AZELIS GROUP NV - Oproeping tot de gewone algemene vergadering van aandeelhouders

De raad van bestuur van de Vennootschap (de "Raad van Bestuur") nodigt de aandeelhouders van de Vennootschap uit om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering van aandeelhouders van de Vennootschap, die zal plaatsvinden op donderdag 8 mei 2025 om 11.00 uur Midden-Europese Zomertijd op de zetel van de Vennootschap, Posthofbrug 12, 2600 Berchem, België, om te beraadslagen en te besluiten over de agenda zoals hieronder uiteengezet.

AGENDA

De agenda van de gewone algemene vergadering van aandeelhouders en de voorstellen van besluit luiden als volgt:

1. Verslag van de Raad van Bestuur en verslag van de commissaris over de geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024

Bespreking en bevestiging van het verslag van de Raad van Bestuur, inclusief de duurzaamheidsinformatie in overeenstemming met de Richtlijn (EU) 2022/2464 van het Europese Parlement en van de Raad van 14 december 2022 betreffende Corporate Sustainability Reporting (“CSRD”), zoals omgezet in Belgische wetgeving op 2 december 2024,  en het verslag van de commissaris over de geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

2. Geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024

Bespreking en bevestiging van de geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

3. Verslag van de Raad van Bestuur en verslag van de commissaris over de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024

Bespreking en bevestiging van het verslag van de Raad van Bestuur en het verslag van de commissaris over de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

4. Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening en resultaatsbestemming

Bespreking van (i) de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024 opgesteld door de Raad van Bestuur en (ii) de voorgestelde resultaatsbestemming, met inbegrip van het verlenen van een volmacht aan de Raad van Bestuur. 

Voorstel van besluit: Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024 en van de voorgestelde resultaatsbestemming, met inbegrip van de goedkeuring van de toewijzing van EUR 360.351,99 aan de wettelijke reserves en van een dividend voor een totaalbedrag van EUR 54.906.255,76 bruto, betaalbaar op 1 juli 2025. Dit dividend vertegenwoordigt op heden een brutobedrag van (afgerond) EUR 0,23 per aandeel op basis van het aantal uitstaande aandelen op 31 december 2024. Verlenen van volmacht aan de Raad van Bestuur om de verdere voorwaarden voor uitbetaling van het dividend te bepalen. 

5. Goedkeuring van het remuneratieverslag

Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (“WVV”) vereist dat de algemene vergadering van aandeelhouders het remuneratieverslag jaarlijks bij afzonderlijke stemming goedkeurt. Dit verslag bevat een beschrijving van de toepassing van het Remuneratiebeleid gedurende het jaar 2024 en informatie omtrent de remuneratie van de leden van de Raad van Bestuur en het Uitvoerend Comité. Gevolggevend aan feedback van bepaalde investeerders en volmachtadviseurs, heeft de Vennootschap gedetailleerde informatie toegevoegd om het remuneratieverslag duidelijker en transparanter te maken, inclusief uitgebreide details over financiële en niet-financiële doelen, zoals individuele prestatiedoelstellingen, met betrekking tot het korte termijn bonusplan, de weging en streefdoelbepaling van prestatievoorwaarden en de referentiegroep die als referentiekader wordt gebruikt voor het totale aandeelhoudersrendement in het kader van het lange termijn incentiveplan van de Vennootschap, evenals de beëindigingsbepalingen die van toepassing zijn op elk lid van het Uitvoerend Comité.

Voorstel van besluit: Goedkeuring van het remuneratieverslag inbegrepen in het geïntegreerd jaarverslag van de Raad van Bestuur voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

6. Kwijting aan de bestuurders

Voorstel van besluit: Kwijting te verlenen aan de bestuurders die gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2024 in functie waren voor de uitoefening van hun mandaat tijdens dat boekjaar.

7. Kwijting aan de commissaris

Voorstel van besluit: Kwijting te verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

8. Benoeming van bestuurders

De mandaten van de uitvoerend bestuurders AU-R-ORA BV, met vaste vertegenwoordiger mevrouw Anna Bertona en Cloudworks BV, met vaste vertegenwoordiger de heer Thijs Bakker, vervallen ter gelegenheid van deze jaarlijkse algemene aandeelhouders-vergadering.

