De personeelsdienst wordt een algoritme

Een digitaal cv of een loonbrief die als pdf in uw mailbox belandt. Veel verder is de digitalisering in heel wat hr-departementen nog niet doorgedrongen. Nochtans is het bij uitstek een domein waar met software en automatisering veel efficiëntiewinst te rapen valt.

Duizenden start-ups in binnen- en buitenland sprongen de voorbije jaren al in het gat van hr-technologie. De marktanalist Gartner noemt het een van de snelstgroeiende niches in de 3.700 miljard dollar grote wereldwijde IT-markt.

Die groei heeft veel te maken met het potentieel om te besparen op tijd en papierwerk, maar ook met de krapte op arbeidsmarkt. ‘De consument verwacht vandaag overal snelheid, efficiëntie en transparantie. Hr ontsnapt daar niet aan. Zeker voor bedrijven die millennials in dienst nemen, is het belangrijk dat ze een performante dienstverlening bieden aan hun personeel’, zegt Jochen Bessemans van HR Tech Valley, een vzw die de uitwisseling van kennis en contacten rond het thema bevordert. ‘De meeste oplossingen ontstaan uit frustratie met de manier waarop hr traditioneel werkt.’

Internationaal potentieel

Het moet zijn dat de frustratie diep zit, want de organisatie identificeerde al 139 Belgische start-ups die met een of ander aspect van hr-tech bezig zijn. Er zitten kleine en overlappende initiatieven bij, maar ook al een paar ‘scale-ups’ met potentieel om internationaal door te breken.

Het Belgisch-Nederlandse Talmundo bijvoorbeeld ontwikkelde een ‘onboarding’-oplossing om nieuwe medewerkers in een bedrijf te integreren. De start-up haalde begin dit jaar 1,3 miljoen euro op om ook in het VK en Frankrijk aan de slag te gaan.

Een andere beloftevolle nieuwkomer is het Gentse bedrijf Officient, dat een platform ontwikkelde om de personeelsadministratie van kmo’s te digitaliseren. De oprichters hebben een achtergrond in hr en in zakelijke cloudsoftware. Willem Delbare en Michiel Bearelle werkten eerder bij de Gentse scale-up Teamleader, Michiel Crommelinck komt van de hr-dienstverlener Securex. De vierde oprichter is de softwareontwikkelaar Ilias Ismanalijev.

‘Ik was eerder betrokken bij twee snelgroeiende start-ups en daar leerde ik hoe complex hr-administratie is’, zegt salesmanager Bearelle. ‘Er was gewoon geen klantvriendelijke oplossing om alle versnipperde data - zoals arbeidscontracten, policy’s of looninformatie - te centraliseren.’

Officient begeeft zich op het terrein van de sociaal secretariaten en boekhoudkantoren, maar met een andere focus. ‘Wij staan sterk in software, zij meer in dienstverlening zoals loonadministratie en het toepassen van nieuwe wetgeving. Ze hebben wel enkele softwaretools ontwikkeld, maar wij bieden een bredere waaier oplossingen.’

De sociaal secretariaten ziet Officient niet in de eerste plaats als concurrenten, maar als partners. ‘Dankzij onze software kunnen zij hun dienstverlening verbeteren, en kunnen ze voor ons nieuwe klanten aanbrengen’, klinkt het. Nog geen jaar na de lancering in september 2017 telt Officient al bijna 200 bedrijfsklanten, waaronder Club Brugge, Mobile Vikings en het digitale boekhoudplatform Yuki.

Veel start-ups, zoals Deltaworx, Forganiser en Online Werkrooster, focussen op softwareoplossingen voor werkverdeling en tijdsregistratie, een typische routinetaak die bedrijven graag efficiënter willen aanpakken. Het Antwerpse Beeple, dat een oplossing maakte om het personeel van grote evenementen te beheren, mocht vorig jaar bij de uitzendreus Adecco zelfs 2,5 miljoen euro vers kapitaal tanken.

Volgens de data van onderzoeker Omar Mohout (Sirris) tekende Beeple daarmee voor de grootste Belgische kapitaalronde in hr-tech. Alleen Proxyclick (digitaal gastenboek voor het beheer van bezoekers) deed nog iets beter met 3 miljoen euro, maar je kan discussiëren of dat onder de noemer hr-tech valt. In totaal vloeide een kleine 4 miljoen euro naar hr-techstart-ups.

War for talent

Met de opmars van krachtige en voorspellende data-analysetechnieken dient zich een volgende golf start-ups aan. Volgens het onderzoeksbureau Lighthouse Research ging bijna de helft van de investeringen in hr-tech vorig jaar naar oplossingen waar artificiële intelligentie (AI) bij komt kijken.

‘Momenteel zien we vooral veel aandacht voor oplossingen die bedrijven helpen in de ‘war for talent’’, zegt Bessemans. Start-ups als Actonomy en BeWorkHappy zijn al langer bezig met software die toelaat sneller interessante cv’s te verzamelen en selecteren. Nu krijg je ook software die rekening houdt met subtielere persoonlijkheidskenmerken en ‘soft skills’, en die kan voorspellen welke werknemers geschikt zijn voor een bepaalde job.

Dat er nood is aan zulke tools hoef je Nikolaas Bellens niet te vertellen. ‘Als hoogbegaafde ADHD’er heb ik drie keer meegemaakt dat ik in de verkeerde job terechtkwam’, vertelt hij. De voormalige fondsbeheerder en consultant besloot het probleem aan te pakken met zijn eigen start-up, Kazi. ‘Uit onderzoek door Gallup is gebleken dat liefst de helft van de nieuwe werknemers al na een half jaar op zoek gaat naar een nieuwe job omdat ze niet tevreden zijn. Dat verloop willen we terugdringen.’

De start-up ontwikkelde samen met de hogeschool Thomas More een algoritme dat de dieperliggende jobverwachtingen van werknemers en werkgevers kan vatten in een aantal scores, en zo op zoek gaat naar de ideale match. ‘Het is eigenlijk een taal waarmee we laagdrempelig de verwachtingen beschrijven’, zegt Bellens.

Bedrijven kunnen de tool ook gebruiken om hun bestaande werknemers proactief een geschikte job aan te bieden. Daarnaast werkt Kazi samen met serviceorganisaties zoals het studentenplatform Student.be, de opleidingsorganisatie Syntra, de rekruteringsspecialist First Floor Careers en de bedrijvenkoepel Agoria.

Kazi kwam zijn eerste vier jaar door met zowat 2 miljoen euro aan diverse financiering (kapitaal, subsidies en leningen) en mikt tegen begin volgend jaar op een eerste grote kapitaalronde van wellicht 1,5 miljoen euro. Het bedrijf bereidt een expansie voor in de VS. ‘In ruil voor de hoge collegegelden verwachten studenten daar steeds meer dat hun universiteit hen ook een geschikte job kan aanbieden. Onze software helpt daarbij.’