Stel: u woont in Limburg en koopt een appartement aan zee. Of: u woont in West-Vlaanderen en verkoopt uw vakantiehuis in de Ardennen. Tot voor kort was de kans groot dat u dan even onderweg was om de akte te ondertekenen. Maar intussen kunnen de koper en de verkoper elk in het kantoor van hun eigen notaris de zaak beklinken via een videoconferentie. Dat levert tijdwinst op en verkleint de ecologische voetafdruk van de transactie.
Wie kan ervan gebruikmaken?
Iedereen die een woning wil kopen, een bedrijf wil oprichten of een nalatenschap wil afwikkelen met een tegenpartij die ver uit de buurt woont. Beide partijen moeten wel akkoord gaan om de akte vanop afstand te ondertekenen.
Een akte verlijden via videoconferentie kan niet als u een tweede verblijf in het buitenland koopt, omdat een Belgische notaris niet bevoegd is tussen te komen bij een buitenlandse transactie.
Hoe verloopt het in de praktijk?
Alle betrokkenen gaan naar het kantoor van hun eigen notaris. In de aktezaal hangt een groot scherm waarop ze de voorlezing van de akte en de toelichting kunnen volgen. Uiteraard moeten de betrokken notarissen in de zaal aanwezig zijn, zowel de notaris die de originele akte zal bewaren als de notaris van de andere partij.
Tijdens zo’n videoconferentie kan uw notaris op elk moment onderbreken om uw vragen te beantwoorden.
Als u tijdens het overlopen van de akte vragen hebt, kunt u die altijd stellen. U mag ook opmerkingen formuleren. Tijdens de videoconferentie kan uw notaris op elk moment onderbreken om u daarin bij te staan. Eventuele aanpassingen van de akte kan hij onmiddellijk aanbrengen. Op het scherm zien alle betrokkenen de eventuele wijzigingen. Pas aan het einde wordt de akte afgedrukt en ter ondertekening voorgelegd.
Hoe raakt uw handtekening op de originele akte?
Een handtekening op papier blijft een essentieel onderdeel van een authentieke akte. Dat maakt het verlijden van een akte per videoconferentie enigszins omslachtig. Daarom bedachten de notarissen een juridisch sluitende oplossing. De partij die niet aanwezig is op het kantoor van de notaris die de akte bewaart, moet een volmacht geven aan iemand die wel op dat kantoor aanwezig is. Om ook daarvoor verre verplaatsingen te vermijden kunt u een volmacht geven aan een medewerker van het kantoor dat de akte bewaart. Bij een koopovereenkomst is het gebruikelijk dat de notaris van de koper de originele akte bewaart.
Hoeveel kost een ondertekening via videoconferentie?
Een authentieke notariële volmacht kost 200 tot 300 euro, inclusief belastingen (de registratierechten en het recht op geschriften). Daarnaast zijn er vaste kosten, afhankelijk van uw notariskantoor. Bij een ondertekening via videoconferentie vallen die belastingen weg. Daardoor is een ondertekening via videoconferentie niet duurder dan een ondertekening op de klassieke manier.
Is zo’n videoverbinding veilig?
‘Het afsluiten van aktes via videoconferentie loopt over het beveiligde elektronisch netwerk BNN’, zegt Jan Sap, de directeur-generaal van de federatie van het notariaat Fednot. ‘Een notariskantoor is al lang niet meer de archaïsche papierwinkel van weleer. Twintig jaar geleden lanceerden we eNotariaat, een afgesloten en beveiligd platform waarop notarissen gegevens kunnen uitwisselen, met elkaar en met de overheid. Daardoor verloopt onder meer de registratie van notariële aktes al volledig digitaal. Met BNN maken we nu ook vertrouwelijke videoconferenties mogelijk.’