De mandaten van de heer Thomas (Tom) Hallam en mevrouw Ipek Özsüer als onafhankelijke bestuurders, en de heer Bert Janssens en de heer Kristiaan Nieuwenburg als bestuurders, zullen evenals vervallen op deze jaarlijkse algemene aandeelhoudersvergadering.

Mevrouw Ipek Özsüer bracht de Raad van Bestuur op de hoogte van het feit dat zij geen kandidaat is om haar mandaat te hernieuwen, zodat het bijgevolg eindigt op het einde van de huidige termijn.

EQT, dat momenteel in het bezit is van meer dan twintig procent van de aandelen in de Vennootschap via Akita I S.à.r.l., heeft statutair het recht om tot twee bestuurders voor te dragen. 

Rekening houdend met wat hierboven werd uiteengezet en op aanbeveling van het Remuneratie- en Benoemingscomité, stelt de Raad van Bestuur het volgende voor:

1. Om de mandaten van AU-R-ORA BV, met vaste vertegenwoordiger mevrouw Anna Bertona en Cloudworks BV, met vaste vertegenwoordiger de heer Thijs Bakker, als uitvoerend bestuurders van de Vennootschap te hernieuwen voor een termijn van 4 jaar tot de aandeelhoudersvergadering te houden in 2029.  In lijn met het Azelis remuneratiebeleid, zoals recentelijk goedgekeurd door de algemene aandeelhoudersvergadering in 2023, zullen AU-R-ORA BV en Cloudworks BV niet bezoldigd worden voor hun mandaat als (uitvoerend) bestuurder van de Vennootschap;

2. Om het mandaat van de heer Tom Hallam als onafhankelijk en niet-uitvoerend bestuurder te hernieuwen voor een termijn van 4 jaar  tot de aandeelhouders-vergadering te houden in 2029.  In lijn met het Azelis remuneratiebeleid  van de Vennootschap, zal de heer Tom Hallam een totale jaarlijkse vergoeding ontvangen van EUR 90.000 bruto, rekening houdend met zijn bijkomende rol als voorzitter van het Audit- en Risicocomité.  De heer Tom Hallam voldoet aan de onafhankelijkheidscriteria bepaald in artikel 7:87 van het WVV, in bepaling 3.5 van de Belgische Governance Code 2020 en in artikel 5.2.5 van het Corporate Governance Charter van de Vennootschap. De Vennootschap bevestigt dat er geen indicatie is om de onafhankelijkheid van de voorgestelde kandidaat in vraag te stellen.

3. Om mevrouw Lily Wang als nieuwe onafhankelijk en niet-uitvoerend bestuurder te benoemen voor een termijn van 4 jaar tot de aandeelhoudersvergadering te houden in 2029.  In lijn met het Azelis remuneratiebeleid, zal mevrouw Lily Wang een totale jaarlijkse vergoeding ontvangen van EUR 70.000 bruto. Mevrouw Lily Wang voldoet aan de onafhankelijkheidscriteria bepaald in artikel 7:87 van het WVV, in bepaling 3.5 van de Belgische Governance Code 2020 en in artikel 5.2.5 van het Corporate Governance Charter van de Vennootschap. De Vennootschap bevestigt dat er geen indicatie is om de onafhankelijkheid van de voorgestelde kandidate in vraag te stellen.

4. Om de mandaten van de heer Bert Janssens en de heer Kristiaan Nieuwenburg te hernieuwen als niet-uitvoerend bestuurders van de Vennootschap, op voordracht van EQT, voor een termijn van 4 jaar tot de aandeelhoudersvergadering te houden in 2029. In lijn met het Azelis remuneratiebeleid, zoals recentelijk goedgekeurd door de algemene aandeelhoudersvergadering in 2023, zullen de heer Bert Janssens en de heer Kristiaan Nieuwenburg niet bezoldigd worden voor hun mandaat van bestuurder van de Vennootschap.

Onder voorbehoud van voorgaande (her)benoemingen door de algemene vergadering van aandeelhouders, zal de Raad van Bestuur blijven bestaan uit acht leden, waaronder vier onafhankelijke bestuurders.  De speciale comité’s van de Raad van Bestuur blijven bestaan uit een meerderheid van onafhankelijke bestuurders.  De leden van het Audit- en Risicocomité blijven de heer Tom Hallam (Voorzitter), de heer Kåre Schultz en de heer Bert Janssens. De leden van het Remuneratie- en Benoemingscomité blijven de heer Kåre Schultz (Voorzitter), mevrouw Melanie Maas-Brunner en de heer Bert Janssens.

