Een internationaal bedrijf runnen brengt heel wat hr-vraagstukken over controle en autonomie met zich mee. Gelukkig reikt de geschikte technologie alvast enkele oplossingen aan.
Wanneer u ‘s avonds in bed kruipt, is de kans groot dat u op een stuk Belgische trots in slaap valt. BekaertDeslee, opgericht in 1892 in Vichte, is marktleider op vlak van matrastextiel en -hoezen. Het bedrijf telt intussen 4.000 werknemers die actief zijn in de hele wereld, van Amerika tot China. Dat brengt de nodige uitdagingen met zich mee, maar dankzij een doorgedreven digitalisering kunnen die aangepakt worden. Dat zegt Dirk Verly, Chief HR Officer bij het bedrijf.
Als je de masterdata niet beheert, loop je voortdurend achter de feiten aan, want de teams die je analyseert, veranderen steeds.
‘Ons bedrijf heeft zich op enkele jaren tijd sterk verspreid over de wereld. In België zitten vooral ondersteunende taken voor de hele groep, maar de meeste autonomie ligt bij de meer dan 20 internationale vestigingen. Dat maakt ons wendbaar, maar daardoor liepen we vroeger tegen verschillende problemen aan. Alleen al om het correcte aantal medewerkers van het volledige bedrijf te kennen, moesten we aan tientallen mensen gegevens opvragen. Zo is het moeilijk om bijvoorbeeld het verloop in je bedrijf te berekenen, want daar heb je die realtime data voor nodig.’
Enkele jaren geleden werd SAP uitgerold over het hele bedrijf, maar hr-toepassingen waren lange tijd niet beschikbaar. ‘We hadden uiteraard al wel verschillende apps om bijvoorbeeld de betrokkenheid van medewerkers te meten. Toch botsten we daar op bepaalde limieten: als je de masterdata niet beheert, loop je voortdurend achter de feiten aan, want de teams die je analyseert, veranderen steeds’, zegt Verly. Samen met zijn collega’s stak hij dan ook veel tijd in het bijwerken van gegevens en de bijbehorende rapportering.
Op bepaalde momenten moet een bedrijf in staat zijn om snel op de backbone van zijn platform bepaalde applicaties in te pluggen.
Eerst een stevige basis
Het hr-IT-team van BekaertDeslee koos uiteindelijk voor SAP SuccessFactors als platform. ‘Je kan jarenlang discussiëren over of je zo’n software zelf moet ontwikkelen of met bestaande technologie moet werken, maar soms moet je pragmatisch zijn. Je moet het warm water niet willen heruitvinden. Wij kozen uiteindelijk voor SAP SuccessFactors. Daar zijn meerdere redenen voor, maar de belangrijkste was de makkelijke integratie met SAP. We begonnen met een pilootproject in België en rolden dat intussen ook uit naar Noord-Amerika.’
Om die integratie vlot te doen verlopen, sloeg BekaertDeslee de handen in elkaar met haar technologische partner delaware. ‘Daarbij kwam de vraag naar operational excellence, een vraag die we vaker krijgen. Bedrijven met verschillende vestigingen willen op z’n minst basisinzichten op groepsniveau hebben, dat is een logische eerste stap’, zegt Kristof Nuytens, HCM Solution Lead bij delaware.
‘Terwijl je digitaliseert, probeer je ook te uniformiseren, om zo structuur en efficiëntie in de organisatie te brengen. Zo is meteen ook te zien welke data opgekuist moeten worden. Pas daarna kan overgegaan worden naar een volgende stap: de employee experience verbeteren’, klinkt het bij het duo.
Vier doelgroepen
‘We hadden vier belangrijke doelgroepen waarmee we rekening hielden bij de ontwikkeling’, vertelt Verly. Voor hr-medewerkers telt efficiëntie, want zij willen hun input niet in vijf verschillende systemen invoeren. De volgende doelgroep zijn de andere medewerkers. Zij verwachten een moderne manier van interageren met ons hr-team en willen op elk moment van de dag vragen kunnen stellen. Hun managers zijn onze derde doelgroep: in het bijhouden van gegevens over hun teams kruipt veel tijd. Tot slot moeten we ook het bedrijf in het achterhoofd houden. Alle tools die we ontwikkelen moeten voldoen aan de eisen rond veiligheid, privacy en wetgeving in de verschillende landen waar we actief zijn.’
In een reeks rondetafelgesprekken koppelen we technologie aan verschillende aspecten in het bedrijfsleven.
In het eerste rondetafelgesprek spreken we met Lisbeth Decneut (IMEC, klant bij Flexso), Raf Devos (VUB), Dirk Verly (BekaertDeslee) en Lesley Arens (#ZigzagHR) over de relatie van HR en technologie. Hoe zorgt technologie voor betere productiviteit? Welke technologieën hebben nut en helpen om aan betere HR te doen? Wat met de dark sides?
Wendbaar systeem dankzij open platform
Als wendbare multinational wil BekaertDeslee zo veel mogelijk autonomie bij de internationale afdelingen leggen. ‘We hoeven niet alles van a tot z te weten en willen niet alles vanuit België controleren. We noemen ons dan ook bewust niet het HQ, maar hebben het over de ondersteunende diensten. Dat was ook een van onze belangrijkste redenen om voor SuccessFactors te kiezen: het platform laat onze buitenlandse hr-medewerkers toe om bijvoorbeeld met payroll-systemen te werken die in hun land populair zijn terwijl ze nog steeds maar in één systeem input moeten geven’, zegt Verly. ‘Je moet die controle durven loslaten. Zelfs als ik zou willen, zou ik me niet kunnen bezighouden met hoe we georganiseerd zijn in pakweg Indonesië.’
Nuytens knikt instemmend. ‘Door voor een open platform te kiezen kun je daarop inspelen. Het is een illusie om te denken dat een organisatie impact kan hebben op wat er binnen de organisatie nog aan nieuwe zaken zal ontstaan. In Mexico kan er nood zijn aan een specifieke tool die een specifieke behoefte invult. Op zo’n moment moet een bedrijf in staat zijn om snel op de backbone van zijn platform bepaalde applicaties in te pluggen. Als dat voor sommige bedrijven nog niet duidelijk was, dan was het afgelopen jaar absoluut een wake-upcall.’