Het nieuwe hybride werken: hoe organiseert Telenet thuiswerk?

Ann Caluwaerts, bij Telenet verantwoordelijk voor hr, communicatie, het merk, kantoren en IT, vertelde over de organisatie van het nieuwe werken in een webinar van De Tijd. De volledige opname komt donderdag online, u vindt hier een overzicht van de highlights.

Voor de lockdown half maart was thuiswerk bij Telenet beperkt tot vijf dagen per maand. Door het verplicht en massaal telewerk ontdekte de organisatie ook de voordelen: meer rust door minder pendelen, efficiëntere meetings, minder absenteïsme. Telenet besliste ook vrij snel om thuiswerk meteen tot het einde van het jaar mogelijk te maken voor iedereen die dat wil, en werkt nu aan het 'nieuwe, hybride werken': een mix van thuiswerk, voor taken die rust en focus vragen, en het kantoor als plek voor ontmoeting en creativiteit.

Hoe ziet dat nieuwe werken eruit?

‘Teams komen minstens 40 procent per kwartaal naar kantoor. Maar het team, niet het individu, beslist samen hoe ze dat invullen: voor welke taken is het een meerwaarde om naar het werk te komen, wat werkt beter thuis. Ze hoeven op die andere momenten ook niet thuis te zijn, het kan overal in Europa zolang er maar een goede internetconnectie is. We gaan die invulling ook niet controleren. We bouwen onze organisatie op basis van vertrouwen: 98 procent van de mensen werkt hard en goed, misschien dat 2 procent zijn voeten eraan veegt.'

Waarvoor komen mensen nog naar kantoor?

‘De teams bepalen die taken zelf en dat loopt sterk uiteen. Digitaal kan je ook goed samenwerken, maar een brainstorm waar je op een whiteboard iets kan tonen, heeft toch zeker een meerwaarde. Het introduceren en trainen van nieuwe werknemers doen we op kantoor, dat is lastig vanop afstand als je het bedrijf nog niet kent.'

Wat doet u met mensen die bang zijn om terug te keren naar kantoor?

‘Risicogroepen zijn uiteraard niet verplicht, zij volgen teammomenten en discussies via grote schermen. Met de rest gaan we in gesprek: waarom is dat eigenlijk? Vind je het niet belangrijk om je collega’s te zien? Kan je wel alles van thuis doen? We willen mensen ook af en toe kunnen zien, ten voeten uit, om te vragen hoe het gaat, om een kop koffie drinken. Dat is menselijk, en belangrijk voor de sociale cohesie. 100 procent kantoorwerk is wel toegestaan, als de overheidsmaatregelen het toelaten.’

Ziet dat kantoor er anders uit?

‘Er zijn meer grote ruimtes voor veilige workshops of om te brainstormen. Je plaats reserveer je vooraf via de app.
In de zomer is er meer buiten vergaderd, dat zullen we zeker hernemen bij beter weer. Voor thuiswerk hebben we besloten om iedereen een vaste vergoeding te geven om thuis veilig en ergonomisch te werken, dus niet afhankelijk van de dagen dat je naar kantoor komt.’

Wat werkt niet?

‘Na de versoepelingen kwamen teams eerst op vaste dagen terug, in blokken, maar daar zijn we van afgestapt. Er wordt veel teamoverschrijdend gewerkt. Hybridemeetings, waarbij sommige mensen thuiszitten, werken niet. Als je 70 procent van de tijd in een videocall zit, waarom zit je dan nog op kantoor?'

'Dit is een experiment. We hebben niet alles in regels en details gegoten, wel een kader uitgetekend. Maar dat kan veranderen. Als over een paar weken blijkt dat sommige dingen anders moeten, dan sturen we bij.'

Hoe komen leidinggevenden te weten hoe het écht met mensen gaat, als het contact voornamelijk digitaal verloopt?

‘Door het gesprek aan te gaan. We zetten in op psychologische veiligheid, onze leidinggevenden zijn daar ook in getraind, om een omgeving te creëren waarin je dat ook kan delen. Het is een kleintje om net voor een call start die eerste minuten even te vragen hoe het gaat. We moedigen teams ook aan om onderling die informele momenten te organiseren, zonder agenda, gewoon een halfuurtje om te delen waar je mee bezig bent en waar je tegenaan loopt. Ik denk niet dat digitaal werken ‘op afstand’ hoeft te zijn.'

Hoe bewaken jullie de balans tussen werk en privé?

‘We zien dat mensen inderdaad heel hard werken, en dat vraagt aandacht. De meesten beginnen vroeger en stoppen later. Ik heb in mijn team iedereen gevraagd tussen 12 en 13 uur geen gesprekken te organiseren. We vragen ook om dat uur te gebruiken: eet iets, ga naar buiten, doe iets anders. We bieden ook psychologische hulp, voor wie het lastig heeft.’

Legt het afstandswerk niet heel veel druk op managers?

‘We werken met zelfsturende teams, waarbij zowel team als manager verantwoordelijkheid opnemen. Ik denk dat we ook voor corona al naar een ander soort leiderschap evolueerden: ondersteunend. We proberen ook een omgeving te creëren waarin het oké is als iets niet lukt. Als je hard je best hebt gedaan, wat kunnen we dan meer vragen? Die cultuur, waar we elke dag aan werken, is belangrijk in deze omgeving. Dat proces was al aan de gang, maar dat helpt ons nu wel.’

Veel mensen ervaren de tweede golf als uitzichtloos en deprimerend. Kunnen we de extra inspanning van de eerste golf herhalen?

Uit onze moodsurveys blijkt dat het engagement hoger is dan vorig jaar. In tijden van crisis is het belangrijk om terug te gaan naar de waarden, de purpose van het bedrijf, en duidelijk te maken waarom het relevant en waardevol is wat we doen. Het belang van internet, van internet voor iedereen is heel duidelijk geworden. Daar kan je als bedrijf op inspelen.'

Schrijf u alvast in voor onze volgende webinar, op woensdag 28 oktober, over hoe u de weg vindt naar klanten nu onlinecontact de norm is. We praten erover met Steven Van Belleghem (Nexxworks).