Het curriculum vitae en informatie over andere bestuurdersmandaten van deze bestuurders en de voorgestelde kandidaat bestuurder zijn beschikbaar op de internet site van Azelis (www.azelis.com/AGM2025).

Voorstellen van besluit:

8.1 Herbenoeming van AU-R-ORA BV, met vaste vertegenwoordiger mevrouw Anna Bertona, als (uitvoerend) bestuurder voor een nieuwe termijn van 4 jaar, eindigend op de aandeelhoudersvergadering die beslist over de goedkeuring van de jaarrekening van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2028.  Dit mandaat is onbezoldigd.

8.2 Herbenoeming van Cloudworks BV, met vaste vertegenwoordiger de heer Thijs Bakker, als (uitvoerend) bestuurder voor een nieuwe termijn van 4 jaar, eindigend op de aandeelhoudersvergadering die beslist over de goedkeuring van de jaarrekening van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2028.  Dit mandaat is onbezoldigd.

8.3 a. Herbenoeming van de heer Thomas (Tom) Hallam als onafhankelijk en niet-uitvoerend bestuurder voor een nieuwe termijn van 4 jaar, eindigend op de aandeelhoudersvergadering die beslist over de goedkeuring van de jaarrekening van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2028, vergoed in overeenstemming met het remuneratiebeleid van de Vennootschap zoals laatst goedgekeurd door de algemene vergadering van aandeelhouders in 2023.

b. Erkenning dat (i) gebaseerd op de informatie aangereikt aan de Vennootschap, de heer Thomas (Tom) Hallam kwalificeert als onafhankelijk bestuurder volgens de onafhankelijkheidscriteria vervat in artikel 7:87 van het WVV, in bepaling 3.5 van de Belgische Governance Code 2020 en in artikel 5.2.5 van het Corporate Governance Charter van de Vennootschap, (ii) de Vennootschap bevestigt dat er geen indicatie is om de onafhankelijkheid van de voorgestelde kandidaat in vraag te stellen en hem bijgevolg als onafhankelijk bestuurder te benoemen.

8.4 a.  Benoeming van mevrouw Lily Wang als onafhankelijk en niet-uitvoerend bestuurder voor een termijn van 4 jaar, eindigend op de aandeelhoudersvergadering die beslist over de goedkeuring van de jaarrekening van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2028, vergoed in overeenstemming met het remuneratiebeleid van de Vennootschap zoals laatst goedgekeurd door de algemene vergadering van aandeelhouders in 2023.

b. Erkenning dat (i) gebaseerd op de informatie aangereikt aan de Vennootschap, mevrouw Lily Wang kwalificeert als onafhankelijk bestuurder volgens de onafhankelijkheidscriteria vervat in artikel 7:87 van het WVV, in bepaling 3.5 van de Belgische Governance Code 2020 en in artikel 5.2.5 van het Corporate Governance Charter van de Vennootschap, (ii) de Vennootschap bevestigt dat er geen indicatie is om de onafhankelijkheid van de voorgestelde kandidate in vraag te stellen en haar bijgevolg als onafhankelijk bestuurder te benoemen.

8.5 Op voordracht van EQT, herbenoeming van de heer Bert Janssens als niet-uitvoerend bestuurder voor een nieuwe termijn van 4 jaar, eindigend op de aandeelhoudersvergadering die beslist over de goedkeuring van de jaarrekening van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2028. Dit mandaat is onbezoldigd.

8.6 Op voordracht van EQT, herbenoeming van de heer Kristiaan Nieuwenburg als niet-uitvoerend bestuurder voor een nieuwe termijn van 4 jaar, eindigend op de aandeelhoudersvergadering die beslist over de goedkeuring van de jaarrekening van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2028. Dit mandaat is onbezoldigd.

