Een fietsvergoeding is een kilometervergoeding die de werkgever geeft aan personeelsleden die de afstand van en naar het werk deels of volledig met de fiets doen. Maar niet elke werknemer heeft er recht op: het is vaak een gunst van de werkgever. ‘Er bestaat geen wettelijke verplichting een fietsvergoeding toe te kennen. Of een werkgever de vergoeding moet betalen, hangt af van de afspraken die daarover zijn gemaakt in de sector of de onderneming’, zegt Veerle Michiels, mobiliteitsexperte bij de hr-dienstverlener SD Worx.
De vergoeding is een stimulans om meer werknemers en pendelaars op de fiets te krijgen voor hun woon-werkverplaatsingen. Die aanpak lijkt te werken. Bijna 550.000 mensen ontvingen in 2018 een fietsvergoeding. Dat is een kwart meer dan twee jaar geleden. Gemiddeld kregen die fietsers 252 euro boven op hun loon, dat is zelfs een derde meer dan in 2016. Conclusie? Meer mensen nemen de fiets naar het werk en ze leggen ook grotere afstanden af.
Belastingvrij
Werkgevers kunnen vrij de hoogte van de fietsvergoeding bepalen. Tot een bedrag van 0,24 euro per afgelegde kilometer (voor het inkomstenjaar 2019) is de vergoeding vrij van belastingen en socialezekerheidsbijdragen. Als de werkgever een hogere kilometervergoeding toekent, is het restbedrag belastbaar als beroepsinkomen. Michiels: ‘De vergoeding is afhankelijk van de effectief getrapte kilometers in het kader van de woon-werkverplaatsingen. Daardoor kan de fietsvergoeding variëren van maand tot maand, bijvoorbeeld als de werknemer door ziekte of vakantie minder vaak met de fiets naar het werk is gegaan.’
→ Stefaan werkt voltijds en gaat elke dag met de fiets naar het werk, goed voor 231 dagen per jaar. De afstand van zijn huis tot zijn werk bedraagt 5 kilometer, waardoor hij dagelijks 10 kilometer aflegt. Een fietsvergoeding van 0,24 euro per kilometer levert een nettofietsvergoeding van 554,4 euro per jaar op.
→ Karen woont op 35 kilometer van haar werk. Met haar speedpedelec fietst ze twee keer per week 70 kilometer van en naar het werk. Dat doet ze enkel als het weer beter is, van maart tot september (wat neerkomt op 28 weken). Een fietsvergoeding van 0,24 euro per kilometer levert Karen jaarlijks een netto-vergoeding op van 940,8 euro.
De werkgever baseert zich voor de berekening van de afgelegde kilometers doorgaans op de kortste weg tussen de woon- en de werkplaats. Hij kan wel toestaan dat de werknemer een langere afstand opgeeft, om bijvoorbeeld een veiligere route te nemen om ongevallen te vermijden. De werkgever is wel niet verplicht dat hogere aantal kilometers te aanvaarden. ‘Een omweg om de kinderen naar school te brengen of boodschappen te doen komt niet in aanmerking voor een fietsvergoeding’, zegt Michiels.
Voor een werknemer is het niet eenvoudig een hard bewijs te leveren van het reële aantal afgelegde fietskilometers. Er bestaan wel registratiesystemen waarop werknemers kunnen aanduiden op welke dagen ze met de fiets komen en hoeveel kilometer ze aflegden. Bike2Work is zo’n platform. Michiels: ‘We adviseren toch ook om een verklaring op eer op te stellen. Daarin kan de werknemer aangeven wanneer hij met de fiets naar en van het werk rijdt en wat de afgelegde fietsafstand is.’ De werknemer moet die verklaring waarheidsgetrouw invullen. Als blijkt dat hij niet met de fiets komt of een kortere afstand aflegt dan geattesteerd, verliest de werknemer het fiscale voordeel. Michiels: ‘Een verklaring op eer is niet enkel nuttig als u een fietsvergoeding ontvangt, maar ook als u een fiets ter beschikking krijgt van de werkgever. Dat voordeel voor de werknemer is eveneens vrij van socialezekerheidsbijdragen en belastingen, op voorwaarde dat hij de fiets effectief gebruikt voor woon-werkverplaatsingen. Ook dat kan met een verklaring op eer worden vastgelegd.’
Speedpedelec
De toekenning van een fietsvergoeding is niet gelinkt aan een bepaald soort fiets. U mag een racefiets gebruiken, een mountainbike, een elektrische of een hybride fiets. Ook een speedpedelec komt in aanmerking. De enige voorwaarde is dat u die effectief gebruikt voor de verplaatsing naar het werk. Het is ook geen vereiste uw eigen fiets te gebruiken: ook wie gebruikmaakt van een bedrijfsfiets kan een fietsvergoeding vragen. Let wel, alternatieve vervoermiddelen zoals een step, hoverboard of segway worden niet als fietsen gezien. Verplaatsingen met dergelijke tweewielers komen niet in aanmerking voor een fietsvergoeding.
Een fietsvergoeding kan worden gecombineerd met een bedrijfswagen. Het is perfect mogelijk de ene dag met de wagen naar het werk te komen en de andere dag met de fiets een fietsvergoeding op te strijken.
