Waarom sterven foute ideeën niet uit?

De verplichte terugkeer naar thuiswerk maakt het bedrijven niet makkelijk. Vele hadden hun hybride werkmodel klaar. Vandaag moeten we even terug naar af. Maar uitstel is geen afstel. De kans is klein dat we nog volledig teruggaan naar de oude kantooromgeving.

Eerder deze week was ik virtueel te gast op een congres in Gent over de toekomst van het kantoor. Mijn antwoord op de vraag hoe die toekomst er zal uitzien, was simpel: dat weet ik niet. En wie zegt dat te weten, slaat de bal mis. Wat ik wel stellig weet, is dat we niet dezelfde fout mogen maken als met het landschapskantoor.

Geïnspireerd door een kantoorexperiment bij IBM in de jaren 70, ontwierpen architecten, designers en organisatiepsychologen een werkomgeving die flexibel werk, samenwerking en informatie-uitwisseling moest stimuleren. Ontwerpers meenden beter dan de gebruikers te weten wat goed voor ze was. Als de omgeving juist ontworpen was, zouden mensen wel de juiste werkgewoontes oppikken.

Fout, fout, fout. Dat globale kantoorexperiment duurt nu al zo’n 30 jaar en heeft over zowat de volledige lijn gefaald. Open kantooromgevingen leiden tot een daling van de concentratie en de productiviteit, meer stress en minder samenwerking. Hoe kan het dat iets dat zoveel mensen dagelijks mateloos frustreert, toch het globale standaardmodel werd?

Zombie-ideeën

Collega Freek Vermeulen van de London Business School onderzocht deze intrigerende vraag: ‘How bad practice prevails’. Het gaat namelijk niet alleen over landschapskantoren. Bedrijven hebben veel managementpraktijken die helemaal geen waarde toevoegen. Van kwaliteitsprogramma’s, zoals six sigma, tot jaarlijkse evaluaties, zombie-ideeën lijken onuitroeibaar.

Maar als die praktijken schadelijk zijn, waarom sterven ze dan niet uit? Een bedrijf dat praktijken toepast die schadelijk zijn, zou na verloop van tijd minder succesvol moeten zijn dan de bedrijven die ze niet toepassen. Sterven die bedrijven dan niet uit terwijl de succesvolle bedrijven overleven?

Nee. Veel mensen denken dat ‘the marketplace for ideas’ darwinistisch is, dat de beste ideeën bovendrijven. Zo werkt het niet. Slechte managementpraktijken overleven zoals virussen overleven. Ja, ze berokkenen de gastheer schade, maar ze zijn ook erg besmettelijk. Nog voor ze hun gastheer gedood hebben, hebben ze zich verspreid bij andere organisaties.

Bedrijven imiteren elkaar als de neten. Als managers een succesvol bedrijf zien, denken ze dat ze ook succesvol kunnen worden door dat bedrijf te imiteren. De meest in het oog springende kenmerken worden als eerste gekopieerd. Maar vaak zijn die oppervlakkige kenmerken helemaal niet de reden van het succes.

Hippe bedrijven

Hippe techbedrijven, zoals IBM in de jaren 70, hadden een trendy kantooromgeving, dus wilde iedereen dat ook. General Electric had six sigma en meedogenloze evaluaties, dus wilde iedereen dat. Omdat die ideevirussen zo besmettelijk zijn, heeft vaak ook elk bedrijf in een sector er last van. Er was een tijd dat zo goed als elk bedrijf aan 'total quality management' deed of dat elke manager verplicht ‘Core Competence of the Corporation’ moest lezen.

En over 20 jaar kijken we wellicht meewarig terug op de wildgroei van de Purpose-verklaringen en de Agile-werkmethoden van vandaag. Omdat elk bedrijf in dezelfde sector besmet raakt met hetzelfde virus, is er geen comparatief nadeel. Bedrijven modderen wat aan in afwachting van de volgende modieuze praktijk, maar gaan er niet noodzakelijk dood aan.

Wat betekent dat voor het kantoor van de toekomst? Mijn advies deze week was om niet te snel mee te springen in de nieuwste hype, maar het kantoor zo te ontwerpen dat het aangepast kan worden aan de noden van de dag. Willen mensen binnen afzienbare tijd weer voltijds op kantoor werken, dan moet het nieuwe kantoor dat toelaten. Komen mensen alleen naar kantoor om elkaar te ontmoeten, dan moet dat kantoor daarop kunnen inspelen. Probeer menselijk gedrag niet te voorspellen, maar ontwerp een omgeving die zich flexibel kan aanpassen.