9. Commissaris

a. Goedkeuring vergoeding commissaris

Op vraag van de commissaris en op aanbeveling van het Audit- en Risicocomité, vraagt de Raad van Bestuur de goedkeuring door de algemene vergadering van aandeelhouders om de vergoeding van de commissaris PricewaterhouseCoopers Bedrijfsrevisoren BV (“PWC”) te verhogen van EUR 696.257 (exclusief BTW, onkosten en de IRE/IBR vergoeding) naar EUR 1.155.982 (exclusief BTW, onkosten en de IRE/IBR vergoeding) voor het boekjaar 2024, voornamelijk vanwege  indexatie en wijzigingen in omvang van de audit tengevolge M&A transacties en tengevolge de invoering van de betrouwbaarheidsverklaring in het kader van de corporate duurzaamheidsrapportering zoals vermeld in CSRD.

Voorstel van besluit: Op vraag van de commissaris en na aanbeveling van het Audit- en Risicocomité, de vergoedig van de commissaris voor boekjaar 2024 te verhogen naar EUR 1.155.982.

b.  Erkenning van wijziging van de vaste vertegenwoordiger van de commissaris

De Vennootschap werd door de commissaris PWC in kennis gesteld van het feit dat, als gevolg van de interne reorganisatie van bepaalde verantwoordelijkheden binnen PWC, de vaste vertegenwoordiger van de commissaris, momenteel de heer Peter Van den Eynde, erkend bedrijfsrevisor, optredend als vaste vertegenwoordiger van Peter Van den Eynde BV, vervangen zal worden door de heer Peter D’hondt, erkend bedrijfsrevisor (aangesloten bij het Belgisch instituut van erkende bedrijfsrevisoren onder nummer IBR A01674), optredend als vaste vertegenwoordiger van Peter D’hondt BV (aangesloten bij het Belgisch instituut van erkende bedrijfsrevisoren onder nummer IBR B00865) vanaf het boekjaar eindigend op 31 december 2025.

Voorstel van besluit:  Erkenning dat de vaste vertegenwoordiger van de commissaris PricewaterhouseCoopers Bedrijfsrevisoren BV (PwC), momenteel de heer Peter Van den Eynde, erkend bedrijfsrevisor, optredend als vaste vertegenwoordiger van Peter Van den Eynde BV, vervangen zal worden door de heer Peter D’hondt, erkend bedrijfsrevisor (aangesloten bij het Belgisch instituut van erkende bedrijfsrevisoren onder nummer IBR A01674), optredend als vast vertegenwoordiger van Peter D’hondt BV (aangesloten bij het Belgisch instituut van erkende bedrijfsrevisoren onder nummer IBR B00865) vanaf het boekjaar eindigend op 31 december 2025.

10. Clausules inzake wijziging van controle

In overeenstemming met artikel 7:151 van het WVV, kan enkel de algemene vergadering van aandeelhouders rechten verlenen die een belangrijke invloed kunnen hebben op de activa van de Vennootschap, of die zouden kunnen leiden tot een belangrijke aansprakelijkheid of verplichting voor de Vennootschap afhankelijk van een publiek overnamebod op de aandelen van de Vennootschap of een wijziging van controle over de Vennootschap.

10.1 Multicurrency Term and Revolving Facilities Agreement gedateerd op 23 september 2024

Op 23 september 2024 heeft de Vennootschap een Multicurrency Term and Revolving Facilities Agreement (overeenkomst inzake multivalutakredietfaciliteiten) afgesloten voor een totaal bedrag van EUR 1.100 miljoen, met de 100% dochteronderneming van de Vennootschap, Azelis Finance NV, als Original Borrower (Originele Ontlener), de Vennootschap en Azelis Finance NV als Original Guarantors (Originale Garantiegevers) en Wilmington Trust (London) Limited als Agent. De overeenkomst bevat paragraaf 11.3, volgens dewelke de kredietverstrekkers, ten gevolge een wijziging van controle over de Vennootschap, en in bepaalde omstandigheden, niet langer verplicht zijn om het gebruik te financieren en te eisen dat de door hen verstrekte uitstaande kredieten worden terugbetaald, samen met de opgebouwde rente, en alle andere opgebouwde en uitstaande bedragen onder de overeenkomst.

