Uitzendgroep Forum Jobs wilde haar hr-processen digitaliseren omwille van de snelle groei. Sinds ze een beroep doet op Officient.io, centraliseert een handige tool niet alleen de loonadministratie, maar is er ook een oplossing voor vakantie-aanvragen, onkostennota’s en evaluaties. ‘De tool zorgt niet alleen voor tijds- en efficiëntiewinst, maar geeft de medewerkers ook autonomie’, zegt Yana Vandekerkhove, Finance Operations Manager bij Forum Jobs.
Forum Jobs, een uitzendgroep met hoofdkantoor in Roeselare, 200 eigen medewerkers en dagelijks 4.500 uitzendkrachten, was op zoek naar een oplossing voor haar interne loonadministratie. ‘We zijn sterk aan het groeien. We evolueren van een kmo naar een grotere onderneming, met onder meer een uitbreiding naar Wallonië’, zegt Yana Vandekerkhove.
‘Voor onze hr-processen werkten we veel met papier, maar dat was op een bepaald moment niet meer haalbaar. Ofwel moesten we een leger van mensen inzetten om die papierstroom te verwerken, ofwel moesten we onze hr-processen digitaliseren.’
Via haar sociaal secretariaat kwam Forum Jobs in contact met het Gentse Officient.io. ‘Het was interessant om naar hun oplossingen te luisteren. We merkten dat ze niet alleen een oplossing hadden voor onze loonadministratie, maar ook voor enkele andere problemen waarop we botsten. We hadden onmiddellijk een klik omwille van hun flexibiliteit.’
De tool zorgt niet alleen voor tijdswinst, maar ook voor efficiëntiewinst bij het hr-team. ‘Daarnaast is hij ook gebruiksvriendelijk voor onze medewerkers. Ze krijgen meer autonomie en verantwoordelijkheid. Dat zorgt voor een betere samenwerking en meer betrokken op vlak van hr.
Vakantieaanvragen
Met de tool centraliseert Forum Jobs de loonadministratie die verspreid zat over papier, spreadsheets en mailboxen. Een groot deel van de efficiëntiewinst zit ook in de verlofmodule.
Het aantal stappen om onkosten in te dienen wordt serieus verminderd.
‘Het leuke aan verlof verwerken is de koppeling tussen Officiënt.io en ons systeem voor de loonadministratie. Als iemand een vakantiedag aanvraagt, hangen daar automatische verloftellers en voorwaarden aan vast zodat de medewerkers op elk moment weten hoeveel verlofdagen hen nog resteren. De goedkeuringen gebeuren op basis van een simpele boomstructuur, die gemakkelijk instelbaar is. De afwezigheden gaan automatisch naar ons loonadministratiesysteem, wat het manuele werk aanzienlijk vermindert.’
‘De vakantieaanvragen digitaliseren, was het hoofddoel’, zegt Yana Vandekerkhove, maar er werden ook nog andere problemen opgelost. Het beheren van de onkosten bijvoorbeeld stond al langer op haar to-do lijst. ‘Onze medewerkers dienden de onkosten nog op een klassieke manier in, via een bonnetje dat in de bijlage van een mail bij de boekhouding terecht kwam. Dan moest die alle akkoorden verzamelen. Pas daarna konden de onkosten betaald worden. Met Officiënt.io worden het aantal stappen en de vele mailbijlagen serieus verminderd.’
Persoonlijke connectie
De persoonlijke connectie met onze klanten is onze grootste troef.
Ook voor de evaluaties biedt Officient.io een oplossing. Met 200 medewerkers is er meer structuur nodig. ‘In de tool kunnen we een korte samenvatting schrijven van het gesprek en er bijlagen aanhangen zodat die in het digitaal personeelsdossier beschikbaar blijven. Dat is niet alleen gemakkelijk, maar betekent ook tijdwinst.’
‘De medewerkers voelen zich comfortabel bij de oplossingen van Officient.io’, voegt Yana Vandekerkhove er nog aan toe. ‘Ze geven meer vertrouwen aan de medewerkers en brengen rust. Ze zijn ook gebruiksvriendelijk voor het hr-team omdat we zelf aan de knoppen zitten.’
‘De persoonlijke connectie met onze klanten is onze grootste troef’, zegt Hanne Alliet, Customer Success Manager van Officient.io. ‘We zijn er voor hen, of het nu via de chat is of door rond de tafel te zitten. Op die manier staan we dicht bij onze klanten. Met hun feedback kunnen we zowel ons product als de ondersteuning verbeteren. Grotere bedrijven zoals Forum Jobs hebben vaak andere noden dan de gemiddelde kmo. Daar willen wij met onze tools op inspelen.’