Ook op financieel vlak heeft de cloud meer voor- dan nadelen

Toen Karel Vandeweege in 1971 in Eke-Nazareth zijn groothandel in verf, pleisters en gordijnen oprichtte, verliep de verkoop van zijn producten altijd op dezelfde manier. Mensen kwamen binnen of gaven via de telefoon hun bestelling door, rekenden af en vertrokken. Vijftig jaar later staan zonen Wim en Bart aan het roer van Vandeweege. Niet alleen de wereld, maar ook de werking van het bedrijf is volledig veranderd. 

'We leveren als groothandel aan professionals in heel Vlaanderen', zegt Wim Vandeweege. 'De laatste decennia zijn we net zoals de meeste bedrijven steeds meer gedigitaliseerd gaan werken, al is dat de voorbije jaren pas echt in een stroomversnelling gekomen. Vroeger hadden we enkele computers in het bedrijf, nu heeft elke werknemer een eigen toestel om alles mee op te volgen. Door onze server en bedrijfs-apps te transformeren, zijn we sterk gedigitaliseerd.’ 

Voor zijn digitalisering rekent Vandeweege al meer dan tien jaar op de IT-dienstverlener ConXioN. ‘Initieel werkte het bedrijf met een klassieke infrastructuur die onder andere draaide op een on-premiseserver’, zegt Bram Verstraete, Solution Advisor bij ConXioN. ‘Als partner stellen wij constant alles in vraag, zodat de keuzes op gebied van ICT impact hebben op de groei en ontwikkeling van onze klanten. De technologie moet dus ter ondersteuning en optimalisatie van de bedrijfsprocessen dienen. Tijdens een van die analyses kwamen we tot de conclusie dat de serverinfrastructuur aan vernieuwing toe was. We brachten de manier van werken bij Vandeweege in kaart, om te onderzoeken of er geen betere oplossingen waren dan gewoon het bestaande systeem te updaten. Zo zijn we begonnen met de migratie naar de cloud.’ 

Van manueel naar digitaal 

‘Al onze bestanden stonden vroeger ook op de klassieke serverinfrastructuur. Door de jaren heen ontstond hierdoor een wildgroei aan documenten en was het moeilijk om een goede structuur aan te houden. Het was dan ook niet altijd makkelijk om documenten terug te vinden, en zeker niet wanneer je van thuis werkte. Daarom hebben we er samen met ConXioN voor gekozen om onze gegevens in de cloud te bewaren, en niet langer lokaal op de server. Ook op financieel vlak heeft dit meer voor- dan nadelen’, zegt Vandeweege. ‘We kozen voor de SharePoint-omgeving voor documentenbeheer. Door daarnaast gebruik te maken van andere toepassingen in de cloud, zoals de bedrijfssoftware, was een investering in nieuwe serverinfrastructuur niet meer nodig.’ 

Met de keuze voor Microsoft 365 kan Vandeweege werken aan een systeem dat mee opschaalt met het bedrijf. Zo gebruikt het momenteel SharePoint, Teams en OneDrive voor het beheer van documenten en Business Central als bedrijfssoftware. ‘Wanneer mensen op afstand in documenten moeten kunnen, is het belangrijk dat je ook goed nadenkt over de veiligheid. Daarom hebben we samen met Vandeweege in kaart gebracht wie we de juiste rollen moeten toewijzen’, zegt Verstraete. 

Het resultaat? Een veilig en performant documentbeheersysteem die de functie van de server overneemt, maar die daarnaast ook zoveel meer biedt.  

‘Wij hebben ook een afdeling die raambekleding maakt en installeert. Bij deze producten komt nog heel wat maatwerk kijken. Offertes en bestelbonnen opstellen vroeg veel manueel werk, met het risico dat een nul al eens voor een zes aangezien kon worden. Samen met ConXioN ontwikkelden we daarom een Power App in het verlengde van de SharePointomgeving. Daarin kunnen onze mensen al alle informatie over de metingen doorgeven en er ook foto’s of schetsen aan toevoegen. Zo krijgt de klant sneller zijn offerte en is de foutenmarge nihil. Bij bestelling worden de werkbladen voor het naaiatelier automatisch gegenereerd op basis van de finale data’, zegt Vandeweege. 

Opleidingen 

‘Onze mensen waren ook zelf vragende partij om vlotter virtueel samen te kunnen werken’, zegt Vandeweege, ‘maar toch was het belangrijk om de neuzen in dezelfde richting te krijgen. Je hebt jonge mensen met oude gedachten en oudere mensen met jonge gedachten. Daarom organiseerden we eerst een paar dagen interne training, en vervolgens een opleidingsdag in het Experience Center van ConXioN. Als je de productiviteit omhoog wilt brengen, zijn dat stappen die je zeker niet mag overslaan.’