Mobiel bereikbaar zijn is niet meer weg te denken uit onze werkrealiteit. De smartphone wordt ook een werkinstrument en een essentieel onderdeel van het verloningspakket. Hoe beheert u zo’n mobile fleet? En hebt u daar een fleetmanager voor nodig, zoals bij uw wagenpark? We vroegen het Karl Joosten, solution manager bij Telenet Business.
‘Vroeger wilden vooral de grote zakelijke klanten maximaal ontzorgd worden, nu is dat ook het geval bij de kleinere ondernemingen’, zegt Karl Joosten op basis van een grootschalig onderzoek bij businessklanten en prospecten.
‘Bedrijfsleiders willen zo weinig mogelijk tijd en werk steken in het beheer en de administratie van hun mobieletelefoniepark.
Ze zoeken maximale flexibiliteit tegen transparante kosten, en rekenen op een performant en betrouwbaar netwerk. Bij grotere bedrijven wil de mobilefleetmanager volledige controle over het beheer en het gebruik.’
Onderdeel verloningspakket
‘We zien twee manieren waarop ondernemingen omgaan met mobiele telefonie’, weet Karl Joosten. ‘Ofwel is het uitsluitend een tool om bereikbaar te zijn, en dan maakt het data-abonnement meestal niet veel uit. Denk aan medewerkers van transportfirma’s, die vaak op de baan zijn. Zij moeten met elkaar kunnen bellen, maar daar blijft het meestal bij.’
Veel bedrijven vrezen dat hun contractueel vastgelegde datapakket snel onvoldoende zal zijn.
Bij de andere manier aanvaarden de bedrijven dat de telefoon ook privé wordt gebruikt. Opvallend, daar waar het voor de coronapandemie vooral grote bedrijven waren, willen nu ook de kleinere bedrijven zulke voordelen aan hun medewerkers aanbieden. ‘Een smartphone met data-abonnement is vaak niet meer weg te denken in het verloningspakket,’ zegt Karl Joosten.
Fleetmanager vanaf 50 werknemers
Hoe complex is het beheer van zo’n mobile fleet? En hebt u daar een medewerker voor nodig die er voltijds mee bezig is? ‘We zien in onze praktijk dat het omslagpunt om een mobilefleetmanager aan te stellen rond de vijftig medewerkers ligt’, zegt Karl Joosten.
‘Bij minder dan vijftig nemen financiële of hr-mensen de opdracht erbij, met meer werknemers wordt de taak te omvangrijk.’
Mobilefleetmanagers zijn dagelijks bezig om de mobiele communicatiebehoeften van tientallen, honderden of zelfs duizenden medewerkers te beheren. We zetten hun belangrijkste uitdagingen op een rij.
1. Budget onder controle houden
Schommelingen in het mobiele verbruik van medewerkers zijn onvermijdelijk. Maar al te grote uitschieters vermijdt u best. Daarom kan u limieten op het verbruik instellen. Het is ook mogelijk om meldingen te krijgen als een limiet overschreden wordt.
2. Ad-hocvragen van gebruikers behandelen
Voor fleetmanagers zijn tijdelijke of permanente aanpassingen in een mobiel plan terugkerende taken. Via een online portaal kan u dit zelf uitvoeren. Handig, zeker als het kan op individueel en op teamniveau.
3. Medewerkers willen altijd bereikbaar zijn
De kwaliteit van een mobiel plan staat of valt niet alleen met de eigenschappen van het plan zelf. Ook het telecomnetwerk moet over de nodige kwaliteiten beschikken en voldoende performant zijn. Bij problemen is een directe lijn met de helpdesk essentieel.
4. Zakelijk en privégebruik opsplitsen
Hebt u als fleetmanager een policy om beide gebruiken - en dus kosten - inzichtelijk te maken? Idealiter is er de mogelijkheid om in een split-bill te voorzien, waarbij de factuur wordt opgesplitst naargelang het privé- en zakelijk gebruik. Uiteraard helpt een split-bill om meer controle te houden over het voorziene budget.
Zo’n fleetmanager is de centrale contactpersoon voor Telenet Business. ‘Zeker bij de opstart is zijn rol essentieel. Veranderen van telecomprovider is altijd een grote stap. Daarom stellen we alles in het werk om die overgang vlekkeloos te laten verlopen.
Als we kijken naar landen die technologisch sneller ontwikkelen, verwachten we dat met nieuwe technologie zoals 5G het verbruik nog sneller zal stijgen.
Hiervoor zijn goede afspraken nodig, zowel over de samenstelling van het abonnementsplan, als over de start van de overgang en de manier waarop de simkaarten worden geleverd.’ Ook hier staat ontzorging centraal. Zo kijkt Telenet voor zijn heel grote klanten naar een homedelivery-oplossing .
Kosten beheersbaar houden
Uit cijfers van het Belgisch Instituut voor Postdiensten en Telecommunicatie (BIPT) blijkt dat het datagebruik jaar na jaar stijgt. ‘Bij Telenet zien wij jaarlijks een groei van 50 procent in het gemiddelde dataverbruik. Als we kijken naar landen die technologisch sneller ontwikkelen, verwachten we bovendien dat met nieuwe technologie zoals 5G het verbruik nog sneller zal stijgen’, zegt Karl Joosten.
‘Veel bedrijven vrezen dat hun contractueel vastgelegde datapakket snel onvoldoende zal zijn.’
‘Met ons nieuwe Telenet Business Mobile-aanbod zetten we drie tariefplannen in de markt: Fast, Superfast en Ultrafast, telkens met de mogelijkheid om de regio te kiezen: België, EU+ of wereldwijd.
Fiscale impact
Een abonnement en toestel ter beschikking stellen is één ding, maar hoe regelt u dat in het verloningsbeleid? ‘Je kent misschien het “Telenet Incentive Plan”, onze oplossing voor het pc-privé-plan dat de overheid ingesteld heeft en waar een gunstig fiscaal klimaat voor uitgewerkt is? Dezelfde regels kan je ook voor mobiele telefonie toepassen.’
‘De werknemer betaalt uiteraard wel belasting op een voordeel van alle aard, ongeacht welke formule je kiest. Anderzijds kan het bedrijf de btw recupereren. Doorgaans is dit beperkt tot 75 procent omdat de overheid een stukje als privégebruik aanziet. De opgelopen kosten fiscaal in mindering brengen, creëert een belastingbesparing van 25 procent.’
Optie 1: U betaalt zowel het toestel als het abonnement van uw medewerkers
U betaalt zelf zowel de aanschaf van het toestel als de kosten van het abonnement. U kan die allebei volledig als kosten inbrengen. Bovendien krijgt u bij sommige aanbieders van mobiele abonnementen mooie kortingen op gsm-toestellen als u bij hen klant bent.
Optie 2: U betaalt alleen het abonnement van uw medewerkers
U betaalt zelf het volledige abonnement van uw medewerkers. U kan dat volledig als kosten inbrengen.
Optie 3: U deelt de rekening van het abonnement (split-bill)
Hierbij legt u een vast bedrag vast voor de abonnementskosten en kosten buiten de bundel, meerverbruik wordt aan de medewerker aangerekend. U kan kiezen om bepaalde verbruikscategorieën uit het sponsorbedrag uit te sluiten zoals speciale nummers of internationaal dataverkeer. Een combinatie van bedragen binnen categorieën kan ook.