Sinds kort hebben belastingplichtigen die een fout maken in hun belastingaangifte automatisch een belastingverhoging van 10 procent aan hun broek. Kmo’s of zelfstandigen kunnen die aanvechten door aan te tonen dat ze te goeder trouw handelen, maar de aanpak zit veel ondernemers hoog.
De ondernemersorganisatie Unizo, haar Franstalige tegenhanger UCM en het Instituut voor Accountants ITAA doen gezamenlijk hun beklag erover. ‘Ondernemers die te goeder trouw hun belastingaangifte indienen maar door ons complex belastingsysteem een fout maken, krijgen systematisch een belastingverhoging. Dat is schandelijk’, zegt Julie Leroy, fiscaal adviseur bij Unizo.
Maar vaak gaat het verder dan dat. Het gebeurt geregeld dat een controle niet beperkt blijft tot een vraag om inlichtingen en een bericht van wijziging. Af en toe komt de fiscus langs in uw zaak of bij u thuis, en dat kan onaangekondigd zijn. Vorig jaar werden zo’n 50.000 kleine en middelgrote ondernemers gecontroleerd, wat tot ruim 1 miljard euro aan inkomstenverhogingen leidde.
Hoe gaat de fiscus te werk bij een belastingcontrole?
De fiscus maakt almaar vaker gebruik van datamining, een technologie die fouten en afwijkende patronen in de aangiftes via de computer opspoort. Dat luidt meestal de start in van een fiscale controle.
‘Vroeger gebeurde het vaak dat belastingcontroleurs langskwamen om inzage te krijgen in uw boekhouding. Maar sinds corona wordt gewoonlijk de volledige boekhouding opgevraagd, als die elektronisch wordt bijgehouden. Voor cliënten is dat vaak ingrijpend, maar er zijn niet veel mogelijkheden om u daartegen te verzetten’, zegt Filip Soetaert, advocaat in fiscale zaken bij KPMG Law.
Nadat de boekhouding is onderzocht, worden vaak bijkomende vragen gesteld via ‘een vraag om inlichtingen’. Als de belastingcontroleur het voornemen heeft om de gegevens van uw aangifte te wijzigen, stuurt de fiscus een bericht van wijziging op, waarop u kan antwoorden.
‘Het bericht van wijziging zou het begin van een dialoog moeten zijn tussen de fiscus en de zelfstandige ondernemer’, zegt Soetaert. ‘Maar dat is niet altijd zo. Het komt meermaals voor dat er niet veel tijd is om te onderhandelen met de fiscus omdat het bericht van wijziging op het einde van de onderzoekstermijn wordt verstuurd. En dan volgt al snel de beslissing tot taxeren en de belastingaanslag.’
Dat komt neer op een belastingverhoging van 10 procent, als de niet-aangegeven inkomsten hoger dan 2.500 euro zijn. De verhoging kan wegvallen als sprake is van goede trouw. Vanaf een tweede inbreuk wordt de belastingverhoging van 10 procent sowieso toegepast, bij een derde inbreuk gaat het percentage de hoogte in.
Ook al is het opvragen van de boekhouding de meest gebruikte manier van controleren, toch gebeurt het dat de fiscus in uw zaak of uw privéwoning langskomt. Dat kan aangekondigd of onaangekondigd zijn. ‘Als er bijvoorbeeld vermoedens van fraude zijn, kan het gebeuren dat de belastingcontroleurs onverwacht langskomen’, zegt Leroy. Dat mag alleen tussen 5 en 21 uur. Daarvoor heeft de fiscus ook een machtiging nodig van de politierechter.
Kan u uw medewerking weigeren?
‘Als belastingplichtige bent u principieel verplicht mee te werken aan het onderzoek. Als u gevraagd wordt om de belastingcontroleur toegang te verlenen, een kast te openen, een kopie van de computerserver te bezorgen of uw laptop te openen, dan bent u daartoe verplicht.’
Als belastingplichtige bent u principieel verplicht mee te werken aan het fiscaal onderzoek. Maar volgens advocaten hebt u wel de keuze om niet mee te werken.
Maar volgens Soetaert hebt u wel de keuze om niet mee te werken. ‘Dat is het verschil met een huiszoeking die in opdracht gebeurt van een onderzoeksrechter. Dan hebt u zo goed als geen rechten.’ In dat geval kunnen kasten en brandkoffers die op slot zijn, worden opengebroken. Bij een fiscale controle kan dat niet.
Als u ervoor kiest niet mee te werken aan het fiscaal onderzoek, stelt u zich wel bloot aan administratieve sancties. ‘Maar vaak liggen de bedragen beduidend lager dan wat u riskeert aan aanvullende belastingen en belastingverhogingen.’
