Om van hybride werken een succes te maken, is meer nodig dan technologie. Het vraagt ook een andere mindset en gewoontes. ‘Hybride werken is niet hetzelfde als altijd bereikbaar zijn.’
De coronacrisis heeft duidelijk gemaakt dat mensen ook kunnen samenwerken zonder elkaar fysiek te zien. Sterker nog: het is niet eens noodzakelijk om op het zelfde moment in interactie te gaan. Het is perfect mogelijk dat twee collega’s vanuit hun home offices in Europa en de Verenigde Staten op een ander tijdstip aan hetzelfde document werken en dat met elkaar delen. Hybride werken is dat.
‘De tijd is voorbij dat kenniswerkers nog voor elke taak naar kantoor komen’, voorspelt Patrick Viaene van Microsoft. ‘Als de coronacrisis slechts zes maanden had geduurd, zouden we snel weer overgeschakeld zijn naar onze oude gewoontes. Maar intussen zijn we twee jaar verder en is er iets fundamenteels veranderd in de hoofden van zowel de bedrijfsleiders als hun medewerkers. Mensen komen niet langer naar kantoor voor alleen maar een fysiek overlegmomentje van een half uur.’
Meer dan technologie
De pandemie heeft hybride werken in een stroomversnelling gebracht, maar de technologie heeft het ook mogelijk gemaakt. ‘Toch is het een grote misvatting dat hybride werken mogelijk is zolang je er maar de juiste technologische oplossingen tegenaan gooit. Technologie alleen volstaat niet’, zegt Viaene.
Hybride werken vraagt nu eenmaal een andere mindset en andere gewoontes. Een fysieke meeting van twee uur kunnen de meeste mensen nog aan. Maar een Teams-meeting van twee uur is dodelijk voor de aandachtsspanne van de deelnemers. ‘We moeten in de toekomst ook nadenken wanneer het aangewezen is om elkaar fysiek te ontmoeten en wanneer een virtuele meeting een valabel alternatief is. Als je moet brainstormen voor een nieuw project, dan is het wellicht beter om fysiek samen te komen. Moet de voortgang van een project kort worden besproken? Dan kan dat perfect op afstand.’
De vijf minuutjes rust wanneer je bij een fysieke vergadering van de ene naar de andere vergaderzaal gaat, die heb je ook tussen twee onlinemeetings nodig.
Een grote technologische uitdaging voor organisaties schuilt nog in het verbeteren van de hybride vergaderingen, met deelnemers die fysiek aanwezig zijn en deelnemers die op afstand deelnemen.
‘Daar hebben we bij Microsoft zelf al in geïnvesteerd. We merkten dat mensen die op afstand inbelden het gevoel hadden dat ze tweederangsdeelnemers waren. Dat kun je vermijden met meerdere camerastandpunten, liefst nog met slimme camera’s die inzoomen op de persoon die aan het woord is. En goede microfoons kunnen wonderen doen, zodat ook de mensen die niet fysiek aanwezig zijn alles kunnen horen. We doen die investeren niet voor de mensen in de meeting room, maar voor de mensen thuis.’
Geen beleid
Voor bedrijfsleiders en managers is hybride werken nog een oefening in loslaten, vertrouwen en eerder focussen op het resultaat dan op het proces. De eerste reflex is vaak alles vastgieten in afspraken, regels en protocollen. ‘Nochtans is dat niet nodig. Hier bij Microsoft was hybride werken al ingeburgerd lang voor de coronacrisis. We hadden daar toen geen officieel beleid rond en dat hebben we nu nog altijd niet. Medewerkers krijgen alle technologische tools – zowel hardware als software – om thuis te werken. Maar het was en is een individuele keuze hoe vaak en waarvoor medewerkers naar kantoor komen.
Sommigen vonden dat ze zich thuis beter konden concentreren, terwijl anderen net naar kantoor kwamen om te ontsnappen aan de drukte van de andere gezinsleden. In elk team zijn heel organisch enkele ongeschreven regels ontstaan, bijvoorbeeld dat iedereen wel fysiek aanwezig is bij de maandelijkse teammeeting. Maar zoiets is afhankelijk van elk afzonderlijk team.’
Stress
Hybride werken vereist een nieuwe communicatiehygiëne. Voor sommige mensen zorgt de vage grens tussen werk en privé net voor extra stress of kan de neiging bestaan om net meer te werken. Viaene: ‘In volle coronacrisis zagen we wereldwijd het aantal professionele chats buiten de werkuren met bijna de helft toenemen. We hebben geleerd dat we een mailtje dat binnenkomt na de werkuren ook perfect de volgende dag kunnen beantwoorden, maar bij een chatbericht voelen we wel de noodzaak om meteen te antwoorden. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. Daarover moeten op teamniveau zeker afspraken worden gemaakt. Want van thuis werken is niet hetzelfde als altijd bereikbaar zijn.’
Technologie kan daar bij helpen. Zo staat Outlook intussen standaard ingesteld dat een meeting van een half uur voor slechts 25 minuten wordt ingepland. ‘Bij een fysieke vergadering moeten we ons meestal tussen twee vergaderingen door van de ene naar de andere vergaderzaal verplaatsen. Die vijf minuutjes brengen even rust. Ook tussen twee onlinemeetings is dat nodig.’
Het kan ook helpen om het onlinegedrag van medewerkers en teams nauwkeurig te monitoren. ‘Ondertussen kan je in Teams bijhouden hoe mensen werken. Niet met de bedoeling om te controleren. Maar als we met cijfers kunnen aantonen dat binnen een team na zes uur ‘s avonds nog heel veel wordt gemaild bijvoorbeeld, dan kan dat een knipperlicht zijn.’
Ontdek wat dit voor u kan betekenen:
- Op VanRoey.be
- Op ConXioN
