basis van bovenstaande regels geen UBO van de vennootschap kan worden vastgesteld, dan zijn de uiteindelijk begunstigden de personen die behoren tot het leidinggevend personeel.
Bij een vzw of stichting gelden andere regels om te bepalen wie de UBO is. Het gaat dan over de mensen die lid zijn van de raad van bestuur, de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen, de personen die belast zijn met het dagelijks bestuur, de stichters of elke andere natuurlijke persoon die zeggenschap heeft. ‘Het gaat om een cumulatieve verplichting, wat maakt dat er een hele lijst van UBO’s kan zijn. Terwijl het aantal UBO’s bij vennootschappen eerder beperkt is, kan dat bij vzw’s in sommige gevallen oplopen tot meer dan 20’, zegt Roelens.
Het aantal UBO’s bij een vennootschap is in principe beperkt, maar bij vzw’s kan dat aantal oplopen tot meer dan 20.
Voor de werkgeversorganisatie VBO is de verplichte registratie voor vzw’s een van de kafkaiaanse kantjes aan het UBO-register. ‘Dat een UBO steeds een natuurlijke persoon moet zijn, betekent een administratieve beslommering van jewelste. Denk maar aan een vzw waarvan de raad van bestuur bestaat uit vennootschappen’, zegt VBO-secretaris-generaal Philippe Lambrecht. Navraag bij de FOD Financiën leert dat het gemiddelde aantal UBO’s van de 83.000 tot nu toe geregistreerde vennootschappen op 3,5 uitkomt, wat er mogelijk op wijst dat vooral vennootschappen zich al geregistreerd hebben.
Welke gegevens moet u invoeren?
Dat verschilt naargelang het type entiteit, maar de volgende gegevens van de UBO moeten altijd opgeslagen worden: naam, geboortedatum, nationaliteit en adres.
Verschillende instanties hebben toegang tot het register. Naast de antiwitwascel zijn dat de fiscus, notarissen, advocaten en accountants. Ook particulieren hebben tegen betaling toegang tot beperkte informatie. ‘Het precieze bedrag moet worden berekend’, luidt het bij de FOD Financiën.
