Haal meer voordeel uit uw werkelijke beroepskosten

Let op! Vermijd dubbel gebruik. Als bepaalde kosten door uw werkgever vergoed worden - als dusdanig of als onderdeel van een zogenaamde forfaitaire-kostenvergoeding, zoals in een ‘representatievergoeding’ - dan mag u die kosten niet nogmaals claimen als werkelijke beroepskosten.

Een overzicht van de 13 meest voorkomende beroepskosten.

1. Vervoer

De kosten voor het woon-werkverkeer en professionele verplaatsingen zijn voor velen de hoofdmoot van de beroepskosten. Wat u kunt inbrengen, hangt af van het vervoersmiddel.

→ Woon-werkverkeer met een (bedrijfs)wagen

Gaat u van en naar het werk met de auto? Ook al gaat het om werkelijke beroepskosten, toch moet u voor de dagelijkse pendel van en naar het werk een forfait van 15 cent per kilometer gebruiken. Alleen de intresten betaald op een autolening kunnen daar nog bovenop komen. Weet dat u niet noodzakelijk de eigenaar van de auto moet zijn: u mag ook achter het stuur kruipen van de auto van uw ouders of die van uw partner met wie u getrouwd bent of wettelijk samenwoont. U hoeft ook niet noodzakelijk de kortste weg naar het werk te nemen. Het moet de ‘normale’ weg zijn, rekening houdend met de afstand, de verkeersdrukte, de aard van de weg en de duur van de verplaatsing. Als u bijvoorbeeld tijdens de middagpauze thuis gaat eten, dan mag u ook dat traject meerekenen.

U berekent uw beroepskosten volgens de formule: 0,15 euro per kilometer x aantal kilometers van een enkel traject x het aantal werkdagen x het aantal trajecten per dag.

Ook wie kosteloos een bedrijfswagen van zijn werkgever of vennootschap ter beschikking krijgt, kan 15 cent per kilometer inbrengen voor zijn woon-werkverkeer. Maar er is een plafond: de beroepskosten mogen nooit meer bedragen dan het belastbare voordeel van alle aard (het forfait waar de belasting voor het privégebruik op wordt berekend), verhoogd met een eventuele eigen bijdrage voor het privégebruik.

→ Professionele verplaatsingen met een (bedrijfs)wagen

Voorbeelden van beroepsverplaatsingen zijn een rit naar een klant of externe opleidingen. Voor de kilometers gereden voor uw beroep hoeft u zich niet te beperken tot het forfait van 15 cent, maar mag u de werkelijke kosten inbrengen. Dat zijn onder meer de afschrijving (doorgaans op vijf jaar), brandstof- en onderhoudskosten, verkeersbelasting, parkingkosten, carwash, autostaanplaats en kosten voor pechverhelping.

Let op! Voor de aangifte van dit jaar is er gesleuteld aan de aftrek.

Voor kosten gemaakt tot eind 2017 - die u aangaf in uw belastingaangifte van vorig jaar - was het aftrekpercentage altijd 75 procent. Alleen betaalde intresten op een lening waren tot 100 procent aftrekbaar.

Voor uitgaven vanaf 1 januari 2018 is het aftrekpercentage gekoppeld aan de CO2-uitstoot van de wagen, naar analogie van de regeling in de vennootschapsbelasting. Daardoor kan het aftrekpercentage tussen 50 en 120 procent liggen. Wel is er voor wagens aangekocht vóór 1 januari 2018 een overgangsmaatregel: het aftrekpercentage bedraagt minstens 75 procent. De enige uitzondering op die aftrekbeperking zijn intresten op een autolening: die mag u voor 100 procent inbrengen.

Een elektrische auto is fiscaal interessant. U kan de kosten voor professionele verplaatsingen voor 120 procent aftrekken. Maar daar komt binnenkort verandering in: vanaf het aanslagjaar 2021 wordt het aftrekpercentage naar 100 procent teruggebracht.

Zit u achter het stuur van een bedrijfswagen die u kosteloos van uw werkgever of vennootschap ter beschikking krijgt, dan mag u geen autokosten voor professionele verplaatsingen inbrengen.

