Om de aanwerving van een eerste werkkracht voor zelfstandigen minder duur te maken, krijgen ze een korting op de werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid. Ook voor de tweede en derde werknemer is er een korting. Sinds 1 januari 2024 is het bedrag van die doelgroepvermindering verlaagd en geldt alleen nog een vermindering voor de eerste, tweede en derde werknemer, terwijl dat voordien voor de eerste zes medewerkers gold.
Die verlaging heeft geen impact op het aantal eerste aanwervingen, want in een jaar tijd is er een stijging met zo'n 2.000 aanvragen. In het eerste kwartaal van 2023 vroegen 68.993 werkgevers een RSZ-korting voor een eerste werknemer aan. In januari-maart van dit jaar waren er dat al bijna 71.000.
Om uw eerste werknemer in dienst te nemen, moet u veel administratie in orde brengen. U moet niet alleen een arbeidsovereenkomst opstellen, maar ook een arbeidsreglement, u moet zich aansluiten bij een aantal instanties en u mag niet vergeten een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten. Bij veel van die zaken kan een sociaal secretariaat u bijstaan, maar dat veroorzaakt extra kosten. Alles op een rij.
Voor de aanwerving van een eerste werknemer is er een vermindering van de sociale bijdragen van 3.100 euro per kwartaal voor de volledige tewerkstellingsperiode. U krijgt de korting dus voor onbepaalde duur. Voor een tweede werknemer krijgt u 13 kwartalen een korting van in totaal 13.750 euro. De RSZ-korting bedraagt maximaal 1.550 euro gedurende vijf kwartalen, 1.050 euro gedurende vier kwartalen en 450 euro gedurende de volgende vier kwartalen. U krijgt dus 13 kwartalen een korting, maar hoeft die niet achtereenvolgend in de eerste 13 kwartalen op te nemen. U kunt de vermindering gespreid opnemen in de loop van 20 kwartalen. Het startmoment is het kwartaal van de indiensttreding.
Voor de aanwerving van een derde werknemer bedraagt de RSZ-vermindering maximaal 11.250 euro. Ook hier wordt de korting verspreid over 13 kwartalen (1.050 euro gedurende negen kwartalen en 450 euro gedurende vier kwartalen), maar u hoeft ze niet aaneensluitend in de eerste 13 kwartalen op te nemen. U kunt de vermindering gespreid opnemen gedurende 20 kwartalen.
De korting geldt voor nieuwe werkgevers in de privésector. Om ze te krijgen, mag u twaalf maanden voorafgaand aan de indiensttreding geen werknemer in dienst hebben gehad. Voor gelegenheidswerknemers in de horeca, jobstudenten en flexi-jobbers krijgt u geen doelgroepvermindering. Zij worden ook niet in rekening gebracht om te bepalen of u al personeel had.
'Bij kwartaalprestaties van minstens 80 procent gelden de volledige kortingen', zegt Denolf. 'Komt de werknemer echter pas in de loop van het kwartaal in dienst of gaat hij net eerder uit dienst of betreft het een deeltijdse tewerkstelling? Dan gaat het over onvolledige kwartaalprestaties. Afhankelijk van de specifieke situatie kan de korting verminderen of volledig wegvallen.'
1. Bepaal wat voor werknemer u nodig hebt
U kunt kiezen om iemand vast in dienst te nemen, maar ook om iemand tijdelijk of voor een bepaalde opdracht aan te werven. Kiest u voor een vaste medewerker, dan komt die persoon bij u in loondienst werken voor een bepaald aantal uren per week.
Wilt u liever iemand die tijdelijk komt of die u flexibel kunt inzetten, dan kunt u een freelancer inzetten, maar als u aan bepaalde voorwaarden voldoet kunt u ook een flexi-jobber in dienst nemen. Dat kan niet in elke sector. U kunt ook gaan voor een voordelige student.
‘Flexi-jobbers zijn werknemers die al een hoofdjob hebben of gepensioneerd zijn en voordelig willen bijklussen in bepaalde sectoren’, zegt Lies Denolf van de hr-dienstverlener Liantis. ‘Ze moeten onder meer in het derde kwartaal voorafgaand aan het kwartaal van de flexi-job minstens 80 procent bij een of meerdere andere werkgevers gewerkt hebben. Die voorwaarde valt weg als de werknemer gepensioneerd is in het tweede kwartaal voorafgaand aan de flexi-job.’
In de horeca kunt u ook een gelegenheidswerknemer - ook een ‘extra’ genoemd - aannemen voor maximaal twee opeenvolgende dagen. In de land- en tuinbouwsector kunt u een seizoenswerknemer inschakelen en in de uitvaartsector kunt u ook voor een gelegenheidswerknemer kiezen.
2. Sluit aan bij de juiste instanties
Wie een medewerker in dienst wil nemen, moet zich aansluiten bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) en een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Die dienst ondersteunt bedrijven om de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van de werknemers te verzekeren.