Om te vermijden dat almaar meer belastingplichtigen weigeren mee te werken, heeft de fiscus sinds eind 2022 een nieuw wapen in handen. ‘De belastingcontroleur kan naar de rechter stappen en de belastingplichtige verplichten zijn medewerking te verlenen op straffe van dwangsommen. Dat is een heel krachtig wapen’, zegt Soetaert.
Hij wijst erop dat het af en toe gebeurt dat de belastingcontroleurs samen met de sociale inspectie optreden, bijvoorbeeld in een onderzoek naar zwartwerk. In dat geval is zich verzetten minder evident. ‘Als u het onderzoek van de sociale inspectie verhindert, kan dat gekwalificeerd worden als het verhinderen van toezicht en bestraft worden met de hoogste sanctie’, zegt Soetaert. Daarom is het van belang te weten wie er aanwezig is tijdens de fiscale controle. ‘U moet altijd het aanstellingsbewijs opvragen, zodat u weet wie er voor u staat.’
Hoe kan u zich voorbereiden?
‘Hou tijdens een fiscale controle altijd het stuur in handen’, zegt Soetaert. ‘Laat niet toe dat de controleurs in uw computer kijken, dat ze kasten openen en een selectie maken van kaften. Handel zelf als om informatie wordt gevraagd.’
Het is als zaakvoerder van belang te weten hoe ver de belastingcontroleurs kunnen gaan. ‘Stel, de ambtenaren houden zich niet aan de regels, breken een brandkoffer open en vinden er bewijzen van fraude. Als u zich niet hebt verzet of als u toestemming hebt verleend, kan de rechter de onrechtmatig verkregen bewijzen tegen u gebruiken. Daarom is het belangrijk om constructief aan te geven hoe ver de ambtenaren kunnen gaan.’
Stel, de ambtenaren houden zich niet aan de regels, breken een brandkoffer open en vinden er bewijzen van fraude. Als u zich niet hebt verzet of als u toestemming hebt verleend, kan de rechter de onrechtmatig verkregen bewijzen tegen u gebruiken.
Advocatenkantoren hebben draaiboeken voor hun cliënten opdat ze zouden weten hoe te handelen bij een fiscale controle. ‘Dat geldt voor magazijniers tot onthaalbedienden. Zij moeten allemaal weten hoe ze moeten reageren als er controleurs over de vloer komen’, zegt Soetaert.
Zo wordt meestal gesuggereerd om de belastingcontroleurs te ontvangen in een ruimte waar geen computers of kasten aanwezig zijn. Vaak wordt ook aangeraden om in het arbeidsreglement op te nemen dat personeelsleden de controleurs niet te woord mogen staan. ‘Zo vermijd je spontane antwoorden van werknemers, die vaak niet weten wat ze kunnen zeggen en wat niet’, aldus Soetaert.
Welke documenten moet u bewaren?
U dient uw volledige boekhouding gedurende tien jaar bij te houden. Het gaat om onder meer de balans, de resultatenrekening, de beslissingen van de algemene vergadering en het aandeelhoudersregister.
Verder moet u alle documenten die noodzakelijk zijn om uw belastbaar inkomen te bepalen tien jaar bijhouden. Het gaat onder andere over loonfiches, de bewijsstukken van de boekingen, aankoopfacturen, verkoopfacturen, offertes, overeenkomsten, bestelbonnen, leveringsbonnen, vervoersdocumenten, bankrekeninguittreksels en vrachtbrieven.
Ook voor de btw-administratie dient u alle facturen en andere documenten tien jaar te bewaren.
Kan de fiscus uw bankrekening inkijken?
Als er vermoedens van fiscale fraude zijn of als de fiscus achterstallige belastingen wil innen, kunnen belastingambtenaren uw bankrekening inkijken. Sinds 2014 zijn de banken en de verzekeraars verplicht alle bankrekeningen en financiële contracten van hun cliënten door te spelen aan het Centraal Aanspreekpunt (CAP), dat gecoördineerd wordt bij de Nationale Bank. Daar kan de fiscus het saldo en de uitstaande bedragen op uw rekeningen en in de contracten bekijken. Dat gebeurt enkele tienduizenden keer per jaar. Banken en verzekeraars zijn verplicht die informatie met een vaste frequentie door te spelen, waardoor de fiscus de evolutie van uw vermogen kan volgen.
Bij indicaties van fraude kan de fiscus ook, na een kennisgeving aan de belastingplichtige, rechtstreeks de financiële instellingen bevragen en een zicht krijgen op financiële transacties en tegoeden.
Hoe ver kan de fiscus in de tijd teruggaan?
Bij een fiscale controle gelden verjaringstermijnen. Dat betekent dat de fiscus niet oneindig kan teruggaan in de tijd. Er geldt een gewone verjaringstermijn van drie jaar, wat inhoudt dat overtredingen die daarvoor gebeurden niet meer kunnen worden bestraft. Bij vermoedens van fraude geldt een verjaringstermijn van tien jaar.
