Van wagen tot kantoorbenodigdheden: zo optimaliseert u uw beroepskosten

Opgelet: kosten die uw werkgever of bedrijf terugbetaalt, mag u niet inbrengen als werkelijke beroepskosten. Dat geldt zowel voor de terugbetaling van specifieke kosten als voor forfaitaire kostenvergoedingen, zoals de thuiswerkvergoeding.

Gebruikt u iets deels privé en deels voor uw beroep, dan moet u die uitsplitsing maken en mag u alleen het beroepsgedeelte fiscaal inbrengen. Een overzicht van de belangrijkste kostenposten vindt u hierna.

1. Woon-werkverkeer

Voor werknemers die ver van het werk wonen, is het woon-werkverkeer een belangrijke kostenpost. Wat u fiscaal kunt inbrengen, hangt af van het transportmiddel. Gebruikt u verscheidene vervoersmiddelen, dan mag u de diverse aftreksystemen combineren. Opgelet: voor alle andere vervoersmiddelen dan uw auto moet u voor hetzelfde kostensysteem kiezen: ofwel het forfait per kilometer, ofwel de werkelijke kosten.

• Eigen wagen of deelwagen

Ook al bewijst u uw werkelijke beroepskosten, toch mag u voor uw woon-werkverkeer slechts 15 cent per kilometer inbrengen. Alleen het volledige bedrag aan intresten op een autolening kan daar nog bovenop komen. De berekeningsformule is 0,15 euro per kilometer x aantal kilometers van een enkel traject x het aantal trajecten per dag x het aantal werkdagen voor dat jaar. Er is geen kilometerbeperking per dag.

U hoeft niet noodzakelijk de kortste weg naar het werk te nemen. Het moet het ‘normale’ traject zijn, rekening houdend met de afstand, de verkeersdrukte, de aard van de weg en de duur van de verplaatsing. Als u bijvoorbeeld tijdens de middagpauze thuis gaat eten, mag u ook dat traject inbrengen. Een omweg om de kinderen naar school te brengen is een privéverplaatsing en telt dus níét mee.

De wagen moet niet noodzakelijk op uw naam zijn ingeschreven. Het kan ook gaan om die van de partner met wie u gehuwd bent of wettelijk samenwoont, of om de auto van uw ouders. Ook als u een deelwagen gebruikt – bijvoorbeeld via Cambio of Poppy – geldt dezelfde regeling.

• Bedrijfswagen

Ook als u kosteloos een bedrijfswagen – al dan niet met tankkaart – van uw werkgever of vennootschap ter beschikking krijgt, mag u 15 cent per kilometer inbrengen. Maar er is een plafond: de beroepskosten mogen nooit meer bedragen dan het belastbare voordeel van alle aard (het forfait waarop de belasting voor het privégebruik wordt berekend), verhoogd met een eventuele eigen bijdrage voor het privégebruik.

• Motor

Motorrijders mogen ook 15 cent per kilometer inbrengen, zij het geplafonneerd tot 100 kilometer per enkele rit. Daarbovenop kan het volledige bedrag aan financieringskosten komen.

Motards kunnen er ook voor kiezen om de werkelijke beroepskosten voor 100 procent in te brengen. Het gaat onder meer om de brandstofkosten, de verkeersbelasting, de verzekeringskosten, kosten voor onderhoud en herstelling, specifieke motorkledij, het motorslot en de koffer. De gebruikelijke afschrijvingstermijn voor een nieuwe motor bedraagt 5 jaar (3 jaar voor een tweedehands exemplaar); die voor de uitrusting 3 jaar.

• Openbaar vervoer

U hebt de keuze tussen enerzijds de werkelijke kosten van een abonnement voor trein, tram of bus en anderzijds een kostenforfait van 15 cent per kilometer, geplafonneerd tot 100 kilometer per enkele rit.

