Europese genoteerde vennootschap - Zetel : Marsveldplein 5, 1050 Brussel - Ondernemingsnummer : 0422.646.816 (RPR Brussel)
Geachte aandeelhouders,
U wordt uitgenodigd om deel te nemen aan de bijzondere algemene vergadering van de vennootschap Econocom Group SE, met zetel te Marsveldplein 5, 1050 Brussel, België, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0422.646.816 (de "Vennootschap"), die zal worden gehouden op dinsdag 10 september 2024 om 15:30, in de kantoren van de Vennootschap gevestigd te Marsveldplein 5, 1050 Brussel (de "Vergadering").
AGENDA EN VOORGESTELDE BESLUITEN VOOR DE BIJZONDERE ALGEMENE VERGADERING
1. Machtiging tot het toekennen van maximaal 3.150.000 gratis aandelen als onderdeel van een stimuleringsplan in de vorm van een gratis aandelentoewijzingsplan, en, indien nodig, tot het toekennen van een equivalent stimuleringsplan in contanten, ten behoeve van directieleden en werknemers van de Vennootschap of vennootschappen van de Groep.
Voorgesteld besluit:
De algemene vergadering besluit de raad van bestuur van de Vennootschap te machtigen:
- Om, één of meerdere keren, gratis aandelen toe te kennen tot een maximum van 3.150.000 Econocom Group SE-aandelen en, indien van toepassing, zogenaamde "fantoom" aandelen die de voorwaarden voor toekenning, verwerving en behoud van gratis aandelen repliceren, ten behoeve van directieleden van Econocom Group SE en, indien van toepassing, andere begunstigden die zullen worden bepaald uit de leden van het personeel van de Econocom Group, met dien verstande dat bij toekenning van gratis aandelen, dit bestaande aandelen kunnen zijn of nieuwe aandelen die worden uitgegeven in het kader van een kapitaalverhoging door nieuwe inbreng, door incorporatie van reserves of van overgedragen winst;
- Om de voorwaarden van het of de stimuleringsplan(nen) vast te leggen in de vorm van een gratis aandelentoewijzingsplan, en in de vorm van "fantoom" aandelen op grond waarvan de bovengenoemde toekenningen kunnen plaatsvinden, met dien verstande dat (i) de verwerving van gratis aandelen (en, indien van toepassing, de "fantoom" aandelen) onderworpen zal zijn aan een aanwezigheidsvereiste van minstens drie jaar na de toekenning, behalve in bijzondere omstandigheden die door de raad van bestuur worden bepaald (met name overlijden, invaliditeit, ongeschiktheid en pensioen), (ii) behoudens de bovenvermelde bijzondere omstandigheden, zullen de gratis aandelen en de "fantoom" aandelen worden onderworpen aan een korte, door de raad van bestuur, vast te stellen retentieperiode, (iii) het aantal aandelen (en indien van toepassing "fantoom" aandelen) op het moment van verwerving zal afhangen van de collectieve prestaties van de Vennootschap, beoordeeld over drie jaar op basis van de omzet, het EBIT management en het nettoresultaat, en (iv) de gratis aandelen kunnen onderworpen worden aan een aankoopbelofte van Econocom Group SE onder nader te bepalen voorwaarden. Dit plan is opgesteld met het oog op het behoud van de belangrijkste spelers bij het bereiken en overtreffen van de doelstellingen van de Vennootschap.
2. Bevoegdheden
Voorgesteld besluit:
De algemene vergadering verleent alle bevoegdheden, met de mogelijkheid tot subdelegatie, aan de raad van bestuur of de Gedelegeerde Bestuurder van Econocom Group SE om de genomen besluiten uit te voeren, en geeft een volmacht aan Mevrouw Nathalie Sfeir en/of Lydie Roulleaux (werknemers van de groep Econocom), met de machtiging tot subdelegatie, om de neerleggings- en publicatieformaliteiten te vervullen.
FORMALITEITEN VOOR DEELNAME AAN DE ALGEMENE VERGADERING
Om de Vergadering van 10 september 2024 te kunnen bijwonen, worden de aandeelhouders verzocht zich te houden aan de artikelen 28 en 29 van de statuten van de Vennootschap en aan de volgende formaliteiten.
1. Registratiedatum
De registratiedatum is 27 augustus 2024 om 24:00 uur (Belgische tijd). Enkel de personen ingeschreven als aandeelhouder op die datum en dat uur zullen gemachtigd zijn om te stemmen op de Vergadering. Er zal geen rekening worden gehouden met het aantal aandelen aangehouden per aandeelhouder op de dag van de Vergadering.
De houders van aandelen op naam moeten ingeschreven zijn in het register voor aandelen op naam van de Vennootschap op 27 augustus 2024 om 24.00 uur (Belgische tijd).