Wie arbeiders in dienst neemt, moet zich verplicht aansluiten bij een vakantiefonds. Dat is nodig omdat arbeiders hun vakantiegeld via een vakantiefonds uitbetaald krijgen. Zodra u een eerste verklaring over het loon en de arbeidstijd bij de RSZ indient, bent u automatisch aangesloten bij het vakantiefonds van uw sector of bij de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie als er geen fonds van uw sector bestaat.
Het kan handig zijn u aan te sluiten bij een sociaal secretariaat. Dat is niet verplicht, maar het kan u wel helpen bij bepaalde zaken, zoals de loonberekening.
3. Sluit een arbeidsongevallenverzekering af
Elke werkgever moet een arbeidsongevallenverzekering afsluiten vanaf de eerste dag dat een medewerker in dienst gaat. Die verzekering vergoedt de medische kosten en het loonverlies bij een arbeidsongeval of bij een ongeval op weg van of naar het werk.
Vanaf uw eerste werknemer moet u een arbeidsreglement opstellen. Daarin staan alle rechten en plichten van de werkgever en de werknemer.
4. Stel een arbeidsreglement op
Vanaf uw eerste werknemer moet u een arbeidsreglement opstellen. Daarin staan alle rechten en plichten van de werkgever en de werknemer. Zo staan er de gegevens van de onderneming in, de arbeidsduur, de uurroosters, de jaarlijkse vakantie en informatie over vakantieaanvraag en -toekenning, de criteria die het loon bepalen en de wijze en het tijdstip van uitbetaling. Er moet ook instaan wat de redenen voor een ontslag om dringende reden kunnen zijn en wat de opzegtermijnen zijn.
In het arbeidsreglement moeten eventuele collectieve arbeidsovereenkomsten en akkoorden rond de arbeidsvoorwaarden vermeld worden. U moet het arbeidsreglement aan elke werknemer die in dienst komt bezorgen en laten ondertekenen voor ontvangst.
5. Maak een arbeidsovereenkomst en vergeet de Dimona-aangifte niet
Voor elke werknemer moet u een arbeidsovereenkomst afsluiten en moet u de tewerkstelling aangeven in een Dimona. Dat is het elektronische bericht waarmee een werkgever elke indiensttreding en uitdiensttreding van een werknemer aangeeft bij de RSZ.
De vermeldingen die in de arbeidsovereenkomst moeten staan, verschillen naargelang de soort overeenkomst. In een contract van bepaalde duur moet u zeker de begin- en de einddatum vermelden.
Voor jobstudenten moet u een geschreven studentenovereenkomst afsluiten. Daarin geeft u onder meer de arbeidsduur per dag en per week aan. Het aantal uren moet u mee aangeven in de Dimona die u indient voor de student. Voor flexi-jobbers moet vooraf een geschreven raamovereenkomst worden opgemaakt waarin u afspraken maakt, zoals het loon. ‘Via die raamovereenkomst spreken partijen af dat ze in de toekomst gaan samenwerken’, zegt Denolf. ‘Voor elke tewerkstelling moeten partijen dan nog een schriftelijke arbeidsovereenkomst aangaan. Gaat het om een tewerkstelling van één dag, dan is een mondelinge overeenkomst voldoende.’
Sinds 2018 werkt Sam Boddin als zelfstandig vastgoedfotograaf. In 2020 fuseerde hij en kwam in samenwerking met zijn vennoot Maarten Caubergh het bedrijf Brickshot tot stand. Naast een vaste freelancer besloten ze ook een vaste werknemer in dienst te nemen.
‘Het voordeel van een vaste medewerker is dat we zijn agenda volledig zelf kunnen invullen. Zo kunnen we onze klanten sneller helpen en hebben we als zaakvoerder meer tijd over voor andere zaken’, zegt Boddin. ‘We kunnen hem ook volledig opleiden zoals we het willen, waardoor we onze kwaliteit blijven garanderen.’
Iemand vinden vond Boddin relatief moeilijk. ‘Er kwamen veel reacties op onze vacature. We hebben veel sollicitanten gehad. Maar iemand vinden die goed werk levert, was niet makkelijk. Er waren veel sollicitanten die solliciteerden om te solliciteren. Velen waren niet echt geïnteresseerd of geschikt voor de job. We hebben van een 20-tal kandidaten maar vier personen voor een gesprek uitgenodigd. Het is belangrijk dat iemand niet alleen goede foto’s kan maken, maar ook zelfvertrouwen uitstraalt naar de klant toe en met ons klikt.’
Wanneer ze de geschikte kandidaat gevonden hadden, moest veel administratie in orde gebracht werden om die persoon te laten beginnen. ‘We hadden veel vragen. Wat zijn de verplichtingen van de werkgever? Welk loon geef je? Welke documenten moeten we in orde brengen?’ Daarvoor schakelden ze een sociaal secretariaat in. ‘Zonder hen was het niet duidelijk wat de stappen waren die je moest ondernemen. Ze hebben ons goed geholpen en we kunnen met al onze vragen bij hen terecht.’
6. Bepaal een correct loon
‘De meeste sectoren hebben baremalonen die minstens moeten worden toegekend’, zegt Denolf. ‘Heeft de sector geen baremalonen, dan moet de werkgever minstens het gewaarborgd minimumloon van de Nationale Arbeidsraad betalen.’
