Als u uw werkelijke beroepskosten wil aantonen, dan zijn de verplaatsingen van en naar het werk en de trajecten tijdens uw werkuren een belangrijke kostenpost. Wat u fiscaal als kosten kan inbrengen, hangt af van het vervoermiddel.
De kosten die u kan inbrengen voor een eigen wagen of een bedrijfswagen verschillen naargelang het gaat om de pendel van en naar uw werk dan wel om professionele verplaatsingen.
- Woon-werkverkeer met een eigen wagen
Gaat u van en naar het werk met de auto? Ook al gaat het om werkelijke beroepskosten, toch moet u voor de dagelijkse pendel een forfait van 15 cent per kilometer gebruiken, zonder enige kilometerbeperking. Dat forfait omvat alle rechtstreekse en onrechtstreekse kosten van uw wagen. Alleen het volledige bedrag aan interesten op een autolening en eventuele mobilofoonkosten (installatie van de carkit) kunnen daar nog bovenop komen. De auto moet in principe uw eigendom zijn, maar de fiscus aanvaardt ook de auto van uw ouders of die van uw partner met wie u getrouwd bent of wettelijk samenwoont.
U hoeft ook niet noodzakelijk de kortste weg naar het werk te nemen. Het moet de ‘normale’ weg zijn, rekening houdend met de afstand, de verkeersdrukte, de aard van de weg en de duur van de verplaatsing. Als u bijvoorbeeld tijdens de middagpauze thuis gaat eten, dan mag u ook dat traject meerekenen. Een omweg om de kinderen naar school te brengen is geen woon-werkverplaatsing, maar een privéverplaatsing.
U berekent uw beroepskosten volgens de formule: 0,15 euro per kilometer x aantal kilometers van een enkel traject (exclusief privéafstanden) x het aantal trajecten per dag x het aantal werkdagen voor dat jaar.
- Woon-werkverkeer met een bedrijfswagen
Ook wie kosteloos een bedrijfswagen van zijn werkgever of vennootschap ter beschikking krijgt, kan 15 cent per kilometer inbrengen voor zijn woon-werkverkeer. Maar er is een plafond: de beroepskosten mogen nooit meer bedragen dan het belastbare voordeel van alle aard (het forfait waarop de belasting voor het privégebruik wordt berekend), verhoogd met een eventuele eigen bijdrage voor het privégebruik.
- Professionele verplaatsingen met een eigen wagen
Rijdt u naar klanten, een vergadering buiten het kantoor of een externe opleiding? Voor de kilometers gereden voor uw beroep mag u de werkelijke kosten inbrengen. Het gaat onder meer over de afschrijving van uw auto (doorgaans op vijf jaar), de verzekeringspremie, de brandstof- en onderhoudskosten, de verkeersbelasting, de parkingkosten, de kosten voor de technische controle, carwash, de huur of afschrijving van een staanplaats/garage, sleepkosten en kosten voor pechverhelping.
De autokosten gemaakt voor effectieve beroepsverplaatsingen zijn aftrekbaar als beroepskosten, maar sommige worden wel beperkt in aftrek. Intresten op een autolening en mobilofoonkosten mag u voor 100 procent inbrengen, brandstofkosten voor slechts 75 procent. Voor alle andere autokosten hangt het aftrekpercentage af van de CO2-uitstoot van uw voertuig. Het schommelt tussen 50 en 120 procent. Voor elektrische wagens (0 gram CO2) bedraagt de aftrek 120 procent. Voor wagens aangekocht vóór 1 januari 2018 is er een minimumaftrek van 75 procent. ‘Aangekocht’ betekent dat er een gedateerde en getekende bestelbon is opgemaakt of dat er een leasingcontract is afgesloten.
U moet steeds een procentuele opsplitsing maken tussen het professioneel en het privégebruik van de wagen.
Opgelet, vanaf het inkomstenjaar 2020 (aanslagjaar 2021) wordt de aftrekbaarheid van brandstofkosten ook door de CO2-uitstoot van uw voertuig bepaald (zie kader).
- Professionele verplaatsingen met een bedrijfswagen
Zit u achter het stuur van een bedrijfswagen die u kosteloos van uw werkgever of vennootschap ter beschikking krijgt, dan mag u geen autokosten voor professionele verplaatsingen inbrengen. Heeft u echter een bedrijfswagen, maar betaalt uw werkgever geen brandstofkosten, dan kunt u die wel in uw aangifte inbrengen ten belope van de professioneel gereden kilometers en dat voor 75 procent.
Voor uw woon-werkverkeer mag u kiezen tussen het all-in kostenforfait van 15 cent per kilometer (geplafonneerd tot 100 kilometer per enkele rit), vermeerderd met de financieringskosten (voor het volledige bedrag) of 100 procent van uw werkelijke kosten. Dat zijn onder andere de brandstofkosten, de verkeersbelasting, de verzekeringskosten, de kosten voor onderhoud en herstelling, specifieke en beschermende motorkleding (helm, pak, laarzen, handschoenen, regenbescherming, thermisch ondergoed), inclusief de bijbehorende onderhoudsproducten, het motorslot en de motorkoffer.
