LOTUS BAKERIES NV - OPROEPING GEWONE ALGEMENE VERGADERING

De raad van bestuur heeft het genoegen de aandeelhouders van Lotus Bakeries NV uit te nodigen tot deelname aan de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden op dinsdag 13 mei 2025 om 10.00 uur in de zaal ‘The Plectrum’ te Amelia Earhartlaan 6, 9051 Sint-Denijs-Westrem, België, met parkeergelegenheid voorzien op Parking C van Flanders Expo, Louis Blériotlaan, 9051 Sint-Denijs-Westrem en met volgende agenda:

I. De agenda en voorstellen tot besluit

1. Kennisname en bespreking van het jaarverslag en het geconsolideerde jaarverslag van de raad van bestuur met betrekking tot de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

2. Kennisname en bespreking van het controleverslag en het geconsolideerde controleverslag van de commissaris met betrekking tot de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

3. Kennisname en goedkeuring van de jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2024, met inbegrip van de bestemming van het resultaat inclusief de goedkeuring van het brutodividend van 76 EUR per aandeel.

Voorstel van besluit:

“De gewone algemene vergadering besluit om de jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2024 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het resultaat inclusief de goedkeuring van het brutodividend van 76 EUR per aandeel.”

4. Kennisname en bespreking van de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap over het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

5. Kennisname en goedkeuring van het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

Voorstel van besluit:

“De gewone algemene vergadering besluit om het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2024 goed te keuren.”

6. Kennisname en goedkeuring van het remuneratiebeleid voor de leden van de raad van bestuur en de leden van het uitvoerend management.

Voorstel van besluit:

“De gewone algemene vergadering besluit om het remuneratiebeleid voor de leden van de raad van bestuur en de leden van het uitvoerend management, zoals gepubliceerd op de website van Lotus Bakeries (https://www.lotusbakeries.com/shareholders-meeting), aan te nemen.”

7. Kwijting aan de bestuurders.

Voorstel van besluit:

“De gewone algemene vergadering besluit om, bij afzonderlijke stemming, kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.” 

8. Kwijting aan de commissaris.

Voorstel van besluit:

"De gewone algemene vergadering besluit om kwijting te verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.”

9. Kennisname einde van het bestuurdersmandaat en goedkeuring tot verlenging van het bestuursmandaat voor een termijn van vier jaar van Vasticom BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Jan Vander Stichele, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en vaststelling bezoldiging. Alle relevante informatie met betrekking tot de professionele kwalificaties van de kandidaat, alsook een lijst van de functies die de kandidaat reeds vervult, zijn gepubliceerd op de website van de vennootschap.

Voorstel van besluit:

“De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van Vasticom BV, met ondernemingsnummer 0551.837.750 vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Jan Vander Stichele, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en besluit, op voorstel van de raad van bestuur daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2029. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid.” 

10. Kennisname einde van het bestuurdersmandaat van Mercuur Consult BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Jan Boone, ingevolge haar ontbinding dewelke heeft plaatsgevonden op 30 september 2024.  In dit licht heeft de raad van bestuur besloten om, conform artikel 13 van de statuten, voorlopig in de vacature te voorzien en werd Stephenson NV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Jan Boone, gecoöpteerd als bestuurder. Bevestiging van deze coöptatie en goedkeuring tot verlenging van het bestuursmandaat voor een termijn van vier jaar, als uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en vaststelling bezoldiging. Alle relevante informatie met betrekking tot de professionele kwalificaties van de kandidaat, alsook een lijst van de functies die de kandidaat reeds vervult, zijn gepubliceerd op de website van de vennootschap.

Voorstel van besluit:

“De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van Mercuur Consult BV, met ondernemingsnummer 0478.305.614 vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Jan Boone. De gewone algemene vergadering besluit, op voorstel van de raad van bestuur, daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot bevestiging van de benoeming van Stephenson NV, met als ondernemingsnummer 0886.036.602, vertegenwoordigd door haar vast vertegenwoordiger Jan Boone als uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en besluit, op voorstel van de raad van bestuur daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2029. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid.”