Voorstel van besluit: Bekrachtiging en goedkeuring, voor zover noodzakelijk, van de voorwaarden van de Multicurrency Term and Revolving Facilities Agreement gedateerd 23 september 2024, met Azelis Finance NV als Original Borrower, de Vennootschap en Azelis Finance NV als Original Guarantors en Wilmington Trust (London) Limited als Agent, inclusief paragraaf 11.3, volgens dewelke de kredietverstrekkers, ten gevolge een wijziging van controle over de Vennootschap, en in bepaalde omstandigheden, niet langer verplicht zijn om het gebruik te financieren en te eisen dat de door hen verstrekte uitstaande kredieten worden terugbetaald, samen met de opgebouwde rente, en alle andere opgebouwde en uitstaande bedragen onder de overeenkomst, in overeenstemming met artikel 7:151 van het WVV.

10.2 EUR 600 miljoen Senior unsecured Notes met vervaldag 2029 uitgegeven op 25 september 2024

Op 25 september 2024 heeft Azelis Finance NV Senior unsecured Notes uitgegeven met vervaldag 2029 voor een totaal bedrag van EUR 600 miljoen, gebaseerd op een overeenkomst tussen Azelis Finance NV, de Vennootschap, Citibank N.A., London Branch en Citibank Europe plc op dezelfde datum. De Vennootschap stelt zich garant voor de Senior unsecured Notes. De overeenkomst bevat paragraaf 4.14, volgens dewelke de obligatiehouders, tengevolge een wijziging van controle over de Vennootschap,  en in bepaalde omstandigheden, het recht hebben om te eisen dat de obligaties worden teruggekocht door Azelis Finance NV.

Voorstel van besluit: Bekrachtiging en goedkeuring, voor zover noodzakelijk, van de voorwaarden van de overeenkomst van 25 september 2024, van toepassing op de Senior unsecured Notes voor een totaal bedrag van EUR 600 miljoen uitgegeven op deze datum door Azelis Finance NV en waarvoor de Vennootschap zich garant stelt, inclusief paragraaf 4.14, volgens dewelke de obligatiehouders tengevolge een wijziging van controle over de Vennootschap,  en in bepaalde omstandigheden, het recht hebben om te eisen dat de obligaties worden teruggekocht door Azelis Finance NV, in overeenstemming met artikel 7:151 van het WVV.

11. Volmacht

Voorstel van besluit: Volmacht aan iedere bestuurder van de Vennootschap en aan de heer Gerrit De Vos, Corporate Secretary, alsook aan elke notaris en elke medewerker van het notariskantoor Celis & Liesse te Antwerpen, elk alleen handelend en met het recht van indeplaatsstelling, om al het nodige te doen om de beslissingen genomen door de gewone algemene vergadering van aandeelhouders uit te voeren en om de formaliteiten verbonden aan de bekendmaking daarvan te vervullen.

DEELNAMEFORMALITEITEN

Toelating

Om toegelaten te worden tot de algemene vergadering van aandeelhouders, dienen aandeelhouders te voldoen aan de volgende formaliteiten:

1. Registratie van aandelen

Enkel personen die aandeelhouder zijn op 24 april 2025 om middernacht (24.00 uur Midden-Europese Zomertijd) (de "Registratiedatum") zullen het recht hebben om deel te nemen aan en te stemmen in de algemene vergadering van aandeelhouders, ongeacht het aantal aandelen dat een aandeelhouder aanhoudt op de dag van de vergadering. Aandeelhouders dienen als aandeelhouders geregistreerd te zijn op de Registratiedatum:

• voor aandelen op naam, in het aandeelhoudersregister van de Vennootschap;
• voor gedematerialiseerde aandelen, op een effectenrekening bij een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling (zie afdeling 2 hieronder).

2. Kennisgeving van voornemen tot deelname

Aandeelhouders dienen ten laatste op 2 mei 2025 om 16:00 uur Midden-Europese Zomertijd kennis te geven van hun voornemen om deel te nemen aan de algemene vergadering van aandeelhouders en, in de mate dat zij gedematerialiseerde aandelen aanhouden, een attest van registratie indienen:

