Sommige IT’ers dromen ervan om op technisch vlak eens volledig te kunnen herbeginnen. Tommy Leirens mocht het meemaken. Toen het Belgische APS afsplitste van het Japanse moederbedrijf, kon Leirens samen met de experts van Ordina de architectuur heruitvinden.
Toen de Japanse groep boven Advanced Power Solutions begin 2021 besloot om de batterijenfabrikant af te splitsen, trok Tommy Leirens naar de tekentafel. Als IT Business Application Group Manager van APS wist hij dat hem een moeilijke taak te wachten stond, maar tegelijk was dit ook het ideale moment om ambitieus te zijn. Op technologisch vlak kon hij het bedrijf toekomstbestendig maken.
Dankzij ons ERP-systeem weten we nu wat er van de aankoop van ruwe materialen tot het afgewerkt product gebeurt.
Al is ‘bedrijvengroep’ een betere omschrijving voor APS. ‘We bestaan uit twee fabrieken en één verkoopfirma, die tot op dat moment gek genoeg als drie losstaande entiteiten functioneerden’, zegt Leirens. ‘De batterijen die we in de fabrieken produceren zijn in 95 procent van de gevallen bedoeld voor de verkoopfirma, slechts 5 procent is voor andere klanten. Elk bedrijf blijft een legale entiteit, maar alles is dankzij onze technische transformatie veel meer geïntegreerd dan vroeger.’
Van drie naar één
De plannen van APS zorgden ervoor dat er nood was aan een geconsolideerd ERP-systeem. ‘Het was een van de eerste zaken die we moesten regelen toen we niet langer onder de Japanse groep vielen. We hebben twee maanden lang onderhandeld zodat we nog een tijd konden blijven werken op de oude systemen, maar tegelijk zochten we naar één overkoepelend ERP-platform. Het is namelijk ons doel om vanaf 2023 één financiële rapportering te hebben voor de drie onderdelen.’
IT is niet het moeilijkste. De grootste uitdaging is de angst om te veranderen.
De keuze voor SAP was snel gemaakt, en werd ook door het management gedragen. Leirens nam contact op met de experts van Ordina en vroeg hen, zo zegt hij, ‘of ze geen zin hadden in een uitdagend SAP-project.’ Jan Simons, Head of Industry Market bij Ordina: ‘Wat dit project zo interessant maakt, is het integreren van voorheen gescheiden domeinen, en verzekeren dat iedereen het totaal overzicht kan bekomen op verkoop en planning. Zo kan men nu beter afstemmen wanneer en wat men moet aankopen, produceren, verkopen of vervoeren.’
Leirens: ‘Dankzij ons ERP-systeem weten we nu wat er gebeurt van bij de aankoop van de ruwe materialen tot aan het afgewerkte product. Vroeger had de sales afdeling een aparte planningstool en werkte men in de fabriek op basis van spreadsheets. Er was letterlijk geen enkele applicatie die ze met elkaar gemeen hadden.’
In de nasleep van de pandemie zien we een snel herstel van Belgische bedrijven. De snelheid waarmee bedrijven zich herstellen verschilt echter. Hoe kan technologie (digital) helpen om dat proces te bevorderen?
Alles draait om mensen
Een nieuw systeem implementeren en data er gestructureerd invoeren is één zaak, mensen op een nieuwe manier leren werken is een ander paar mouwen. ‘De IT is bijlange niet het moeilijkste, want in theorie zou je zo’n platform in drie maanden kunnen implementeren’, zegt Simons. ‘Men verwacht veel van een tool, maar die is niet zaligmakend. Het draait om de mensen en de processen. De grootste uitdaging is de angst om te veranderen. Wij zijn typisch veel bezorgder over de kleinigheden die kunnen mislopen, dan dat we de grote voordelen zien die we ergens kunnen uithalen.’
Het is daarom belangrijk om alles gericht en gefaseerd in te voeren, en daarover op een heldere manier te communiceren. Leirens: ‘Het is belangrijk dat je regelmatig nagaat hoe andere bedrijven dat aanpakken. Wanneer we onze processen herzien, baseren we ons op best practices. Als het voor tienduizenden bedrijven werkt, waarom zou het voor ons dan niet werken?’