Ook aan studenten moet u het baremaloon betalen, tenzij sectorspecifieke studenten- of jongerenlonen van toepassing zijn. Een flexi-jobwerknemer ontvangt vanaf 2024 minstens het baremaloon. In de horeca mag nog een minimumloon toegepast worden van 11,41 euro per uur.
7. Hou rekening met de loonkosten
Behalve het brutoloon betaalt u ook nog een werkgeversbijdrage aan de sociale zekerheid per werknemer. Voor een gewone werknemer is die bijdrage 24,92 procent van het loon. Dit is een basisbijdrage die nog vermeerderd wordt met bijzondere bijdragen, zoals de loonmatigingsbijdrage. Werknemers betalen op het brutoloon dat ze krijgen zelf nog een socialezekerheidsbijdrage van 13,07 procent en de bedrijfsvoorheffing.
Voor een flexi-jobwerknemer betaalt de werkgever een bijdrage van 28 procent op het flexi-loon. Voor studenten met solidariteitsbijdrage (van 2,71% voor wie maximaal 600 uur per jaar werkt) ligt de werkgeversbijdrage op 5,43 procent in het eerste en tweede kwartaal en op 5,42 procent in het derde en vierde kwartaal.
Een werkgever moet een gewaarborgd loon betalen tijdens de eerste 30 dagen van elke ziekteperiode.
8. Bied uw werknemer ook extralegale voordelen aan
Behalve een loon kunt u uw werknemers ook met extralegale voordelen belonen. Die zijn interessanter dan een brutoloon omdat u slechts op sommige van die voordelen socialezekerheidsbijdragen en belastingen betaalt. Sommige kunt u bovendien fiscaal inbrengen als aftrekbare kosten.
Het bekendste extralegale voordeel zijn de maaltijdcheques. Andere opties zijn ecocheques, een bedrijfswagen, een fietsvergoeding, een netto onkostenvergoeding, een groepsverzekering of een hospitalisatieverzekering.
9. Betaal uw werknemer door bij ziekte
Een werkgever moet een gewaarborgd loon betalen tijdens de eerste 30 dagen van elke ziekteperiode. 'Als de werkgever binnen de 14 dagen na het einde van een ziekteperiode hervalt, wordt geen nieuwe ziekteperiode gestart en betaalt de werkgever het gewaarborgd loon van de eerdere ziekteperiode verder uit', zegt Denolf.
Voor arbeiders geldt een anciënniteitsvoorwaarde van een maand. Die geldt ook voor bedienden met een contract voor bepaalde duur of een bepaald werk van minder dan drie maanden. Na de periode die gedekt is door het gewaarborgd loon ontvangt de werknemer een uitkering van het ziekenfonds. Personen die niet vast in dienst zijn, zoals flexi-jobbers of jobstudenten, moet u niet uitbetalen bij ziekte.
10. Stel het juiste werkmateriaal ter beschikking
Elke werkgever is verplicht in het nodige te voorzien zodat de medewerker zijn werk naar behoren kan uitvoeren. ‘Dat gaat bijvoorbeeld over een laptop of bij een bouwarbeider over het nodige gereedschap’, zegt Sylvia Vanden Avenne, arbeidsarts en experte preventie en welzijn bij Liantis. Een werkgever moet bovendien garanderen dat de arbeid in veilige en gezonde omstandigheden kan worden verricht.
Elien Buyse baat al anderhalf jaar haar bed and breakfast B&B Yasmine uit in het centrum van Brugge. Dat deed ze tot nu alleen. Vorige week nam ze een medewerker aan die haar 30 uur per week komt helpen.
‘De B&B is zeven dagen op zeven open en aangezien ik alles alleen deed, was mijn balans tussen werk en gezin niet zo goed’, zegt Buyse. ‘Ik zocht een oplossing en overwoog om af en toe een weekend te sluiten, maar dat is niet handig voor een B&B. Ik merkte samen met mijn boekhouder dat er financieel ruimte was om een extra iemand aan te nemen. Ik ben er dus voor gegaan.’
Buyse vond iemand die ervaring had en waarmee het meteen klikte. ‘Ik hoop dat dit mij meer levenskwaliteit geeft’, zegt ze. ‘De aanwerving ging heel vlot. Dankzij de begeleiding van een sociaal secretariaat was alles in een week in orde en kon mijn nieuwe werkkracht meteen beginnen. Van het arbeidscontract tot het arbeidsreglement en het loonvoorstel, alles werd door het sociaal secretariaat gedaan. Ook van de RSZ-korting moet ik mij niets aantrekken, dat wordt allemaal automatisch geregeld.’
Buyse koos een vaste medewerker omdat ze op iemand wil kunnen rekenen. ‘Als je een flexi-jobber of een jobstudent aanneemt, is dat waarschijnlijk minder regelmatig. Ik vind het leuk dat het een vast personeelslid is. Zo kan ik haar opleiden en kunnen we de taken goed verdelen. Na verloop van tijd gaan we goed op elkaar ingespeeld zijn en gaat hopelijk alles vanzelf lopen.’
