Digitaliseer eindelijk de ondernemingsrechtbanken

Dat ondernemingen tal van administratieve plichtplegingen moeten vervullen, is alom bekend. Sommige documenten moeten ook wereldkundig worden gemaakt via het Belgisch Staatsblad, zoals de wijziging van statuten, de benoeming of het ontslag van bestuurders of de verhuizing van de zetel. Voor die publicatie zijn de griffies van de ondernemingsrechtbanken verantwoordelijk. En in hun vocabularium is digitalisering nog niet doorgedrongen.

Griffies werken nog via ouderwetse procedures op papier. Een mail met alle wijzigingen geldt niet. Nee, het juiste formulier moet per post naar de griffie.

Alsof dat niet voldoende is, legt een recente omzendbrief bijkomende verplichtingen op, onder meer over de toevoeging van extra bijlagen. Dat leidt tot absurde situaties, zeker omdat elke griffie haar eigen regels hanteert. Digitale handtekeningen aanvaardt de ene griffie wel, de andere niet. Sommige griffies weigeren documenten die samengeniet zijn, ze prefereren paperclips. En als je het fout doet, is het motto: terug naar afzender. Of je de juiste richtlijnen hebt gevolgd, kan je vooraf onmogelijk zeker weten.

Omdat alles erger kan, moeten ontslagen bestuurders ook de notulen van hun eigen ontslag ondertekenen, met toevoeging van een kopie van hun identiteitskaart. Dat dat na een ontslag niet altijd een sinecure is, spreekt voor zich. Bestuurders die overleden zijn, moeten zelfs via een erfgenaam een kopie van hun overlijdensakte bezorgen. Op die manier kan de betreurde bewijzen dat hij niet meer in staat is zijn ontslag te handtekenen.

Heb je de pech dat je dossier in behandeling is op een moment dat de tarieven voor publicatie geïndexeerd worden, dan moet je uiteraard het nieuwe tarief betalen. De eerdere niet-geïndexeerde betaling moet je terugvorderen. Het bijstorten van het te weinig betaalde bedrag, vaak nog geen euro, volstaat niet. De terugbetaling kan via e-mail, maar daarvoor moet je wel opnieuw - je raadt het al - een vastgesteld formulier invullen.

Al ruim een jaar 'binnenkort beschikbaar'

Dat griffies op die manier werken, veroorzaakt een enorme achterstand en onzekerheid. Geen enkele ondernemer weet wanneer en of zijn dossier aanvaard wordt. Wanneer je een nieuw dossier kan openen. Of je een paperclip of een nietje moet gebruiken. Door die onzekerheid en achterstand lopen ook de kosten op. De bank geeft geen volmacht op de rekening aan een nieuwe bestuurder tot zijn aanstelling is gepubliceerd.

Met dat soort wispelturigheden kunnen we toch niet langer rekening houden. Digitaliseer nu eindelijk de ondernemingsrechtbanken. Dan kunnen er automatische checks zijn of een dossier volledig is, of alle documenten juist zijn ingevuld en alle bijlagen zijn toegevoegd. Ondernemingen kunnen zelf documenten opladen en eventuele fouten rechtzetten. Een digitalisering leidt ook tot uniformiteit en betekent een enorme kostenbesparing voor zowel de overheid als de ondernemingen.

De applicatie JustAct moet de stapel papieren dossiers bij de ondernemingsrechtbanken verminderen. ‘Via deze applicatie kunnen ondernemers en verantwoordelijken van vzw’s de administratieve rompslomp vermijden die komt kijken bij de oprichting en het management van hun organisatie. Ook de wijzigingsakten kunnen digitaal worden ingediend’, klonk het bij de lancering. Geweldig. Tot je op de applicatie klikt. Een oprichtingsakte neerleggen is geen probleem. Maar een bestaande rechtspersoon aanpassen? Daar staat al meer dan een jaar het bericht ‘binnenkort beschikbaar’.

Onze nieuwjaarswens is dan ook duidelijk: maak werk van de verdere digitalisering van de ondernemingsrechtbanken.