Toekomst hybride kantoor is niet digitaal maar virtueel

We mogen vanaf 9 juni weer, zij het beperkt, naar kantoor. Dat betekent niet dat de afstand tussen werknemers in de wereld na Covid helemaal zal verdwijnen. Alle recente bevragingen (zoals die van Liantis en iVox, LAMMP,  Deloitte en Microsoft) wijzen erop dat er verschillende kampen ontstaan: de werknemers die elke dag weer naar kantoor willen (gemiddeld 20%), de werknemers die elke dag van thuis uit willen blijven werken (ook gemiddeld 20%), en iedereen daar tussenin.

Zoom en gelijkaardige digitale technologieën bieden oplossingen om mensen op afstand samen te brengen. Intussen wordt die technologie niet enkel gebruikt om te vergaderen, maar hosten werkgevers ook digitale teambuildingactiviteiten zoals quizzen en wijnproeverijen. Toch lijkt het erop dat dit de fysieke bijeenkomsten niet kan vervangen. Om een ander recent opiniestuk te citeren: ‘vooral het gebrek aan menselijke warmte en groepscreativiteit knaagt’.

Wellicht kunnen vergaderingen en geplande interacties wel enigszins worden verplaatst naar een digitale omgeving. Het lezen van non-verbale signalen tijdens online meetings is wat uitdagender, maar we kunnen schermen delen, elkaar zien en interageren. Wat vooral ontbreekt is de spontaniteit. De crisis van de verbondenheid die we meemaken hangt vooral samen met het wegvallen van het informele circuit. Die gesprekken aan het koffieapparaat vijf minuten voor de vergadering, het even binnenspringen in plaats van e-mailen, of de onderonsjes tijdens de teambuildingactiviteiten. Onderzoek wijst uit dat net deze ongeplande communicatie de sleutel is tot het verbondenheidsgevoel waar we zo naar snakken. Bovendien kan het ook leiden tot hogere productiviteit en innovatie.

Bedrijven merken dit intussen ook, en komen steeds vaker met creatieve oplossingen. Zo is er het verhaal van een teamlid dat een Google Meet heel de dag had openstaan, zodat iedereen net als in een gewone kantoorsituatie zou kunnen ‘binnenspringen’. Dit idee ligt aan de basis van de veelheid aan virtuele platforms die we zien ontstaan. Geïnspireerd door de gaming-industrie winnen virtuele platforms als Gather.town, Wonder.me, Sococo, WorkFrom en consoorten stilaan aan populariteit in werkomgevingen.

Avatars

Voor wie het nog niet kent: de rode draad in deze platforms is dat je als avatar of afbeelding doorheen een zelfontworpen ruimte kan bewegen. Die ruimte kan gemodelleerd zijn naar het fysieke kantoor, met dezelfde bureau-eilanden, vergaderruimtes, cafetaria’s en zelfs het koffieapparaat waar iedereen kan bijkletsen. In deze omgevingen kan je met je avatar weer gewoon binnenspringen in het bureau van een collega, even bijpraten en zelfs samen het glas heffen op een vrijdagnamiddag. Het staat bedrijven ook vrij om creatiever te zijn en het kantoor om te vormen naar een kasteel of bos.

Maar waarom zou de schermmoeheid zich niet voordoen in Gather.town? Dat heeft te maken met het verschil tussen digitaal en virtueel. Simpel gezegd betekent digitaal enkel dat analoge signalen worden omgezet naar een digitale omgeving. In een Zoom-meeting wordt beeld en geluid digitaal weergegeven. Virtuele omgevingen gaan een stap verder. Ze zijn echte omgevingen, fantasiewerelden waar we in ondergedompeld worden. In een virtuele wereld kijken we niet meer vanuit onze woonkamer of bureau naar mensen op een scherm, maar zitten we weer samen in één ruimte. Dat gevoel noemen gedragswetenschappers ‘presence’ (aanwezigheid).

Heel veel weten we niet over presence, en zeker in een virtuele werkcontext moet deze gemoedstoestand nog verder onderzocht worden. Presence wordt door Elizabeth Behm-Morawitz gedefinieerd als het gevoel dat het virtuele reëel is, en niet langer gemedieerd. Dit wordt beïnvloed door de mate waarin een individu zich psychologisch en zintuiglijk kan onderdompelen in een virtuele omgeving, en door de technologische kenmerken van die virtuele omgevingen. Omgevingen kunnen dus zo ontworpen worden dat ze ons een hoger gevoel van presence geven, maar er blijft ook een individuele component aan vast hangen.

Platformwildgroei

 Het lijkt erop dat technologie een belangrijke rol zal spelen in de werkomgevingen van de toekomst, waar we noodgedwongen op zoek moeten naar verbinding tussen verschillende groepen werknemers die zich in meerdere of mindere mate thuis en op kantoor bevinden. Virtuele platforms bieden hier een belangrijk potentieel, waar ze meer spontane en informele communicatie kunnen bewerkstellingen en een dieper gevoel van samenhorigheid kunnen creëren. Echter, door de wildgroei aan digitale en virtuele apps is het moeilijk om door de bomen het bos te zien.

Er werpen zich ook vragen op rond de inclusiviteit van deze platforms en virtuele gedragsnormen. Nu we evolueren naar het ‘nieuwe normaal’ van hybride werkomgevingen, moeten we werk maken van het inventariseren en optimaliseren van deze platformen. Eenmaal de nieuwigheid eraf, is de speeltijd ook voorbij en moeten bedrijven nadenken over wanneer en hoe ze een virtuele wereld kunnen inzetten om de diverse groep werknemers van de toekomst te accommoderen in hun individuele noden, zonder het verbondenheidsgevoel kwijt te spelen.

Shirley Kempeneer

Houder LAMMP-leerstoel Gedragsinzichten in Vastgoed aan Antwerp Management School en assistant professor Tilburg University

Sarah Desmet

Onderzoeker Real Estate en Next Generation Work aan Antwerp Management School