Digitalisering heeft ons leven veranderd. Van het ondertekenen van contracten tot het regelen van bankzaken: alles gebeurt tegenwoordig digitaal. Dat is handig, maar brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Hoe zorgt u ervoor dat digitale documenten, zoals contracten, rapporten en andere belangrijke stukken, in de loop der jaren juridisch geldig blijven? Veel organisaties weten niet dat een digitale handtekening na verloop van tijd kan vervallen, tenzij u deze documenten correct archiveert.
Digitale bewaring met bewijskracht
‘Of het nu gaat om arbeidscontracten, belangrijke overeenkomsten of documenten die u jarenlang moet bewaren: Docbyte verzekert u van een veilige, digitale opslag met volledige bewijskracht.’
Wat itsme voor authenticatie, of DocuSign voor digitale handtekeningen is, dat is Docbyte voor het digitaal bewaren van documenten. Docbyte, de eerste gekwalificeerde vertrouwensdienst voor elektronisch archiveren, zorgt ervoor dat uw documenten niet alleen veilig zijn opgeslagen, maar ook dat ze hun bewijskracht behouden en tegenstelbaar blijven aan derden. Dit is essentieel voor bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, belangrijke rapporten of andere wettelijk verplichte documenten die digitaal worden opgeslagen. Voor deze documenten geldt namelijk een bewaarplicht, en een onzorgvuldige opslag kan voor problemen zorgen bij een juridisch geschil.
Docbyte biedt de rechtszekerheid die nodig is voor digitaal archiveren. Digitale handtekeningen kunnen immers vervallen als ze niet correct gearchiveerd, wat grote risico’s met zich meebrengt voor wie later moet kunnen terugvallen op digitale documenten.
De oplossing van Docbyte verzekert niet alleen de veiligheid van uw data, maar ook de juridische houdbaarheid ervan. Het systeem bewaart documenten op een manier die voldoet aan alle Europese eIDAS-regels – net zoals een kluis, maar dan digitaal. ‘Het maakt niet uit of het gaat om arbeidscontracten, belangrijke overeenkomsten of documenten die je jarenlang moet bewaren. Je bent verzekerd van een veilige, digitale opslag met volledige bewijskracht’, aldus Frederik Rosseel, CEO bij Docbyte.
Future proof
Het veilig en duurzaam opslaan van digitale documenten is niet alleen belangrijk voor de continuïteit van de organisatie, maar ook voor de juridische houdbaarheid op lange termijn. Documenten moeten toegankelijk en juridisch geldig blijven, zelfs jaren na ondertekening. Zo bent u als organisatie voorbereid op de toekomst, waarin digitale archivering niet langer een keuze is, maar een vereiste.
Door te kiezen voor een digitale kluis zoals Docbyte, kunnen organisaties met vertrouwen de stap naar verdere digitalisering zetten. Docbyte biedt niet alleen een veilige opslag, maar waarborgt ook de juridische geldigheid van alle opgeslagen documenten. Een onmisbare investering voor elke organisatie die digitaal vooruit wil.