Sinds de coronacrisis werken we massaal (verplicht) van thuis. Dat brengt extra kosten met zich mee. Denk maar aan het inrichten van een thuiskantoor of hogere energiekosten. Vrij snel werd duidelijk dat de regeling rond de onkostenvergoeding niet helemaal gestroomlijnd was. Daarom stelde de belastingdienst een nieuwe omzendbrief op die de fiscale spelregels rond onkostenvergoedingen en het ter beschikking stellen van kantoorinrichting duidelijk maakt. Ook voor na de coronacrisis.
De fiscus spreekt niet alleen voor zichzelf, want ook de sociale zekerheid heeft zich met de inhoud akkoord verklaard.
Eén werkdag per week
Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis thuiswerken een forfaitaire kantoorvergoeding van maximaal 129,48 euro toekennen. Maar wat is ‘structureel en regelmatig’? Dat maakt de fiscus nu expliciet duidelijk. In de regel gaat het om het equivalent van één werkdag per week . Dat kan één volledige werkdag per week zijn, maar het kunnen ook twee halve werkdagen per week of meerdere dagen van een paar uur zijn die tijdens de normale arbeidstijd worden gepresteerd. De beoordeling daarvan gebeurt op maandbasis.
Tijdelijke verhoging
Voor de periode van begin april tot eind juni 2021 wordt het bedrag van de forfaitaire kantoorvergoeding tijdelijk verhoogd naar maximaal 144,31 euro. Als een werknemer deeltijds werkt, moet dat bedrag niet verminderd worden.
De thuiswerkvergoeding is alleen bedoeld voor ‘gewone’ werknemers. Bedrijfsleiders, ook als die in loondienst zijn en niet via een managementvennootschap werken, komen niet in aanmerking. De fiscus redeneert dat die genoeg andere mogelijkheden hebben om kosten rechtstreeks door de onderneming te laten dragen.
‘Ook buitenlandse kaderleden of werknemers die gedeeltelijk in het buitenland werken komen niet in aanmerking’, zegt Olivier Vanneste, partner bij KPMG. ‘Dat is opmerkelijk, omdat die werknemers evengoed van thuis uit kunnen werken en dezelfde kosten hebben als gewone werknemers. De omzendbrief stelt wel dat die werknemers opgenomen kunnen worden in een aanvraag bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen.’
Niet verplicht
Weet dat een werkgever niet verplicht is een thuiswerkvergoeding te geven. Doet hij dat wel, dan kan hij zelf bepalen of hij al dan niet het maximumbedrag geeft. De werkgever kan op basis van de personeelscategorie of de omstandigheden waarin het thuiswerk wordt georganiseerd een onderscheid maken in de toegekende kantoorvergoeding.
Voor ambtenaren is er een aparte regeling. Die krijgen op basis van een circulaire uit 2018 een thuiswerkvergoeding van 20 euro. Naar aanleiding van de coronacrisis werd die onlangs verdubbeld naar 40 euro. ‘De huidige circulaire van 26 februari 2021 en die van 14 juli 2020 heffen de circulaire betreffende de ambtenaren uit 2018 niet expliciet op’, zegt Sophie Tack, advocaat bij Loyens & Loeff. ‘We kunnen er dus van uitgaan dat de vergoeding van 40 euro onverkort blijft bestaan.’
Behalve de forfaitaire vergoeding kan een werkgever ook een tussenkomst van telkens 20 euro per maand geven voor het gebruik van een eigen internetverbinding en van een eigen pc als de werkgever die niet ter beschikking stelt. Ook voor andere accessoires zoals een printer of een tweede scherm kan telkens 5 euro worden gegeven, met een maximum van 10 euro. Die vergoeding kan niet worden gecumuleerd met de tussenkomst voor internet en het gebruik van de eigen pc. De fiscus maakt in zijn omzendbrief duidelijk dat die bedragen boven op de andere forfaitaire vergoeding voor kantoorbenodigdheden mogen komen.
Aanvankelijk werd aangenomen dat de aanschaf van bijvoorbeeld een ergonomische bureaustoel, een bureaulamp en een tweede scherm ook onder deze forfaitaire kantoorvergoeding vielen. Maar de circulaire van de fiscus maakt duidelijk dat die zaken nog apart mogen worden vergoed.
Geen duur design
- 129,48 euro (tijdelijk 144,31 euro) voor kantoorkosten (het gebruik van kantoorruimte, mappen en balpennen, elektriciteit en verwarming, koffie en versnaperingen...).
- 20 euro voor het gebruik van de eigen pc als de werkgever die niet ter beschikking stelt.
- 20 euro voor het gebruik van de eigen internetverbinding.
- 5 euro per gebruik van een eigen accessoire (zoals een printer of een tweede scherm) tot een maximum van 10 euro.
- Een billijk bedrag voor de aankoop door de werknemer van een bureaustoel, een lamp, een ladenblok...
Dat kan alleen als de werkgever dergelijk materiaal ook op de werkvloer ter beschikking stelt. ‘De vraag stelt zich hoe dat in de praktijk geïnterpreteerd kan worden’, zegt Vanneste. ‘Er worden enkele voorbeelden opgenomen in de circulaire. Bijvoorbeeld geen grote computerbeeldschermen die eerder bestemd zijn voor gaming en geen dure design bureaulampen. We raden aan om in elk geval een redelijk maximumprijs te zetten op alle meubilair en toestellen en geen designmeubilair in het aanbod op te nemen.’
De fiscus wijst er ook op dat de terugbetalingen van redelijkheid moeten getuigen. Dat betekent dat bijvoorbeeld niet wordt aanvaard dat jaarlijks de volledige kostprijs voor de aankoop van een bureaustoel wordt terugbetaald, terwijl de normale gebruiksduur ervan tien jaar is.
Een werkgever kan ook bureaumeubilair ter beschikking stellen van de werknemer thuis. In dat geval beschouwt de fiscus dat niet als een belastbaar voordeel van alle aard. Maar ook hier geldt dat men niet moet overdrijven. Een dure designtafel zal al snel in het vizier van de fiscus lopen. En alles wat boven de aanschafwaarde van doorsnee kantoormeubilair en informaticamateriaal uitkomt, zal worden belast als een voordeel van alle aard.
Als de werknemer bij vertrek of na afloop van het thuiswerk de goederen mag behouden, moet hij op de reële restwaarde van de investering belasting op het voordeel van alle aard betalen. ‘Ik verwacht dat er veel discussie zal ontstaan over wat de reële restwaarde van een bureaustoel of lamp is’, zegt Vanneste. ‘Het is ook niet eenvoudig om een bureaustoel zomaar terug te nemen De kosten van transport en onderhoud zijn veel te hoog.’