De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten op 27 augustus 2024 om 24.00 uur (Belgische tijd) als aandeelhouder zijn geregistreerd op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van Euroclear Belgium.
2. Intentie om deel te nemen aan de Vergadering
De aandeelhouders moeten de raad van bestuur, bij voorkeur per e-mail naar het adres ebe.issuer@euroclear.com of per aangetekend schrijven, ten laatste op 4 september 2024, informeren van hun intentie om deel te nemen aan de Vergadering en het aantal aandelen aangeven waarmee zij deel willen nemen aan de stemming. De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten bovendien een bewijs leveren van hun inschrijving als aandeelhouder op de datum van registratie.
Om aan de Vergadering deel te nemen, moeten de aandeelhouders en de volmachthouders, naast de in het vorige paragraaf vermelde formaliteiten, hun identiteit en, in voorkomend geval, hun vertegenwoordigingsbevoegdheid bewijzen, uiterlijk onmiddellijk voor het begin van de vergadering.
3. Stemmen via volmacht of per brief
De aandeelhouders kunnen hun stemrecht uitoefenen door voorafgaand aan de Vergadering (i) per brief te stemmen, of (ii) door een volmacht te geven aan een door de raad van bestuur aangewezen persoon.
In geval van een stemming bij volmacht zal de volmachtdrager van rechtswege een vertegenwoordiger van de Vennootschap (of van een van haar dochterondernemingen) zijn die daartoe zal worden aangewezen.
Deze volmachtdrager zal het stemrecht uitoefenen in overeenstemming met de steminstructies die in de volmacht zijn opgenomen.
De door de Vennootschap goedgekeurde formulieren om te stemmen via volmacht of per brief moeten daarvoor worden gebruikt. Deze kunnen gedownload worden van de website https://www.econocom.com/en/investors/general-meetings.
De aandeelhouders moeten, naast de voormelde formaliteiten, de volmachten of formulieren om te stemmen per brief naar behoren ingevuld en ondertekend overmaken op het volgende e-mailadres generalsecretariat@econocom.com - of voor houders van gedematerialiseerde aandelen naar het e-mailadres ebe.issuer@euroclear.com - ten laatste op 4 september 2024.
De aandeelhouders worden verzocht om bij voorkeur een email met een gescande of gefotografeerde kopie van de ingevulde en ondertekende volmacht of het stemformulier reeds te verzenden, en vervolgens de originelen per post naar de zetel van de Vennootschap te sturen.
Voorts wordt eraan herinnerd dat de formulieren om te stemmen via volmacht of per brief ook kunnen worden ondertekend door middel van een elektronische handtekeningprocedure, zoals bepaald in artikel 7:143 § 2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
4. Nieuwe agendapunten, voorstellen voor besluiten en recht om vragen te stellen
De aandeelhouders die minstens 3% van het kapitaal aanhouden en die nieuwe punten op de agenda wensen te laten plaatsen of voorstellen tot besluiten wensen neer te leggen, dienen naast de bovenvermelde registratieformaliteiten, op datum van hun verzoek het bewijs te leveren van het bezit van het vereiste aandeel in het kapitaal en hun verzoek per mail toe te zenden naar volgend e-mailadres: generalsecretariat@econocom.com ten laatste op 19 augustus 2024.
In voorkomend geval zal een aangepaste agenda gepubliceerd worden ten laatste op 26 augustus 2024.
Aandeelhouders die voorafgaand aan de Vergadering vragen wensen te stellen en die aan bovenstaande formaliteiten hebben voldaan, worden verzocht deze vragen, ten laatste op 4 september 2024, te sturen bij voorkeur naar het e-mailadres generalsecretariat@econocom.com, of per post naar het volgende adres : Leuvensesteenweg 510/B80, 1930 Zaventem.
5. Houders van converteerbare obligaties en inschrijvingsrechten
Houders van converteerbare obligaties en inschrijvingsrechten die door de Vennootschap zijn uitgegeven, kunnen de Vergadering met raadgevende stem bijwonen. Daartoe moeten zij de raad van bestuur uiterlijk op 4 september 2024 per e-mail op generalsecretariat@econocom.com op de hoogte brengen van hun voornemen om deel te nemen aan de Vergadering.
6. Documentatie
De documentatie met betrekking tot de algemene vergadering, de (eventueel aangepaste) agenda, de (eventueel aangepaste) formulieren om via volmacht of per brief te stemmen, zijn beschikbaar vanaf de publicatie van deze oproeping op de website van de Vennootschap (https://www.econocom.com/en/investors/general-meetings) en op de zetel van de Vennootschap.
De voorafgaande formaliteiten, de instructies op de website van de Vennootschap en op de formulieren om via volmacht of per brief te stemmen moeten strikt worden nageleefd.
Hoogachtend,
Voor de raad van bestuur