• voor aandeelhouders die ervoor kiezen om gebruik te maken van het Lumi Connect-platform, via dit platform op www.lumiconnect.com. Dit platform laat houders van gedematerialiseerde aandelen toe om de rechtstreekse uitgifte van een registratieattest te verzoeken. Dit attest geldt als kennisgeving van hun voornemen tot deelname aan de algemene vergadering van aandeelhouders, waardoor deze aandeelhouders geen verdere stappen dienen te ondernemen met hun bank of met de Vennootschap; of
• voor aandeelhouders die de vergadering fysiek of per volmachthouder wensen bij te wonen en die er niet voor kiezen gebruik te maken van het Lumi Connect-platform, door aan de Vennootschap, al naargelang het geval, een kennisgeving in de vorm beschikbaar op haar website (www.azelis.com/AGM2025) of hun volmacht te richten, vergezeld van een registratieattest van een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling, (i) per e-mail naar agm@azelis.com, of (ii) per post of bezorging naar Posthofbrug 12, bus 6, 2600 Berchem, België, ter attentie van de Corporate Secretary.

De Vennootschap vestigt de aandacht van de aandeelhouders op de verplichting voor houders van gedematerialiseerde aandelen om een registratieattest van hun erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling bij te voegen, waaruit het aantal gedematerialiseerde aandelen blijkt die op naam van de aandeelhouder op de rekeningen van de erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling zijn ingeschreven op de Registratiedatum, dat deze aandeelhouder heeft aangegeven in zijn voornemen tot deelname aan de algemene vergadering van aandeelhouders, indien zij niet gebruik maken van het Lumi Connect-platform.

Voor houders van aandelen op naam zal de Venootschap nagaan of zij effectief ingeschreven staan in het aandeelhoudersregister van de Vennootschap voor het aantal aandelen aangegeven in hun kennisgeving van voornemen tot deelname aan de algemene vergadering van aandeelhouders.

Een emittent van certificaten die betrekking hebben op aandelen op naam is verplicht zijn hoedanigheid van emittent te melden aan de Vennootschap, die hiervan melding maakt in het aandeelhoudersregister. Een emittent die nalaat deze hoedanigheid te melden kan enkel deelnemen aan de stemming op de algemene vergadering van aandeelhouders indien de schriftelijke kennisgeving van zijn voornemen om deel te nemen aan de algemene en buitengewone vergadering zijn hoedanigheid van emittent vermeldt. Een emittent van certificaten die betrekking hebben op gedematerialiseerde aandelen is verplicht zijn hoedanigheid van emittent te melden aan de Vennootschap vóór de uitoefening van enig stemrecht, en uiterlijk in de schriftelijke kennisgeving van zijn voornemen om deel te nemen aan de algemene vergadering, bij gebreke waarvan deze aandelen niet kunnen deelnemen aan de stemming.

Deelname en stemming

Enkel aandeelhouders die tijdig de toelatingsvereisten nageleefd hebben, zullen toegelaten worden om deel te nemen aan en te stemmen in de algemene vergadering van aandeelhouders, hetzij: (i) fysiek, (ii) per volmacht (schriftelijk of elektronisch), of (iii) met een stemformulier op afstand.

1. Fysieke aanwezigheid

Onder voorbehoud van de hierna vermelde vereisten en beperkingen heeft iedere aandeelhouder het recht om fysiek deel te nemen aan de algemene vergadering van aandeelhouders.

Om een efficiënt registratieproces mogelijk te maken, worden de aandeelhouders of volmachthouders die de algemene vergadering van aandeelhouders fysiek bijwonen, verzocht zich tussen 10:00 uur en 10:30 uur Midden-Europese Zomertijd in de vergaderlokalen te registreren.

Alvorens tot de algemene vergadering te worden toegelaten, dienen de aandeelhouders of hun volmachthouders die fysiek aan de vergadering deelnemen een aanwezigheidslijst te ondertekenen met vermelding van hun naam, voornaam en woonplaats of vennootschapsnaam, ondernemingsnummer en zetel, alsook het aantal aandelen waarvoor zij aan de vergadering deelnemen. Vertegenwoordigers van rechtspersonen dienen bewijsstukken over te leggen waaruit hun vertegenwoordigingsbevoegdheid als lid van een bestuursorgaan of als bijzonder gevolmachtigde blijkt. De natuurlijke personen, aandeelhouders, leden van een bestuursorgaan of gevolmachtigden die aan de algemene vergadering deelnemen, dienen hun identiteit te kunnen bewijzen. Eens de algemene vergadering is begonnen, wordt aan aandeelhouders vriendelijk verzocht in de ruimte te blijven tot het einde van de vergadering.

