Thuiswerk op grote schaal begon als een noodzaak door de coronacrisis. Sinds maart 2020 kunnen werkgevers een vrijgestelde vergoeding tot 129,48 euro per maand geven aan werknemers die als gevolg van de coronacrisis van thuis uit werken. Die vergoeding dekt de afschrijving van een bureau en de kosten voor kleine kantoorbenodigdheden, elektriciteit en verwarming die een werknemer thuis maakt om zijn job uit te oefenen.
Voor de coronacrisis was de werkgever enkel er zeker van dat zo’n forfaitaire vergoeding belastingvrij was als hij een akkoord had met de fiscus. Hij moest een ruling vragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen. Maar een rondzendbrief van de fiscus op 14 juli 2020 maakte een bedrag tot 129,48 euro per maand belastingvrij. Tot dat bedrag is de vergoeding ook vrijgesteld van sociale bijdragen.
Geen verplichting
Werkgevers zijn echter niet verplicht een thuiswerkvergoeding te betalen. Een deel van hen stelt sowieso het nodige materieel zoals een laptop, telefoon en headset ter beschikking, waardoor een thuiswerkvergoeding minder aan de orde is. ‘Over het algemeen stellen wij vast dat de betaling van een onkostenvergoeding tot nu slechts beperkt voorkomt’, zegt Ellen Van Grunderbeek, juridisch adviseur bij het hr-dienstenbedrijf Acerta. ‘Het blijft een uitgave die zeker niet alle bedrijven kunnen of wensen te maken.’
Voor het tweede kwartaal van dit jaar wordt de maximumvergoeding voor werknemers tijdelijk opgetrokken naar 144,31 euro. Voor ambtenaren wordt de thuiswerkvergoeding verdubbeld van 20 euro tot 40 euro. De praktijk zal moeten uitwijzen of werkgevers gebruik wensen te maken van het verhoogde bedrag’, aldus Ellen Lammens, juridisch adviseur bij Acerta.
Na corona
Na afloop van de pandemie willen heel wat bedrijven en organisaties voortdoen met thuiswerk. De federale regering liet recent weten dat de onkostenregeling ‘veralgemeend’ wordt. Voor wie op structurele basis van thuis uit werkt en daarvoor kosten maakt, blijft ook na afloop van de coronacrisis een vrijgestelde onkostenvergoeding van maximaal 129,48 euro mogelijk. De vergoeding is mogelijk voor werknemers die minstens vijf dagen per maand thuiswerken.
Naast de onkostenvergoeding bestaat er ook nog een vrijgestelde vergoeding van 20 euro voor het gebruik van de eigen computer en van 20 euro voor het gebruik van de eigen internetverbinding. Voor de RSZ kunnen beide vergoedingen onderling en mét de forfaitaire onkostenvergoeding gecombineerd worden, maar de belastingdienst neemt hier een ander standpunt in.
‘Voor de fiscus mogen beide onkostenvergoedingen niet zomaar belastingvrij worden gecombineerd,’ zegt Lammens. ‘Op grond van de bestaande rondzendbrief zullen bedrijven een ruling moeten aanvragen om er zeker van te zijn dat de bedragen niet worden belast. Maar de FOD Financiën werkt nu aan een nieuwe rondzendbrief met daarin mogelijk het besluit dat beide bedragen wel belastingvrij mogen worden samengeteld.’