• (Bedrijfs)fiets

Wie met zijn eigen (elektrische) fiets, speedpedelec of met een deelfiets naar het werk gaat, heeft de keuze tussen een kostenforfait van 25 cent per kilometer (27 cent voor de belastingaangifte van volgend jaar) of de werkelijk gemaakte kosten. Die laatste omvatten onder meer onderhouds- en herstellingskosten, afschrijving van de fiets (minstens 3 jaar, doorgaans 5 jaar), een helm, fietskledij, (hand)schoenen, slot, financieringen en pechverhelping. Dat geldt ook voor een bedrijfsfiets die door uw werkgever of vennootschap ter beschikking wordt gesteld aan u, voor zover de werkgever niet instaat voor het onderhoud.

Weet dat een fietsvergoeding van 25 cent betaald door uw werkgever vrij van sociale en fiscale lasten blijft, zelfs als u uw werkelijke beroepskosten bewijst.

• Te voet

Als u naar het werk wandelt, mag u 15 cent per kilometer inbrengen. Eerder ongebruikelijk, maar ook hier kunt u ervoor kiezen om uw werkelijke kosten – zoals schoenen en een regenjas – voor 100 procent in te brengen.

• Taxi

Taxikosten zijn voor 75 procent aftrekbaar.

2. Professionele verplaatsingen

Rijdt u voor uw werk naar klanten, een vergadering buiten het kantoor of een externe opleiding? Ook voor professionele verplaatsingen tijdens de werkuren hangen de werkelijke beroepskosten af van het vervoermiddel.

• Eigen wagen

De intresten op een autolening en de kosten voor een laadstation voor een elektrische of hybride wagen zijn voor 100 procent aftrekbaar.

Voor de overige kosten hangt het aftrekpercentage af van de CO2-uitstoot van uw wagen. Denk maar aan de afschrijving van uw auto (doorgaans op vijf jaar), verzekeringspremie, brandstof- en onderhoudskosten, verkeersbelasting, parkingkosten, kosten voor de technische controle, carwash, huur of afschrijving van een staanplaats/garage, sleepkosten en pechverhelping.

Het aftrekpercentage wordt berekend volgens de formule: 120 procent – (0,5 procent x coëfficiënt x aantal gram CO2 per kilometer). De coëfficiënt bedraagt 1 voor voertuigen die alleen op diesel rijden, 0,90 voor voertuigen op aardgas met een fiscale pk van maximaal 12, en – ten slotte – 0,95 voor alle andere. Het berekende aftrekpercentage kan niet lager zijn dan 50 procent en niet hoger dan 100 procent. Dat hoogste percentage is er voor elektrische wagens. Op de algemene regel zijn er enkele uitzonderingen:

Voor auto’s waarvan de koop- of leaseovereenkomst vóór 1 januari 2018 werd getekend, blijft de aftrek minimaal 75 procent.

Voor hybride wagens – die een verbrandings- en elektrische motor combineren – maakt de fiscus een onderscheid tussen ‘echte’ en ‘valse’ hybrides. De CO2-uitstoot van die laatste is op papier doorgaans een stuk lager dan de werkelijke uitstoot, omdat de batterij vaak onvoldoende capaciteit heeft. Voor dergelijke valse hybrides die aangekocht, geleased of gehuurd zijn na 1 januari 2018 wordt gerekend met de CO2-uitstoot van het overeenstemmende model met uitsluitend een diesel- of benzinemotor. Bestaat er geen overeenstemmend voertuig, dan wordt de uitstootwaarde van de plug-inhybridewagen met 2,5 vermenigvuldigd.

Voor vervuilende wagens met een CO2-uitstoot van meer dan 200 gram per kilometer of waarvan de Dienst voor Inschrijvingen van Voertuigen (DIV) de CO2-uitstootgegevens niet kent, is het aftrekpercentage beperkt tot 40 procent, ongeacht de aanschafdatum.

De volgende jaren wordt de autofiscaliteit grondig hertekend. Vanaf 1 januari 2026 zullen alleen nog emissievrije wagens fiscaal aftrekbaar zijn. Voor auto’s met een verbrandingsmotor die aangekocht, gehuurd of geleased worden tussen 1 juli 2023 en 31 december 2025 geldt er een overgangsregeling. De aftrek wordt geleidelijk beperkt: tot 75 procent in het aanslagjaar 2026, 50 procent in het aanslagjaar 2027, 25 procent in 2028 en 0 procent in 2029.