2. Aanwezigheid via volmachthouder

Een aandeelhouder mag zich laten vertegenwoordigen door een volmachthouder op de algemene vergadering van aandeelhouders, door gebruik te maken van het volmachtformulier opgesteld door de Raad van Bestuur. De aandeelhouder die zich per volmacht wenst te laten vertegenwoordigen, dient een volmacht in schriftelijke of elektronische vorm aan te leveren ten laatste op 2 mei 2025, 16:00 uur Midden-Europese Zomertijd, zoals hieronder uiteengezet:

• door het volmachtformulier via het Lumi Connect-platform (www.lumiconnect.com) in te vullen en in te dienen; of
• door een ingevulde, ondertekende en gedateerde schriftelijke of elektronische kopie van het volmachtformulier, beschikbaar gesteld door de Raad van Bestuur op de website van de Vennootschap (www.azelis.com/AGM2025), in te dienen bij de Vennootschap, hetzij (i) per e-mail naar agm@azelis.com, of (ii) per post of bezorging naar Posthofbrug 12, bus 6, 2600 Berchem, België, ter attentie van de Corporate Secretary.

De aanwijzing van een volmachthouder dient te gebeuren in overeenstemming met de toepasselijke regels van het Belgisch recht, met inbegrip van de regels inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register. Daarenboven dienen aandeelhouders die een volmachthouder aanwijzen te voldoen aan de hierboven beschreven toelatingsvoorwaarden.

Aandeelhouders die bij volmacht hebben gestemd, kunnen de vergadering ook fysiek bijwonen. Aandeelhouders die een volmacht hebben gegeven, kunnen tijdens de fysieke vergadering niet meer stemmen, maar wel vragen stellen.

3. Stemmen op afstand vóór de algemene vergadering

Aandeelhouders kunnen vóór de algemene vergadering van aandeelhouders elektronisch stemmen op afstand. Stemmen op afstand kan:

• via het Lumi Connect-platform (www.lumiconnect.com), tot ten laatste 7 mei 2025; of
• door een ingevulde, ondertekende en gedateerde schriftelijke of elektronische kopie van het stemformulier, beschikbaar gesteld door de Raad van Bestuur op de website van de Vennootschap (www.azelis.com/AGM2025), in te dienen bij de Vennootschap; het stemformulier dient de Vennootschap te bereiken ten laatste op 2 mei 2025, 16:00 uur Midden-Europese Zomertijd, hetzij (i) per e-mail naar agm@azelis.com, of (ii) per post of bezorging naar Posthofbrug 12, bus 6, 2600 Berchem, België, ter attentie van de Corporate Secretary.

Daarenboven dienen aandeelhouders die ervoor kiezen om op afstand te stemmen te voldoen aan de hierboven beschreven toelatingsvoorwaarden.

Aandeelhouders die op afstand hebben gestemd, kunnen de vergadering ook fysiek bijwonen. Aandeelhouders die op afstand hebben gestemd, kunnen tijdens de fysieke vergadering niet meer stemmen, maar wel vragen stellen.

OVERIGE

1. Bijkomende punten op de agenda en voorstellen van besluit

In overeenstemming met artikel 7:130 van het WVV kunnen aandeelhouders die alleen of gezamenlijk minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, verzoeken om te behandelen onderwerpen op de agenda van een vergadering van aandeelhouders laten plaatsen en voorstellen van besluit indienen met betrekking tot bestaande of nieuwe agendapunten.

Aandeelhouders die dit recht wensen uit te oefenen, dienen, opdat hun verzoek tijdens de vergadering van aandeelhouders zou worden behandeld:

(i) te bewijzen dat zij ten minste 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten op de datum van hun verzoek (i) op grond van een certificaat van inschrijving van de desbetreffende aandelen in het aandeelhoudersregister van de Vennootschap, of (ii) aan de hand van een door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling opgesteld registratieattest waaruit blijkt dat het desbetreffende aantal gedematerialiseerde aandelen op hun naam op hun effectenrekening is ingeschreven;

(ii) voor zulk percentage van het kapitaal de toelatingsvoorwaarden, zoals hierboven omschreven, vervuld te hebben;

(iii) een schriftelijk verzoek te formuleren, naargelang het geval vergezeld van de tekst van de te behandelen onderwerpen en de bijbehorende voorstellen van besluit, of van de tekst van de op de agenda te plaatsen voorstellen van besluit, hetzij (i) per e-mail naar agm@azelis.com, of (ii) per post of bezorging naar Posthofbrug 12, bus 6, 2600 Berchem, België, ter attentie van de Corporate Secretary; de Vennootschap dient het verzoek ten laatste op 16 april 2025 te ontvangen.

