Hr-data centraliseren voor hogere efficiëntie

Steeds meer ondernemingen beseffen dat ze hun hr-processen moeten stroomlijnen. De corona-crisis was een belangrijke katalysator om die data te digitaliseren. ‘Vroeger gaven medewerkers nog fysiek hun doktersbriefje af, de pandemie heeft aangetoond dat dit perfect vanop afstand én digitaal kan’, zegt Sarah Vansteenkiste, COO van Officient.io.

Nood aan digitaliseren

Toch zitten arbeidscontracten, loongegevens, vakantieplanningen, functioneringsgesprekken en afwezigheden vaak verspreid in het bedrijf. ‘Nochtans behoort de tijd dat managers de vakantie van medewerkers met kleurcodes aanduiden op een groot vel papier en alles overtypen in het payrollpakket tot de verleden tijd’, zegt Michiel Bearelle, co-founder en CEO van Officient.io.

Hij merkt ook op dat hr-afdelingen volwassener geworden zijn. Zaten ze tien jaar geleden nog onder de vleugels van de finance-afdeling, dan worden ze nu stilaan zelfstandiger. Hr-medewerkers hebben geen tijd meer om repetitieve administratieve taken te doen. Ze willen focussen op het strategische luik, het menselijke aspect.

‘In de war for talent komen de kandidaten niet meer aan de deur bellen, maar moeten hr-afdelingen actief nieuwe medewerkers zoeken. Door alles te centraliseren in één softwarepakket krijgen ze ook meer tijd en ruimte om hun huidige medewerkers te ondersteunen met opleidingen en ontwikkeling. Ook alle administratie en regelwerk die bij een onboarding horen, zijn met Officient.io in een uur geregeld, van materiaal tot contracten.’

Kmo’s

De hr-administratie digitaliseren en alle gegevens centraliseren, bespaart niet alleen tijd, maar geeft ook een duidelijk overzicht. Officient.io richt zich met zijn onlineplatform op kmo’s en heeft zowel dienstenbedrijven, technologiebedrijven, voetbalclubs, deurwaarderskantoren, agencies en bouwbedrijven als klant. ‘We stroomlijnen niet alleen alle hr-processen van onboarding tot offboarding, maar zorgen er ook voor dat het bedrijf in controle blijft van alle gegevens. Veel waardevolle informatie gaat verloren wanneer de hr-manager of één van zijn of haar medewerkers het bedrijf verlaat’, legt Michiel Bearelle uit.

‘Bovendien blijft de data up-to-date door de verbinding met het sociaal secretariaat. Medewerkers beheren ook zelf hun gegevens en documenten via de Self Service-app.’

Totale workforce

‘Officient.io kijkt niet alleen naar de medewerkers die op de payroll staan, maar ook naar de totale workforce, dus ook de freelancers, uitzendkrachten, stagiaires en studenten’, zegt Sarah Vansteenkiste. ‘De freelancer die drie dagen per week voor het bedrijf werkt, maakt ook deel uit van de onderneming. Het is interessant voor collega's om te weten wanneer die persoon al dan niet aanwezig zal zijn.’

Bovendien biedt Officient.io naast software ook een toegewijde begeleiding voor klanten aan. ‘Overschakelen naar een cloudplatform betekent sowieso een verandering. Ons team geeft ondersteuning in dat proces. We begeleiden zowel de hr-medewerkers als de medewerkers die onze app gebruiken. Op die manier staan ze er niet alleen voor en halen ze sneller waarde uit ons platform.’