→ Motor

Zowel voor het woon-werkverkeer als voor beroepsverplaatsingen mag u alle kosten voor 100 procent inbrengen. Dat zijn onder meer de brandstofkosten, de belasting op inverkeerstelling, onderhoud en herstellingen tot zelfs een motorpak en -laarzen, helm, motorslot en koffer. De gebruikelijke afschrijvingstermijn voor een motor is vijf jaar, voor de uitrusting 3 jaar.

U mag ook kiezen voor een forfait van 15 cent per kilometer, geplafonneerd tot 100 kilometer per enkele rit.

→ Openbaar vervoer

Zowel de prijs van een trein-, tram- of busabonnement voor uw woon-werkverkeer als losse tickets voor professionele verplaatsingen zijn volledig aftrekbaar. Voor uw woon-werkverkeer kunt u ook opteren voor een forfait van 15 cent per kilometer, geplafonneerd tot 100 kilometer per enkele rit.

→ Carpooling

Rijdt u met een collega, buur, uw partner... naar het werk? U mag het forfait van 15 cent per kilometer inbrengen, maar wel met de beperking tot 100 kilometer per enkele rit. Een alternatief is dat u 75 procent van de kosten die u betaald heeft aan de chauffeur in rekening brengt. De voorwaarde is dat u de betaling kan aantonen. Keerzijde van de medaille is dat eventuele ontvangen vergoedingen van de werkgever niet langer vrijgesteld zijn.

Rijdt u met uw eigen wagen en maakt u een omweg om collega’s op te pikken? Voor die omweg mag u de werkelijke autokosten inbrengen, weliswaar beperkt tot 75 procent. Voor de overige kilometers blijft u recht hebben op 15 cent per kilometer.

→ Fiets

Rijdt u met uw fiets naar het werk? Voor uw woon-werkverkeer hebt u de keuze tussen een kostenforfait van 23 cent per kilometer of de werkelijk gemaakte kosten. Voor professionele verplaatsingen mag u de werkelijke kosten voor 100 procent inbrengen: denk aan de onderhouds- en herstellingskosten, afschrijving van de fiets (minstens drie jaar, doorgaans vijf jaar), een helm, fietskledij, (hand)schoenen, slot, financiering, pechverhelping...

→ Te voet

Als u naar het werk wandelt, mag u 15 cent per kilometer inbrengen, eveneens beperkt tot - de theoretische - afstand van 100 kilometer. Ook hier kan u er echter voor kiezen uw werkelijke kosten te bewijzen, waarbij u dan ook uw professionele kilometers mee kan opnemen. Voorbeelden zijn schoenen en een regenjas.

→ Taxi

Taxikosten zijn voor 75 procent aftrekbaar.

2. Kantoor

De kosten voor een kantoor kunnen in drie categorieën opgedeeld worden:

→ Het gebouw

Zowel een kantoor waarvan u eigenaar bent als een gehuurd kantoor kan u als beroepskosten inbrengen. Eigenaars kunnen (een deel van) de onroerende voorheffing, de gemeente- en provinciebelastingen en intresten van een hypothecaire lening inbrengen. De prijs van het gebouw mag over 33 jaar afgeschreven worden, de grond niet. Bijkomende kosten zoals notariskosten, architectenhonoraria en registratierechten mag u ofwel in één keer als aftrekbare beroepskosten opnemen ofwel mee afschrijven met het gebouw.

Huurders brengen (een deel van) de betaalde huur in. Als u (een deel van) uw woning inbrengt, moet de huurovereenkomst een professioneel gebruik toelaten.

Gebruikt u een deel van uw gezinswoning als kantoor? Bijvoorbeeld omdat u regelmatig thuis werkt of omdat u als leerkracht thuis uw lessen voorbereidt. Ook een deel van uw gezinswoning kunt u inbrengen als beroepskosten. U moet die kosten uitsplitsen in een privé- en een beroepsgedeelte, volgens de verhouding tussen de oppervlakte van uw kantoor en de totale bewoonbare oppervlakte van uw woning.

