(netto) - De jobsite StepStone ondervroeg in februari en maart 2011 bijna 900 bezoekers van zijn website. 12 procent van de deelnemers vindt vergaderen tijdverspilling. 20 procent vergadert veel, maar vindt dat wel nuttig voor zijn werk. We hebben de 10 belangrijkste vergadertips van talrijke vacaturesites voor u gebundeld.
- Vergader alleen als een vergadering een bepaalde meerwaarde biedt. Als er een vergadering is gepland, hoeft niet iedereen bij elk agendapunt aanwezig te zijn. Nodig alleen mensen uit van wie u een belangrijke bijdrage kunt verwachten. Streef ernaar om met maximaal 5 tot 8 mensen te vergaderen.
- Denk goed na over het tijdstip van vergaderen. Meestal zijn alle medewerkers geneigd sneller te vergaderen als de vergadering later in de middag wordt gepland. Belangrijke vergaderingen kunnen ’s ochtends plaatsvinden als mensen fit zijn. Laat het einde samenvallen met het begin van de lunch of met het einde van de werkdag.
- Stuur op voorhand de agendapunten door naar alle deelnemers. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden. Als de deelnemers goed zijn voorbereid, worden de discussies veel interessanter. De voorbereidingstijd kan worden verkort door een besluitenlijst of een lijst met actiepunten op voorhand door te sturen naar de deelnemers van de meeting.
- Zorg dat de vergadering aan een strakke planning gebonden is. Voorzie een begintijd en ook een eindtijd van de vergadering. Een vergadering van 45 minuten is ideaal. Dat komt ongeveer overeen met een klassiek lesuur op de middelbare school, waarin de concentratie (meestal) makkelijk behouden blijft. Stel voor elk agendapunt een bepaalde tijdsduur vast. Zie erop toe dat die niet wordt overschreden. Las van tijd tot tijd korte pauzes in.
LEES OOK: Hoe gaat u efficiënter met uw tijd om? - Maak de vergaderruimte klaar voor het begintijdstip van de vergadering. Zo kan de meeting meteen van start gaan als iedereen er is. Een effectieve, korte vergadering begint precies op het aangegeven tijdstip. Regel (indien nodig) koffie en thee en zorg ervoor dat de beamer of het presentatiescherm werken.
- Stel een duidelijke structuur op, met specifieke doelpunten. Begin met het belangrijkste agendapunt. Zorg voor een ‘thematische’ indeling van de vergadering, gegroepeerd rondom verschillende agendapunten. Is er een PowerPoint-presentatie? Dan is de regel 6 x 6 x 6 bij veel bedrijven van toepassing. Dat wil zeggen 6 slides, 6 punten op elke slide en elk punt krijgt 6 woorden. Zo blijft het overzichtelijk, kort en bondig. De persoon die de vergadering leidt, moet het doel duidelijk voor ogen houden en er niet te veel van afwijken.
- Vergader eens staand als het kan. Staan houdt de vaart erin. Het Franse dagblad Le Monde houdt al jaren dagelijks overleg terwijl iedereen in een kring staat. Vermijd vaste zitplaatsen. Die bevriezen de interactie. Afwisseling kan een verbluffend effect hebben. Het is ook beter dat twee kemphanen niet naast elkaar zitten.
- Tijdens een vergadering moeten alle deelnemers gefocust zijn en actief deelnemen. Schakel mobiele telefoons uit. Of beter nog: neem ze niet mee in de vergaderzaal. Zo kan er geen vervelende ringtone door de ruimte schallen en gaat niemand zijn mail checken.
LEES OOK: 15 tips tegen digitale stress - Het is aangewezen dat iemand een verslag maakt van de vergadering. Voor alle deelnemers is het interessant om nadien een schriftelijk verslag te krijgen van wat beslist is. Zo is het ook voor iedereen duidelijk en kan er nadien geen verwarring bestaan over het resultaat van de vergadering. Neem het verslag van de vorige vergadering mee op de nieuwe meeting. Op die manier blijft iedereen bij de les.
- Voorzie aan het einde van de vergadering een korte rondvraag. Reserveer hier 5 tot 7 minuten voor. De beslissingen die genomen zijn, moeten voor iedereen duidelijk zijn en iedereen moet dus ook de kans hebben om vragen te stellen.
Advertentie
LEES OOK:
Hoe gaat u efficiënter met uw tijd om?
LEES OOK:
15 tips tegen digitale stress
Advertentie
Advertentie
Advertentie
Advertentie
