Identificeer uw bezoekers in enkele seconden

1.Wat zijn de uitdagingen?

Het aanmeldproces en het registreren van bezoekers kan in veel ondernemingen een stuk vlotter. ‘Kleine ondernemingen hebben niet altijd iemand die fulltime aan het onthaal zit’, weet Hans Schrauwen, productmanager toegangsbeheer bij GET. ‘Medewerkers moeten vaak inspringen aan het onthaal om bezoekers door te verwijzen. Het vele papierwerk om tijdelijke medewerkers te identificeren is vaak nefast voor hun productiviteit.’ Ook GDPR vereist omzichtigheid met dit soort data.

2. Welke software hebt u nodig? 

Kijk niet alleen naar wat er aantrekkelijk uitziet of naar wat uw concurrent gebruikt, maar ga op zoek naar gebruiksvriendelijke software. Zo zijn er systemen die automatisch toegangsrechten bepalen en waarmee u een lijst van aanwezigen samenstelt of een evacuatielijst opvraagt tijdens noodgevallen. 

3. Wat met uw huidige systemen?

Kies software die naadloos samenwerkt met uw bestaande infrastructuur. ‘Neem bijvoorbeeld Outlook’, zegt GET-specialist Hans Schrauwen. ‘Uw Outlook-afspraken worden automatisch doorgestuurd naar het centraal registratiesysteem en de bezoeker wordt vooraf geregistreerd.

Met een QR-code of via zijn identiteitskaart kan die bezoeker binnen enkele seconden door het registratieproces lopen.’ 

4. Hoeveel kost het?

Het budget hangt af van de grootte van uw bedrijf en de toepassingen die u nodig hebt. Een partner vinden die met u meedenkt en advies geeft in functie van uw bedrijf en niet in functie van zijn eigen portemonnee, is dus altijd in uw voordeel.  

5. Welke partner kiest u?

Maak tijd vrij om met meerdere potentiële partners te praten. ‘En check of hun portfolio ook realisaties uit uw sector bevat’, tipt Hans Schrauwen tot besluit.