→ Kosten

Andere kosten die mogen ingebracht worden, zijn bijvoorbeeld premies voor een brand- en diefstalverzekering, verwarming, elektriciteit, water en onderhoud. Uiteraard op voorwaarde dat ze gerechtvaardigd zijn door uw activiteit. Voor specifieke beveiligingskosten is er een verhoogde aftrek van 120 procent. Ook hier is er een beperking in verhouding tot de oppervlakte.

→ Kantoorbenodigdheden

Kleine kantoorbenodigdheden, zoals papier, schrijfgerief, onderhoudsproducten, telefoon- en internetkosten... mag u integraal inbrengen. Computers, software, gsm’s en meubilair moet u afschrijven, doorgaans tegen een jaarlijks afschrijfpercentage van 33 procent.

3. Personeelskosten

Hebt u personeel of jobstudenten in dienst? Of betaalt u uw meewerkende echtgenoot? De betaalde lonen zijn beroepskosten, die u integraal mag inbrengen. Het gaat onder meer om bezoldigingen, sociale lasten, werkgeversbijdragen en -premies voor aanvullende verzekeringen, pensioenpremies en RSZ-bijdragen.

4. Honoraria

De honoraria van een fiscaal adviseur, boekhouder, accountant of advocaat mag u alleen inbrengen als er een link is met uw beroepsactiviteiten en u dus kan aantonen dat de kosten gedaan of gedragen zijn om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden.

5. Restaurant

Een zakendiner is maar voor 69 procent aftrekbaar.

6. Vakliteratuur

Alleen als er een direct verband is met uw beroep mag u de aankoop van boeken, tijdschriften, magazines... inbrengen. In de praktijk wordt de aftrek van kranten vaak verworpen.

7. Bijkomende opleiding

Een bijkomende opleiding, studiereis, buitenlands congres en seminarie kan u inbrengen, op voorwaarde dat er een link is met uw huidige beroepsactiviteit. Een opleiding die een carrièreswitch mogelijk maakt, zal de fiscus verwerpen.

8. Publiciteit

De kosten voor reclameartikelen, zoals balpennen, aanstekers, agenda’s, kalenders... zijn in principe volledig aftrekbaar. Dat geldt ook voor sponsoringkosten, op voorwaarde dat u kunt aantonen dat ze bijdragen tot de bloei van uw zaak. Abonnementen voor sportieve of culturele manifestaties zijn eveneens voor 100 procent aftrekbaar.

9. Receptiekosten

De kosten voor onthaal en receptie (traiteur, dranken...) of relatiegeschenken (wijn, pralines...) mag u maar voor de helft inbrengen.

10. Specifieke beroepskledij

Gewone stadskledij zal de fiscus nooit als beroepskosten aanvaarden. Alleen specifieke beroepskledij zoals een toga voor een advocaat, een verpleegstersschort, een veiligheidshelm of -schoenen kunt u inbrengen.

11. Verzekering gewaarborgd inkomen

Alleen het deel van de premie dat economische invaliditeit dekt, zijn beroepskosten. Bijkomende verzekeringen voor hospitalisatie of bijzondere diensten (ziekenvervoer, gezinshulp...) zijn niet aftrekbaar.

12. Lidgelden

Lidgelden van een beroepsvereniging, vakbondsbijdragen... zijn maar beroepskosten als er een directe band is met uw professionele activiteit. Het lidgeld van een serviceclub mag u niet inbrengen.

13. Huur tweede woning

Als uw werkgever u verplicht dichter bij het werk te wonen of u er zelf voor kiest om zo een abnormaal lange en moeilijke dagelijkse pendel te vermijden, dan zijn de kosten voor dat tweede verblijf beroepskosten. Maar daarover zijn al veel geschillen voor de rechtbank gebracht.

Een trend in de rechtspraak is dat dubbele kosten - zoals de huur van een tweede woning dichter bij uw werk in combinatie met leningskosten voor de gewoonlijke woonplaats - aftrekbaar zijn. Maar kosten die u maakt in de ene woning maar bespaart in de andere - omdat u daar niet aanwezig bent (zoals water, gas en elektriciteit) - mogen niet mee afgetrokken worden.