Indien een of meerdere aandeelhouders dit recht op geldige wijze hebben uitgeoefend, zal de Vennootschap een bijgewerkte agenda publiceren op haar website (www.azelis.com/AGM2025) en op het Lumi Connect-platform (www.lumiconnect.com), vóór of ten laatste op 23 april 2025. In dat geval zal de Vennootschap herziene volmachtformulieren en stemformulieren samen met de herziene agenda beschikbaar stellen op haar website en op het Lumi Connect-platform. Volmachten en stemformulieren die de Vennootschap bereiken vóór de publicatie van een bijgewerkte agenda blijven geldig voor de agendapunten waarop zij betrekking hebben, onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen uiteengezet in de volmachtformulieren en de stemformulieren.

2. Vragen aan de bestuurders en/of aan de commissaris

In overeenstemming met artikel 7:139 van het WVV, heeft elke aandeelhouder het recht om vragen te stellen aan de bestuurders of de commissaris van de Vennootschap met betrekking tot hun respectievelijke verslagen of de agendapunten van de vergadering van aandeelhouders.

Vragen kunnen tijdens de vergadering worden gesteld of kunnen voorafgaand aan de vergadering schriftelijk worden ingediend. Schriftelijke vragen dienen de Vennootschap ten laatste op 2 mei 2025, 16:00 uur Midden-Europese Zomertijd te bereiken, hetzij (i) per e-mail naar agm@azelis.com, of (ii) per post of bezorging naar Posthofbrug 12, bus 6, 2600 Berchem, België, ter attentie van de Corporate Secretary.

Voor aandeelhouders die ervoor kiezen om het Lumi Connect-platform te gebruiken, laat dit platform toe om op voorhand vragen in te dienen, onder voorbehoud van de hierboven vermelde vervaldatum.

3. Documenten

Alle documenten in verband met de algemene vergadering van aandeelhouders waarvan de wet vereist dat ze ter beschikking van de aandeelhouders worden gesteld, zijn vanaf de datum van deze oproeping beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.azelis.com/AGM2025) en op het Lumi Connect-platform (www.lumiconnect.com). Aandeelhouders kunnen eveneens een gratis kopie van deze documentatie verkrijgen op de zetel van de Vennootschap (Posthofbrug 12, bus 6, 2600 Berchem, België) of per e-mail naar agm@azelis.com.

4. Gegevensbescherming

De Vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij van aandeelhouders en volmachthouders ontvangt in het kader van de gewone algemene vergadering van aandeelhouders overeenkomstig de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving. De verwerking van dergelijke persoonsgegevens zal in het bijzonder plaatsvinden voor de analyse en het beheer van de aanwezigheden en stemprocedures met betrekking tot de gewone algemene vergadering van aandeelhouders en dit overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en het privacybeleid van de Vennootschap. Deze persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan derden met als doel assistentie te verlenen bij het beheer van de aanwezigheden en de stemprocedure en ter analyse van de samenstelling van de investeerdersbasis. De persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk in het licht van voormelde doelstelling en zullen bijgevolg gewist of geanonimiseerd worden in overstemming met het privacybeleid van de Vennootschap.

Aandeelhouders en volmachthouders kunnen het privacybeleid van de Vennootschap vinden op haar website (www.azelis.com/privacy-statement). Aandeelhouders en volmachthouders kunnen hun rechten met betrekking tot hun aan de Vennootschap verstrekte persoonsgegevens laten gelden door contact op te nemen met de Vennootschap via privacy@azelis.com.

5. Communicatie met de Vennootschap

Aandeelhouders kunnen hun vragen in verband met de organisatie van de gewone algemene vergadering van aandeelhouders en in verband met deze oproeping richten aan dhr. Gerrit De Vos, Corporate Secretary, per e-mail naar agm@azelis.com.

De Raad van Bestuur