Bovendien wordt voor hybride wagens, aangekocht sinds 1 januari 2023, de aftrek van de brandstofkosten beperkt tot 50 procent. De elektriciteitskosten blijven wel volledig aftrekbaar.

• Bedrijfswagen

Wie een bedrijfswagen met tankkaart heeft, mag geen autokosten voor professionele verplaatsingen inbrengen. Hebt u geen tankkaart, dan kunt u de brandstofkosten inbrengen.

• Motor, openbaar vervoer, (bedrijfs)fiets, deelfiets en te voet

De werkelijke kosten zijn volledig aftrekbaar als beroepskosten.

• Taxi

Taxikosten zijn voor 75 procent aftrekbaar.

3. Publiek laadstation

Eenmanszaken en vennootschappen die investeren in een publiek toegankelijk laadstation voor elektrische wagens hebben recht op een tijdelijk verhoogde aftrek. Voor investeringen tussen 1 september 2021 en 31 maart 2023 is er een verhoogd afschrijvingspercentage van 200 procent van het laadstation en de bijkomende kosten die samen met het laadstation worden afgeschreven (bekabeling, aanpassing elektriciteitskast…). Voor de investeringen tussen 1 april 2023 en 31 augustus 2024 wordt dat 150 procent.

Het laadstation moet wel aan enkele voorwaarden voldoen. De belangrijkste is dat het gaat om een laadpaal die publiek toegankelijk is: iedereen moet er kunnen laden. Voorts moet het gaan om een ‘intelligent’ station, dat digitaal gekoppeld is aan een beheersysteem dat de laadtijden en het laadvermogen aanstuurt. En de laadinfrastructuur moet lineair over minstens vijf belastbare tijdperken worden afgeschreven.

De kostenaftrek kan niet gecumuleerd worden met een investeringsaftrek.

Let op! Als u de uitgaven voor een laadstation inbrengt als werkelijke beroepskosten, kunt u voor dezelfde uitgaven geen belastingvermindering meer aanvragen. Wel kunnen de kosten worden opgesplitst, zodat een deel van de kosten als werkelijke beroepskosten wordt gezien, terwijl voor het overige deel een belastingvermindering kan worden aangevraagd.

4. Kantoorgebouw

Een (thuis)kantoor, winkel of bedrijfsgebouw is een beroepskost.

• Huurders brengen (een deel van) de betaalde huur in.
• Eigenaars kunnen (een deel van) de onroerende voorheffing, de gemeente- en provinciebelastingen en intresten van een hypothecaire lening inbrengen. De prijs van het gebouw mag over 33 jaar worden afgeschreven, de grond niet. Bijkomende kosten – zoals notariskosten, architectenhonoraria en registratiebelasting – mag u ofwel in één keer als aftrekbare beroepskosten opnemen, ofwel mee afschrijven met het gebouw.

Ook andere kosten die verband houden met het gebouw zijn beroepskosten. Denk aan de premies voor een brand- en diefstalverzekering, verwarming, elektriciteit, water en onderhoud.

Voor zelfstandigen en vrije beroepers is er voor specifieke beveiligingskosten een verhoogde aftrek van 120 procent.

Gebruikt u maar een deel van het gebouw professioneel? Er is een beperking in verhouding tot de oppervlakte. U moet dan de uitsplitsing maken tussen het privé- en het beroepsgedeelte. Ook voor een thuiskantoor kunt u kosten inbrengen.

5. Kantoorbenodigdheden

Kleine kantoorbenodigdheden, zoals papier, schrijfgerei, onderhoudsproducten, telefoon- en internetkosten… mag u integraal inbrengen, op voorwaarde dat ze verband houden met uw beroepsactiviteit.

Computers, software, smartphones en meubilair moet u afschrijven, doorgaans tegen een jaarlijks afschrijvingspercentage van 33 procent. Ook de kantoorbenodigdheden in een thuiskantoor kunt u fiscaal inbrengen.

