Geen mappen meer in de archiefkast waarin u contracten, belastingaangiften, rekeninguittreksels of andere persoonlijke documenten bijhoudt. Door de digitalisering van de maatschappij schakelen we almaar meer over van papieren naar digitale documenten. De opslag van die documenten baart velen echter zorgen. Want zowel de persoonlijke computer als de persoonlijke opslagruimtes die technologiespelers of telecomproviders vaak in de cloud aanbieden, worden niet altijd als veilig, dichtbij of discreet ervaren. Bovendien geeft u uw documenten ‘in handen’ van privébedrijven die vaak commerciële doelstellingen beogen.
De grootbanken zien het aantal kluizen voortdurend dalen. Gemiddeld zijn vandaag ruim 10 procent minder kluizen verhuurd dan vorig jaar. ‘Als we met eind vorig jaar vergelijken, zien we een duidelijke daling in het aantal verhuurde kluizen (-13,8%)’, zegt Hilde Junius, de woordvoerster van BNP Paribas Fortis. ‘Het aantal beschikbare kluizen daalt eveneens (-13,2%), vooral door de veranderingen in ons kantorennet.’
Ook bij KBC is de daling duidelijk. In vijf jaar is het aantal verhuurde kluizen afgenomen van 150.000 naar 103.203. Door de optimalisatie van het kantorennet daalt ook daar het aantal beschikbare kluizen.
Bij de vier grootbanken ligt de bezettingsgraad van de beschikbare kluizen op 30 à 50 procent.
En dan is er nog de vraag hoe digitale documenten veilig kunnen worden doorgestuurd naar familieleden, overheidsinstanties of notarissen. Bij de klassieke e-mail of Dropbox blijft toch altijd wat argwaan over de discretie van dat gegevenstransport.
Notarissen
De Federatie van het Notariaat (Fednot) lanceert daarom Izimi, een gratis digitale kluis voor elke burger. Daarin kunt u niet alleen persoonlijke, gevoelige en belangrijke documenten veilig opbergen, u kunt die persoonlijke data ook op een veilige manier delen met anderen, zoals uw partner, uw kinderen of een notaris naar keuze.
Het project wordt vanaf begin 2021 uitgerold via een website en via een applicatie voor de smartphone zodat u de persoonlijke kluis overal kunt raadplegen. Wie dat wenst, kan nu al een kluis aanmaken via www.izimi.be, documenten opladen en zelfs al delen met familie of vrienden.
Vanaf begin volgend jaar wordt het mogelijk persoonlijke documenten vanuit het platform met een notaris te delen en kan de burger aangeven wat bij zijn overlijden moet gebeuren met de documenten in uw kluis. Dat laatste is niet onbelangrijk. Want door de erfgenamen bij overlijden toegang te geven tot de kluis kan die een belangrijke bron van informatie zijn en veel opzoekingswerk voorkomen.
‘Zo hoeven de erfgenamen niet uit te vissen wie de energieleverancier of de telecomprovider was, wie de eigenaar was van de woning waarin de overledene het laatst verbleef, hoe ze de huurder kunnen bereiken of waar ze belangrijke wachtwoorden kunnen terugvinden’, zegt Jan Sap, de directeur-generaal van Fednot.
De notarissen bieden Izimi aan als een gratis dienst voor elke Belg. Het opslaan en toevoegen van documenten in die digitale kluis is voor iedereen gratis tot 200 megabyte. Boven die drempel gaan, kan tegen een vergoeding. In de kluis zijn ook automatisch alle akten te raadplegen die de burger sinds 2014 voor een notaris heeft ondertekend. Waardoor een bezoek aan de notaris dan niet meer nodig is.
Met de dienstverlening willen de notarissen hun onafhankelijkheid uitspelen. ‘We onderscheiden ons van internetgiganten die allerhande persoonlijke data controleren in gigantische silo’s en van andere spelers die persoonlijke data benutten voor commerciële doeleinden’, zegt Sap. ‘We garanderen dat de documenten achter slot en grendel zitten en dat niemand er toegang toe krijgt. De burger behoudt ook de volledige controle over wat met zijn data gebeurt. Alleen hij beslist of hij de documenten in zijn kluis met anderen deelt, wanneer en met wie. Ook de notaris krijgt pas toegang tot één of meerdere documenten in de kluis na uitdrukkelijke toestemming van de burger.’
‘Om met Izimi gegevens uit te wisselen is geen e-mail nodig. Vanuit het platform kan de burger veilig berichten naar bijvoorbeeld zijn partner of een notaris sturen’, zegt Sap. ‘Dat is mogelijk omdat Fednot de jongste jaren al veel in de uitbouw van superveilige digitale netwerken heeft geïnvesteerd omdat de communicatie tussen een notaris en de burger meestal persoonlijk en privacygevoelig is.’
Klanten met een Plus-rekening kunnen een digitale kluis activeren waar ze hun belangrijke gegevens kunnen opslaan.
Niets is dan ook aan het toeval overgelaten. ‘De Izimi-applicatie werd uitvoerig getest door bekende spelers in de beveiligingswereld. De gegevens worden op drie verschillende locaties in België gehost, zodat ze altijd veilig zijn, wat op een van die plaatsen ook gebeurt.’
De versleuteling van de documenten is een ander cruciaal element in de beveiliging. Elk document wordt opgesplitst in kleinere fragmentjes die versleuteld worden. Al die fragmentjes worden over meerdere schijven verspreid. ‘Mocht iemand de toegang tot zo’n schijf bemachtigen, dan heeft hij nog geen toegang tot de documenten.’
Ten slotte voldoet ook de identificatieprocedure aan de strengste eisen. ‘Daarvoor gebruiken wij de beste oplossing in België, erkend door de federale authenticatiedienst’, luidt het.
