Samen werken aan samenwerken

Kind en Gezin is een organisatie die erg gedecentraliseerd opereert: mensen werken er vanop verschillende locaties in Vlaanderen samen aan opdrachten, doelstellingen en projecten. Overleg tussen de interne medewerkers, maar ook met externe partners, speelt hierin een cruciale rol. Om die dialoog te bevorderen, werd een beroep gedaan op de ‘sociale’ applicaties van Microsoft. Er wordt onder meer gebruik gemaakt van SharePoint: een platform dat de informatie-uitwisseling en de onlinesamenwerking bevordert. Dat gebeurt via teamsites. ‘Intern gebruiken we SharePoint om documenten te delen en ze doorheen een vastgelegde workflow te loodsen’, zegt Leo Van Loo, afdelingshoofd ICT en facility.

‘Daarnaast helpt deze applicatie ons bij het plannen en uitvoeren van teamvergaderingen. En we zien ook mogelijkheden in het gebruik van de ingebouwde My Site-functionaliteit (een centrale locatie waar bedrijfsinformatie bewaard wordt, nvdr).’ Momenteel heeft Kind en Gezin al vijftien teamsites in gebruik.

‘Sinds kort experimenteren we ook met Microsoft Lync (instant-messagingsysteem, nvdr) om vanop diverse locaties virtueel met anderen te communiceren via audio en video. Hiermee kunnen onze medewerkers op een flexibele manier samenwerken aan documenten en presentaties. Ze kunnen zelfs andere toepassingen vanop hun bureaublad delen met elkaar. Lync is dus een goed alternatief voor de fysieke meetings waarvoor mensen zich moeten verplaatsen.

Uiteraard is het niet de bedoeling om nu alle traditionele vergaderingen uit te schakelen. Mensen hebben nu eenmaal ook de behoefte om voor specifieke zaken daadwerkelijk samen te zitten voor overleg.’

Hybride model

Samenwerking en kennisdeling spelen een cruciale rol bij Kind en Gezin. ‘Op die manier willen we een snelle informatie- en kennisoverdracht bevorderen’, zegt Van Loo. ‘Dankzij de teamsites in SharePoint kunnen documenten snel gedeeld worden tussen alle betrokkenen én met alle Kind en Gezinmedewerkers. Via een zoekfunctie over de bestaande teamsites heen kan iedereen gemakkelijk en onmiddellijk allerlei bestanden, zoals presentaties en documentatiemateriaal terugvinden.’ Cloudoplossingen als SharePoint en Lync maken documentatie en vergaderinhoud beschikbaar voor mobiele toestellen zoals smartphones en tablets.

‘Bovendien maken ze deze informatie toegankelijk voor externen, zonder dat we hen per definitie binnen ons domein moeten toelaten’, zegt Van Loo. ‘Als beheerder kun je hen overigens gemakkelijk toegang verlenen zonder dat je een ICT-medewerker moet inschakelen. Dat komt de flexibiliteit op het vlak van kennisdeling ontegensprekelijk ten goede. Maar ondanks alles blijven we vasthouden aan het hybride model: vertrouwelijke en privacygevoelige informatie wordt intern gehouden.’

Many to many

Wie een sociale applicatie als SharePoint implementeert op de werkvloer, moet uiteraard rekening houden met een leercurve. ‘Er zijn toch wel wat conventies waaraan je je als gebruiker moet houden’, zegt Van Loo. ‘Dat komt onder andere door de ‘many to many’- aanpak van zulke oplossingen: een groot aantal gebruikers kan via teamsites documenten publiceren die onmiddellijk door een groot aantal andere gebruikers geraadpleegd kunnen worden.

Medewerkers dienen dan ook een goed inzicht te verkrijgen in hoe ze hiermee moeten omgaan - zowel inhoudelijk als technisch. Daardoor zullen ze mogelijk wat moeten inboeten op het vlak van ‘intuïtiviteit’ en is gebruikersondersteuning sowieso noodzakelijk. Maar wij waren hoe dan ook bereid om deze prijs te betalen, omdat het open delen van informatie nu eenmaal essentieel is in de werking van Kind en Gezin.’

‘Ook de ontwikkeling van een generiek Kind en Gezin-sjabloon voor onze teamsites vormde initieel een uitdaging. Enerzijds omdat SharePoint in een hybride omgeving gebruikt wordt, en anderzijds omdat onze medewerkers erg betrokken zijn bij de ontwikkeling. Er was dus heel wat overleg nodig om een goed systeem uit te bouwen vanuit gebruikersoogpunt.’