De gebruikelijke afschrijvingstermijn voor een nieuwe motor is vijf jaar (drie jaar voor een tweedehands exemplaar), die voor de uitrusting drie jaar.
Ook voor uw beroepsverplaatsingen mag u de werkelijke kosten voor 100 procent inbrengen. Het is steeds van belang een procentuele opsplitsing te maken tussen het professioneel en het privégebruik van de motor.
Openbaar vervoer
Zowel de prijs van een trein-, tram- of busabonnement voor uw woon-werkverkeer als losse tickets voor professionele verplaatsingen zijn volledig aftrekbaar als beroepskosten. Voor uw woon-werkverkeer kunt u ook kiezen voor het all-in kostenforfait van 15 cent per kilometer, geplafonneerd tot 100 kilometer per enkele rit.
Bedrijfs)fiets
Rijdt u met uw fiets naar het werk? Voor uw woon-werkverkeer hebt u de keuze tussen een kostenforfait van 24 cent per kilometer of de werkelijk gemaakte kosten (gestaafd door bewijsstukken).
Voor professionele verplaatsingen mag u de werkelijke kosten voor 100 procent inbrengen. Dat kan gaan over onderhouds- en herstellingskosten, afschrijvingskosten van de fiets (minstens drie jaar, doorgaans vijf jaar), kosten voor een helm, fietskleding, (hand)schoenen, slot, financieringen, pechverhelping…
Dat geldt ook voor een bedrijfsfiets die door uw werkgever of vennootschap ter beschikking wordt gesteld, op voorwaarde dat het onderhoud niet door de werkgever wordt betaald. Op het privégebruik van een bedrijfsfiets moet u geen sociale bijdragen of belastingen betalen, op voorwaarde dat u de fiets (deels) gebruikt voor woon-werkverkeer. Weet dat een eventuele fietsvergoeding die u krijgt van uw werkgever of vennootschap (tot 24 cent per getrapte kilometer) volledig vrij van sociale en fiscale lasten blijft, ook als u uw werkelijke beroepskosten bewijst.
Te voet
Als u naar het werk wandelt, mag u 15 cent per kilometer inbrengen, eveneens beperkt tot de - theoretische - afstand van 100 kilometer. Eerder ongebruikelijk, maar ook hier kunt u ervoor kiezen uw werkelijke kosten voor 100 procent in te brengen (gestaafd door bewijsstukken), waarbij u dan ook uw professionele kilometers mee kan opnemen. Mogelijke kosten zijn schoenen en een regenjas.
In de belastingaangifte van volgend jaar (met de inkomsten en uitgaven van 2020) zijn er heel wat wijzigingen aan de kostenaftrek voor beroepsverplaatsingen met de auto.
Nieuwe formule
Intresten op een autolening en mobilofoonkosten en financieringskosten blijven voor 100 procent aftrekbaar. Maar het aftrekpercentage voor de ‘andere’ autokosten voor beroepsverplaatsingen (inclusief brandstofkosten) wordt volgens een nieuwe formule berekend: 120% - [0,5% x coëfficiënt x CO2-uitstoot]. De coëfficiënt bedraagt 1 voor (hybride) voertuigen met een dieselmotor, 0,90 voor voertuigen op aardgas met een fiscale pk lager dan 12 en ten slotte 0,95 voor alle andere voertuigen. Het aftrekpercentage mag niet lager zijn dan 50 procent en niet hoger dan 100 procent. Voor voertuigen aangekocht vóór 1 januari 2018 blijft er wel een minimumaftrek van 75 procent. Voor vervuilende wagens met een uitstoot van 200 gr CO2/km of meer wordt de aftrek beperkt tot een uniform percentage van 40 procent.
Elektrische auto’s
Elektrische auto’s worden fiscaal minder interessant. Het aftrekpercentage daalt van 120 naar 100 procent.
‘Nephybrides’
Vanaf 2020 worden de zogenaamde ‘nephybrides’ aangepakt. Dat zijn oplaadbare hybride voertuigen - beter bekend als ‘stekkerhybrides’ of ‘plug-inhybrides’ - waarvan de CO2-uitstoot op papier doorgaans een stuk lager ligt dan de werkelijke uitstoot, omdat de batterij vaak onvoldoende vermogen heeft om veel elektrisch te rijden. Het gaat om oplaadbare hybrides met een batterij die een energiecapaciteit heeft van minder dan 0,5 kWh per 100 kg van het wagengewicht, of een officiële CO2-uitstoot van meer dan 50 gram per kilometer.
Voor die wagens zal vanaf het aanslagjaar 2021 gerekend worden met de CO2-uitstoot van het overeenstemmende niet-hybride model met dezelfde brandstof. Er wordt met andere woorden abstractie gemaakt van de batterij. Bestaat er geen overeenstemmend voertuig met uitsluitend een diesel- of benzinemotor, dan wordt de uitstootwaarde van de plug-inhybridewagen met 2,5 vermenigvuldigd.
De nieuwe regels gelden voor oplaadbare hybridevoertuigen die aangekocht, geleased of gehuurd zijn vanaf 1 januari 2018. De Federale Overheidsdienst Financiën heeft een lijst gepubliceerd met valse hybrides en de CO2-uitstoot van het (eventuele) overeenstemmende voertuig.