11. Kennisname einde van het bestuurdersmandaat en goedkeuring tot verlenging van het bestuursmandaat voor een termijn van vier jaar van de heer Anton Stevens, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en vaststelling bezoldiging. Alle relevante informatie met betrekking tot de professionele kwalificaties van de kandidaat, alsook een lijst van de functies die de kandidaat reeds vervult, zijn gepubliceerd op de website van de vennootschap.

Voorstel van besluit:

“De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van de heer Anton Stevens, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en besluit, op voorstel van de raad van bestuur daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2029. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid.”

12. Kennisname einde van het bestuurdersmandaat en goedkeuring tot verlenging van het bestuursmandaat voor een termijn van vier jaar van Palumi BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger, de heer Peter Bossaert, als onafhankelijk bestuurder van de vennootschap, en vaststelling bezoldiging. Alle relevante informatie met betrekking tot de professionele kwalificaties van de kandidaat, alsook een lijst van de functies die de kandidaat reeds vervult, zijn gepubliceerd op de website van de vennootschap.

Voorstel van besluit:

“De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van Palumi BV, met ondernemingsnummer 0697.700.511 vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Peter Bossaert, als onafhankelijk bestuurder van de vennootschap, en besluit, op voorstel van de raad van bestuur daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2029. De gewone algemene vergadering erkent dat, op basis van de voor de vennootschap beschikbare informatie, Palumi BV en de heer Peter Bossaert voldoen aan de onafhankelijkheidscriteria van artikel 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020 en artikel 7:87, §1, eerste lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid.”

13. Kennisname einde van het bestuurdersmandaat en goedkeuring tot verlenging van het bestuursmandaat voor een termijn van vier jaar van Benoit Graulich BV, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Benoit Graulich, als niet-uitvoerend bestuurder van de vennootschap, en vaststelling bezoldiging. Alle relevante informatie met betrekking tot de professionele kwalificaties van de kandidaat, alsook een lijst van de functies die de kandidaat reeds vervult, zijn gepubliceerd op de website van de vennootschap.

Voorstel van besluit:

“De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het bestuursmandaat van Benoit Graulich BV, met ondernemingsnummer 0472.527.877 vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Benoit Graulich, en besluit, op voorstel van de raad van bestuur daarin bijgestaan door het remuneratie- en benoemingscomité, tot herbenoeming als niet-uitvoerend bestuurder voor een mandaat van vier jaar dat zal eindigen onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van 2029. De bestuurder zal hiervoor een jaarlijkse vergoeding ontvangen overeenkomstig het goedgekeurde remuneratiebeleid.”

14. Ratificering van de benoeming als commissaris voor de assurance opdracht over de geconsolideerde duurzaamheidsrapportering voor het boekjaar eindigend op 31 december 2024.

Voorstel van besluit

Voor zover als nodig, ratificeert de algemene vergadering:

(i) de benoeming van de commissaris PwC Bedrijfsrevisoren BV, met maatschappelijke zetel te 1831 Diegem, Culliganlaan 5, vast vertegenwoordigd door Lien Winne BV met als vaste vertegenwoordiger Lien Winne, bedrijfsrevisor, voor de opdracht van limited assurance over de duurzaamheidsinformatie van de vennootschap voor het boekjaar eindigend op 31 december 2024.

(ii) de vergoeding van EUR 105.000 (plus BTW, onkosten, bijdrage IBR en forfaitaire onkostenvergoeding voor technologie en compliance kosten) voor deze opdracht.”

15. Kennisname van het einde van het mandaat van de huidige commissaris en benoeming van nieuwe commissaris en vaststelling van bezoldiging.

Voorstel van besluit:

“De gewone algemene vergadering neemt kennis van het einde van het mandaat van PwC Bedrijfsrevisoren BV en het bereiken van de maximumtermijn gedurende dewelke PwC Bedrijfsrevisoren BV als auditkantoor wettelijke controlediensten aan de vennootschap kan verlenen en besluit om, op voorstel van de raad van bestuur, op gunstig advies van het auditcomité, Deloitte Bedrijfsrevisoren BV, met zetel te 1930 Zaventem, Luchthaven Nationaal 1 J, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0429.053.863 te benoemen als commissaris belast met de wettelijke controle op de jaarrekening en de assurance van duurzaamheidsinformatie voor een termijn van drie jaar. Deze vennootschap heeft dhr. Kurt Dehoorne, bedrijfsrevisor, aangeduid als vertegenwoordiger die gemachtigd is haar te vertegenwoordigen en die belast wordt met de uitoefening van het mandaat in naam en voor rekening van de BV. Het mandaat vervalt na de gewone algemene vergadering die de jaarrekening per 31 december 2027 dient goed te keuren. De vergoeding voor deze opdracht bedraagt 175.000 EUR per jaar (exclusief  BTW, onkosten en bijdrage IBR) onder voorbehoud van jaarlijkse aanpassingen in functie van de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen of zoals overeengekomen tussen partijen. Deze vergoeding omvat de audit van de statutaire jaarrekening, de geconsolideerde jaarrekening, de opdracht van assurance van duurzaamheidsinformatie en de beoordeling van de halfjaarcijfers van de vennootschap (statutair en geconsolideerd).

De globale jaarlijkse erelonen van de commissaris en zijn netwerk voor de hierboven genoemde controle activiteiten tesamen met de controle activiteiten op het niveau van de dochterondernemingen worden vastgesteld op 625.000  EUR (exclusief BTW, onkosten en bijdrage IBR) onder voorbehoud van jaarlijkse aanpassingen in functie van de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen of zoals overeengekomen tussen partijen.”

16. Delegatie van bevoegdheden.

Voorstel van besluit

“De algemene vergadering verleent volmacht aan ieder lid van de raad van bestuur, evenals aan Mevr. Brechtje Haan, woonplaats kiezend op de zetel van de vennootschap voor deze doeleinden, ieder alleen handelend en met macht van indeplaatsstelling, om alle documenten, instrumenten, handelingen en formaliteiten (op) te stellen, uit te voeren en te ondertekenen en om alle nodige en nuttige instructies te geven om de voorgaande besluiten te implementeren, evenals om de formaliteiten te vervullen met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen.”

II. Registratie en deelname

Gelieve ermee rekening te houden dat Lotus Bakeries wijzigingen die een impact hebben op de praktische organisatie van de algemene vergadering kan openbaar maken op haar website www.lotusbakeries.com

Enkel personen die cumulatief voldoen aan de twee voorwaarden vermeld onder punten A en B infra, zijn gerechtigd om aan de algemene vergadering deel te nemen en hun stem uit te brengen. We waarderen uw begrip dat we tijdens de algemene vergadering geen extra personen kunnen toestaan.

A. Registratie

 De aandeelhouder moet kunnen aantonen dat hij uiterlijk op dinsdag 29 april 2025 om 24.00 uur (Belgische Tijd) (= “Registratiedatum”) in het bezit was van het aantal aandelen waarmee hij wenst deel te nemen aan de algemene vergadering

- Voor de houders van aandelen op naam: de registratie zal worden vastgesteld door de inschrijving van de aandelen op naam van de aandeelhouder, in het register van aandelen van Lotus Bakeries NV uiterlijk op de Registratiedatum.

- Voor de houders van gedematerialiseerde aandelen: de registratie zal worden vastgesteld door de inschrijving van de gedematerialiseerde aandelen, op naam van de aandeelhouder, in de rekeningen van een erkend rekeninghouder of een vereffeningsinstelling uiterlijk op de Registratiedatum.

B.  Bevestiging van deelname

 Uiterlijk op woensdag 7 mei 2025 om 24.00 uur

Elke aandeelhouder dient, al dan niet door tussenkomst van zijn financiële tussenpersoon, zijn voornemen om de algemene vergadering bij te wonen en het aantal aandelen waarmee hij aan de stemming wenst deel te nemen, te bevestigen aan de vennootschap voor 7 mei 2025 om 24.00 uur.

De kennisgeving moet uiterlijk op 7 mei 2025 om 24.00 uur bij Lotus Bakeries toekomen via het Lumi Connect platform (www.lumiconnect.com). Een handleiding is beschikbaar op het Lumi Connect platform.

- De houders van aandelen op naam zullen hiertoe per e-mail een persoonlijke uitnodiging met instructies ontvangen. Aandeelhouders waarvan Lotus Bakeries NV niet over een e-mail adres beschikt, zullen hiertoe uitgenodigd worden per post.