6. Personeel

De kosten voor personeel, jobstudenten, een meewerkende echtgenoot enzovoort zijn 100 procent beroepskosten. Het gaat onder meer om bezoldigingen, sociale lasten, werkgeversbijdragen en -premies voor aanvullende verzekeringen, pensioenpremies en RSZ-bijdragen.

7. Honoraria en fiscaal advies

De honoraria van een advocaat, boekhouder of accountant mag u alleen inbrengen als er een link is met uw beroepsactiviteiten. U moet dus kunnen aantonen dat de kosten gedaan of gedragen zijn om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden. Het kan bijvoorbeeld gaan over uw boekhouding, loonfiches en administratie van uw socialezekerheidsverplichtingen.

Over de kosten voor fiscaal advies bestaat er discussie. Volgens minister van Financiën Vincent Van Peteghem (CD&V) zijn de kosten gerelateerd aan assistentie bij uw fiscale verplichtingen – zoals uw belastingaangifte invullen – niet aftrekbaar als beroepskosten. Hij stelt dat die kosten immers niet zijn gemaakt voor het verwerven of behouden van uw beroepsinkomsten. Maar is dat niet wat kort door de bocht? Uit recente rechtspraak blijkt dat als de kosten inherent zijn aan de uitoefening van de beroepswerkzaamheid, ze wél aftrekbaar kunnen zijn als beroepskosten.

8. Restaurant

Een zakendiner is voor 69 procent aftrekbaar.

9. Vakliteratuur

Alleen als er een rechtstreekse link is met uw beroep mag u de aankoop van boeken, tijdschriften, magazines… inbrengen. In de praktijk wordt de aftrek van kranten vaak verworpen.

10. Bijkomende opleiding

Ook om een bijkomende opleiding, studiereis, buitenlands congres en seminarie fiscaal in te brengen, is een link met uw huidige beroepsactiviteit vereist. Een opleiding die een carrièreswitch mogelijk maakt, zal de fiscus verwerpen.

11. Publiciteit

De kosten voor reclameartikelen zoals balpennen, aanstekers, agenda’s, kalenders… zijn in principe volledig aftrekbaar. Dat geldt ook voor sponsoringkosten, op voorwaarde dat u kunt aantonen dat die bijdragen tot de bloei van uw zaak. Abonnementen voor sportieve of culturele manifestaties zijn eveneens voor 100 procent aftrekbaar.

12. Receptiekosten of relatiegeschenken

Relatiegeschenken en receptiekosten voor de ontvangst van (potentiële) klanten, leveranciers, zakenrelaties en andere personen in uw lokalen of ergens anders (niet op restaurant) kunt u voor 50 procent inbrengen. Receptiekosten zijn bijvoorbeeld de kosten voor een traiteur, dranken en voedingswaren, bloemen, de afschrijving van de huur van de lokalen en meubilair en loon voor receptiepersoneel.

13. Specifieke beroepskledij

Specifieke beroepskledij, zoals een toga voor een advocaat, een verpleegstersschort, een veiligheidshelm of -schoenen, kunt u volledig inbrengen. Gewone stadskleding zal nooit worden aanvaard als beroepskost.

14. Verzekering gewaarborgd inkomen

Alleen het deel van de premie dat economische invaliditeit dekt, is een beroepskost. Bijkomende verzekeringen voor hospitalisatie of bijzondere diensten (ziekenvervoer, gezinshulp…) zijn niet aftrekbaar.

15. Lidgelden

Lidgelden van een beroepsvereniging, vakbondsbijdragen… zijn alleen beroepskosten als er een rechtstreekse link is met uw professionele activiteit. Het lidgeld van een serviceclub mag u niet inbrengen.

16. Huur tweede woning

Als uw werkgever u verplicht dichter bij het werk te gaan wonen, of als u er zelf voor kiest om zo een abnormaal lange en moeilijke dagelijkse pendel te vermijden, dan zijn de kosten voor dat tweede huis of appartement een beroepskost. Weet dat er hierover al veel geschillen met de fiscus voor de rechtbank zijn uitgevochten.