Uiteraard heeft Izimi ook voordelen voor de notarissen. ‘Als de burger de digitale kluis consequent gebruikt, kan de notaris zijn dossier efficiënter voorbereiden. Wie van plan is in het huwelijksbootje te stappen, kan de nodige documenten via de kluis veilig en vlot aan een notaris bezorgen. De notaris kan dan het huwelijkscontract vlot voorbereiden en van meet af aan onderzoeken of er bijzondere aandachtspunten zijn.‘
Banken
Notarissen zijn niet de eerste partij die digitale kluizen beschikbaar stellen. Ook banken doen dat. De voorbije jaren zagen banken de vraag naar fysieke kluizen fors terugvallen. Een deel van de daling ligt aan het feit dat Belgen steeds meer kluizen in hun woning installeren.
Daarnaast groeit de behoefte aan digitale kluizen. Sommige banken, zoals Belfius, onderzoeken nog de mogelijkheden voor zo’n digitale kluis, maar enkele andere grootbanken bieden zo’n kluis al aan.
Bij KBC kan elke particuliere klant sinds vorig jaar zo’n kluis aanvragen. Op voorwaarde dat hij houder is van een Plus-rekening. ‘De klanten dienen de kluis zelf te activeren, maar kunnen er vervolgens al hun belangrijke gegevens in opslaan, zoals wachtwoorden, kredietkaartnummers, garantiebewijzen, diploma’s, enzovoort.’ De digitale kluis heeft per gebruiker geen maximumcapaciteit. Wel geldt een maximum van 10 megabyte per file. ‘Alleen de klant heeft toegang tot de kluis. Hij bepaalt welke gegevens hij met iemand anders wil delen. De inhoud van de digitale kluis is versleuteld’, zegt woordvoerder Pieter Kussé.
In 2019 raadpleegden 2.714.797 burgers MyMinFin.
BNP Paribas Fortis biedt een digitale kluis voorlopig alleen aan vermogende klanten aan. ‘Het gaat om klanten die tot het segment Private Banking en Wealth Management behoren’, zegt Hilde Junius, de woordvoerster van BNP Paribas Fortis.
De bank biedt bijvoorbeeld het platform PaxFamilia aan. ‘Met die tool kunnen ze in de eerste plaats een duidelijk en compleet vermogensoverzicht samenstellen op basis van de gegevens die ze zelf invoeren. Voorts bevat Pax Familia een digitale kluis voor akten, contracten, testamenten en andere belangrijke documenten. Klanten kunt er ook foto’s bewaren van hun juwelen en kunstwerken. Alle types van documenten (Excel, foto’s, pdf...) kunnen worden opgeladen, tot 2 gigabyte.’
Overheid
Veel persoonlijke documenten zijn ook in handen van de overheid. Die stelt almaar meer platformen ter beschikking waarop de burger kan zien welke persoonlijke documenten van hem beschikbaar zijn. Zo heeft elke Belg toegang tot meerdere kluizen. Het verschil met de kluizen van de banken of notarissen is dat u er niet zelf eender welk document kunt in opslaan.
Het federale platform Mypension.be bevat alle documenten die relevant zijn voor uw pensioen of uw aanvullend pensioen bij de werkgever. Op het platform mijngezondheid.belgie.be kunt u de samenvatting van uw medisch dossier bij de huisarts bekijken. De site Myminfin is de uitgebreidste. ‘In MyMinfin neemt de federale overheidsdienst Financiën alle documenten op die deel uitmaken van het dossier van de burger in zijn relatie tot de FOD Financiën’, zegt woordvoerder Francis Adyns. Hier vind je huwelijksakten, belastingaangiften, eigendomsbewijzen. ‘Elke burger die in het rijksregister is ingeschreven, heeft toegang tot MyMinfin. Er moet dus geen account gecreëerd worden. In 2019, raadpleegden 2.714.797 burgers MyMinfin’, zegt Adyns.
De databank wordt gevuld door linken met andere instanties. ‘Een document kan van notarissen komen, maar ook van andere bronnen. Oude documenten zijn niet opgenomen’, zegt Adyns.
Interessant is dat de burger in MyminFin ook meteen kan zien of de fiscus vanuit het buitenland informatie heeft ontvangen over een buitenlandse rekening of verzekering. ‘De CRS-documenten (Common Reporting Standards, de internationale gegevensuitwisseling, red.) zijn nagenoeg onmiddellijk na ontvangst beschikbaar in MyMinfin.’
Intussen werkt de Vlaamse overheid aan Mijn Burgerprofiel. ‘De bedoeling van het platform is een soort viewer te zijn van de documenten die de overheid van iemand verzamelt en hem de mogelijkheid geeft die overheidsdocumenten makkelijk met derden te delen’, zegt Goedele Van der Spiegel, programmamanager van Mijn Burgerprofiel. ‘Omdat het een Vlaams initiatief is, bevat dat platform vooral documenten uit domeinen waarvoor de bevoegdheid in Vlaanderen ligt. Bijvoorbeeld informatie over het groeipakket (de vroegere kinderbijslag, red.), studietoelagen, premieaanvragen bij verbouwingen, aanvragen voor een rijbewijs, premies voor gehandicapten, maar ook attesten van de burgerlijke stand. Elke burger kan zijn eigen profiel raadplegen.’
De bedoeling is dat burgerprofiel verder uit te bouwen. ‘In een volgende fase wordt het mogelijk zelf documenten op te laden’, zegt Van der Spiegel. Al zal het enkel gaan om informatie die voor de overheidsdiensten relevant is en is het niet de bedoeling er een kluis voor alle persoonlijke documenten van te maken.