- De houders van gedematerialiseerde aandelen kunnen dit rechtstreeks doen op het Lumi Connect platform of door tussenkomst van een financiële tussenpersoon handelend in opdracht van de aandeelhouder.

De vennootschap benadrukt dat deze formaliteiten kosteloos zijn voor de aandeelhouders.

III. Volmachten

Iedere aandeelhouder die voldoet aan de hogervermelde toelatingsvoorwaarden, mag zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een volmachthouder, die geen aandeelhouder dient te zijn. Behoudens uitzonderingen voorzien in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, mag een aandeelhouder slechts één volmachthouder aanduiden.

De aandeelhouder wordt verzocht om de volmacht in te vullen voor 7 mei 2025 om 24.00 uur op het Lumi Connect platform (www.lumiconnect.com). Voor de aandeelhouders die voorkeur geven aan een schriftelijke volmacht dient gebruik te worden gemaakt van het model van volmacht dat door de raad van bestuur ter beschikking is gesteld op de website www.lotusbakeries.com/shareholders-meeting

IV. Documentatie

Alle documenten en informatie bedoeld in artikel 7:129, §3 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen zullen op 28 maart 2025 na beurs ter beschikking worden gesteld op de website: www.lotusbakeries.com/shareholders-meeting. 

Vanaf deze datum kan elke aandeelhouder op werkdagen en tijdens de normale kantooruren een kopie verkrijgen van de documenten die krachtens de wet moeten worden ter beschikking gesteld op de zetel van de vennootschap.

V. Vraagrecht

Elke aandeelhouder heeft het recht om tijdens de algemene vergadering of schriftelijk voor de algemene vergadering vragen te stellen aan de bestuurders met betrekking tot hun verslag of tot de agendapunten en aan de commissaris met betrekking tot zijn verslag. De aandeelhouders, die op geldige wijze kennis hebben gegeven van deelname aan de algemene vergadering, kunnen deze schriftelijke vragen voorafgaandelijk per e-mail formuleren (corporate@lotusbakeries.com) of invoeren op het Lumi Connect platform www.lumiconnect.com en deze dienen uiterlijk op 7 mei 2025 om 17.00 uur in het bezit te zijn van Lotus Bakeries NV.

Verdere informatie met betrekking tot het vraagrecht is beschikbaar op de website van de vennootschap  www.lotusbakeries.com/shareholders-meeting.

VI.  Agenderingsrecht

Eén of meer aandeelhouders, die samen minstens 3% bezitten van het kapitaal van Lotus Bakeries NV, kunnen (i) te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en (ii) voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen. Deze verzoeken, samen met het bewijs van bezit van de vereiste participatie, met naargelang van het geval de tekst van de te behandelen onderwerpen en de bijbehorende voorstellen tot besluit, dienen ten laatste op 21 april 2025 in het bezit te zijn van Lotus Bakeries NV. In voorkomend geval zal de vennootschap uiterlijk op 28 april 2025 een aangevulde agenda bekendmaken.

De vennootschap zal de ontvangst van deze verzoeken per e-mail of per post bevestigen op het adres dat daartoe door de aandeelhouder werd aangegeven.

Verdere informatie met betrekking tot dit agenderingsrecht is beschikbaar op de website van de vennootschap www.lotusbakeries.com/Shareholders-meeting.  

VII. Gegevensbescherming

De vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die zij ontvangt van de aandeelhouders en gevolmachtigden in de context van de algemene vergadering.  De verwerking zal worden uitgevoerd met het oog op het correct verlopen van de algemene vergadering van 2025. De gegevens omvatten onder meer identificatiegegevens, het aantal aandelen, volmachten en steminstructies. Deze gegevens kunnen worden overgedragen aan derden (zoals banken) indien nodig en zullen worden gedeeld met Lumi NV. De gegevens zullen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk in het licht van voormelde doelstelling. Meer informatie over uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, kan u vinden in onze online privacy disclaimer op www.lotusbakeries.com.

***

Elke mededeling aan Lotus Bakeries NV uit hoofde van deze oproeping dient via het Lumi Connect platform www.lumiconnect.com te geschieden, dan wel per e-mail gericht te worden tot corporate@lotusbakeries.com.

***

De raad van bestuur