Bedrijven die werknemers in het buitenland tewerkstellen, onderschatten vaak de complexiteit van de payroll. De wetgeving in zo’n land is een belangrijke component, maar ook welke tools werkgevers gebruiken. Hoeveel kennis en expertise hebben ze zelf in huis en wat besteden zij uit? En hoe zit het verloningsbeleid in zo’n bedrijf in elkaar? Allemaal factoren die mee bepalen hoe efficiënt payroll verloopt.
SD Worx onderzocht de voorbije maanden in een aantal Europese landen sleutelindicatoren die een grote impact hebben op de efficiëntie en de effectiviteit van de payroll. ‘Die combinatie levert ons een payroll proficiency index op’, zegt Els Hanssens, International Sales Director SD Worx Global Solutions.
Die tool is een leidraad voor Belgische en internationale bedrijven die mensen in het buitenland willen tewerkstellen. ‘Hoe complex is de wetgeving in een land? Welke rol speelt technologie? Is het een goed idee om de hele payroll uit te besteden? Bedrijven gaan soms gewoon af op hun buikgevoel. Onze index objectiveert die aspecten per land.’
Loonplafonds
De resultaten van het onderzoek bevestigen grotendeels wat SD Worx dagelijks hoort. Zo blijken Frankrijk en België landen te zijn waar de payroll een stuk complexer wordt ervaren dan in landen zoals het VK of Duitsland.
Hoe complex is de wetgeving in een land? Welke rol speelt technologie? Bedrijven gaan soms gewoon af op hun buikgevoel.
In ons land is dat onder meer het gevolg van frequente wijzigingen in de wetgeving, in Frankrijk spelen de vele en verschillende loonplafonds een grote rol. ‘Een klant die een vestiging in Frankrijk wil openen, raden we altijd aan om iemand onder de arm te nemen die de lokale markt en wetgeving bijzonder goed kent’, zegt Alde Domen, Regional Manager International Employment Consultancy.
Formaliteiten en consequenties
Bedrijven miskijken zich vaak ook op aanwervingen in het buitenland. Alde Domen geeft een voorbeeld. ‘Een Belgische werkgever ontmoet iemand op een buitenlandse beurs, ziet muziek in een contractuele samenwerking met die kandidaat in het buitenland, maar beseft niet dat hij of zij een contract moet aangeboden krijgen conform de buitenlandse regelgeving.’
Daarnaast kan je in sommige landen maar een payroll opzetten als je daar eerst een vennootschap opricht. Bij die registratie komen boekhoudkundige en administratieve formaliteiten kijken.
‘De complexiteit van dit hele proces wordt vaak onderschat. Net zoals de tijd die in de voorbereiding kruipt. Reken maar dat daar twee tot drie maanden overgaan’, legt Els Hanssens uit.
Lokale belastingen
Bedrijven kunnen er, onder bepaalde voorwaarden, voor kiezen om medewerkers naar het buitenland te detacheren, en hen onder de Belgische sociale zekerheid en op een Belgische payroll te houden. Daarover heeft ons land multilaterale en bilaterale verdragen afgesloten.
Een klant die een vestiging in het buitenland wil openen, raden we altijd aan om iemand onder de arm te nemen die de lokale markt en wetgeving bijzonder goed kent.
‘Let wel,’ zegt Alde Domen aan, ‘dit gaat in eerste instantie over het sociale zekerheidsluik. Op vlak van belastingen val je snel onder het lokale belastingsysteem en ben je vaak vanaf dag 1 al belastbaar in het land van tewerkstelling. Een detachering kan een interessante piste zijn voor een korte periode in het buitenland, maar voor langere termijnen is dit geen oplossing.’
