Hoe hybride werken we morgen?

In een nieuwe cao legde Telenet onlangs vast dat telewerk tot 60 procent van de tijd mogelijk blijft. Die beslissing heeft gevolgen voor de kantoorruimte: de telecomoperator sluit de kantoren in Mechelen-Zuid. In december maakte Proximus al bekend meer dan de helft van de huidige kantoorruimte in Brussel-Noord te schrappen. Het bedrijf merkt op dat kantoornoden veranderen, mee door corona.

Proximus wil de werkplek heruitvinden. Het wordt een ontmoetingsplaats, eerder dan een dagelijkse werkplek. Ook bij Unilever klinkt dat signaal: medewerkers zullen nooit terugkeren naar een vijfdaagse werkweek op kantoor. Veel bedrijven maken die oefening. Wat met ons kantoor? En wat met thuiswerk? Hoeveel dagen per week komen we nog op kantoor? Hoe kunnen we de sociale cohesie herstellen na een jaar van grotendeels thuiswerken?

Uit een recente bevraging van Liantis en iVox bij meer dan 3.000 Belgische ondernemers blijkt dat maar een op de acht overweegt kantoren te verkopen of op een andere manier te gebruiken. Een op de drie zegt kantoren sowieso te willen houden zoals ze zijn. Meer dan de helft heeft nog geen idee. Toch blijft ook thuiswerk op de radar van die ondernemers staan. Maar als we allemaal naar kantoor kunnen terugkeren, hoe ziet dat hybride werken er dan uit?

Sfeer en concentratie

Het lijkt een belangrijke keuze te worden: welke taken doe ik het best vanuit mijn thuiswerkplek en waarvoor heb ik het kantoor nodig? Het kantoor wordt in de eerste plaats een boeiende plek voor innovatie en cocreatie dankzij toevallige en informele interacties die je moeilijk digitaal kan construeren. Met andere woorden: de sfeer maken we op kantoor en taken waarvoor concentratie nodig is, voeren we thuis uit.

De consultant Deloitte lijkt die strategie uit te dragen: zijn nieuwe kantoor in Oostkamp is ‘built for the future’ en fungeert als ontmoetingsplaats eerder dan als een permanente werkplek. Telenet verwoordt het als volgt: ‘Het koffiemoment draagt op lange termijn bij tot effectief en efficiënt samenwerken.’

Maar is het wel zo dat mensen geconcentreerder en efficiënter werken van thuis uit? Een bevraging van LAMMP tussen april en mei 2020 bij een kleine 400 werknemers in Vlaanderen toont aan dat slechts een op de vijf het gevoel heeft efficiënter te werken zonder de leidinggevende of collega’s in de buurt. Een op de drie geeft aan gedisciplineerder te werken. Aan de andere kant is een betere samenwerking met collega’s voor bijna de helft van de respondenten de grootste motivatie om naar kantoor terug te keren. 15 procent geeft aan op die manier een betere werk-privébalans te kunnen afbakenen en 11 procent wil meer betrokken zijn bij het bedrijf. Toch zegt ook 10 procent niet terug te willen naar kantoor.

Tijdwinst

Er zijn meerdere redenen om voor een andere kantooromgeving te kiezen: het is een duurzame keuze en/of het bespaart ons kosten, het levert ons betere resultaten op... Maar hoe worden de noden van de gebruikers daarbij meegenomen? Proximus zegt in Brussel een centrale campus te behouden waar ontmoetingen centraal staan. Zijn werknemers inderdaad op zoek naar een ontmoetingsplaats, en hoe moet die er dan uitzien? Of heeft het coronajaar 2020 voor sommigen een afkeer van thuiswerk meegebracht wegens de eenzaamheid en komen ze liefst dagelijks terug naar kantoor? In de bevraging van LAMMP in 2020 benadrukt 76 procent de tijdwinst door het wegvallen van woon-werkverkeer. Betekent dat dat mensen er niet klaar voor zijn weer vijf dagen per week de file te trotseren?

Intuïtief verbinden we het kantoor misschien met sociale activiteiten en innovatie. Vandaar ook de keuze voor het kantoor als ontmoetingsplaats. Maar hoe beslissen we welke activiteiten we op kantoor uitoefenen en wat we van thuis uit kunnen organiseren? Klopt het dat creatieve oplossingen digitaal moeilijk te organiseren zijn, of leiden ze net tot meer efficiëntie?

Het blijkt een persoonlijke afweging van de gebruiker te zijn: in welke omgeving functioneer ik het best voor welk soort werk? Uit onderzoek blijkt dat je best niet langer dan tweeëneenhalve dag per week thuiswerkt, om de negatieve effecten op de sociale cohesie tussen medewerkers te vermijden. De vraag is of dat nog altijd geldt, en we dus inderdaad moeten streven naar ongeveer twee dagen thuiswerk per week. Misschien is één ontmoetingsdag per week voor sommige mensen voldoende om de sociale energiebalk weer op te laden.

Daardoor worden afspraken en ‘gedragsregels’ tussen medewerkers en zeker ook met leidinggevenden nog belangrijker in een hybride situatie.

Sarah Desmet

Onderzoeker Real Estate en Next Generation Work aan Antwerp Management School

Shirley Kempeneer

Houder LAMMP-leerstoel Gedragsinzichten in Vastgoed aan Antwerp Management School en assistant professor Tilburg University