Als bedrijven door een digitale transformatie gaan, moeten ze ook voorbij de grenzen van de onderneming durven te kijken. Dat is het uitgangspunt van Idalko.
De veertig medewerkers van Idalko zijn in België, Nederland en Frankrijk aan de slag op projecten voor onder andere Brussels Airport en Fluvius.
‘Wij begeleiden bedrijven. Dat doen we in eerste instantie door goed te kijken naar hoe ze werken. 'Als je de business niet begrijpt, zal je geen gepaste begeleiding kunnen geven’, zegt managing director Manuel Pattyn. Sinds Idalko in 2011 werd opgericht, hielp het honderden bedrijven door hun digitale transformatie, al laat Pattyn het woord ‘digitaal’ vaak weg. ‘Dat is maar een middel.’
Stap per stap
Door goed te overleggen en draagvlak vanaf het begin bij de medewerkers te creëren, wil Idalko de mindset in een bedrijf veranderen.
‘Je moet eerst op de mensen focussen, dan op de processen en daarna pas op de tools. Het voortraject, waarin je nagaat wat een bedrijf concreet nodig heeft, neemt het grootste deel in beslag. Daarna kun je digitale oplossingen zoeken of creëren.’
‘Als je een proces in stappen uitschrijft, kun je nagaan welke fasen je efficiënter kan maken en welke digitale tools kunnen helpen’
‘Denk bijvoorbeeld aan de onboarding van een nieuwe werknemer. Vaak komen daar heel wat verschillende afdelingen bij kijken, worden er meetings ingepland en mails gestuurd. Door dat proces in stappen uit te schrijven, kun je nagaan welke fasen je efficiënter kan maken en welke digitale tools kunnen helpen.’
Applicaties kunnen het werk ondersteunen, processen optimaliseren en data consolideren. ‘Met die gegevens heeft iedereen een goed overzicht, hoe de planning eruit ziet en wat de bijbehorende kosten zijn. Zo vermijd je onder andere statusmeetings en kan je inspelen op datagestuurde besluitvorming.’
Take the Lead
De skills om met digitale applicaties te werken, zijn er niet in elk bedrijf. ‘Het is belangrijk dat iedereen inziet wat hij te winnen heeft bij een transformatie. Werknemers krijgen zelden uitleg over een nieuwe tool of manier van werken, terwijl je al voor de start van je project moet inzetten op bewustzijn. Met interne nieuwsbrieven kan je vertellen wat er zal veranderen en via workshops kan je om input vragen. Nadien moet je inzetten op opleidingen.’
Het Take The Lead in Digital-programma van Mediafin en Vlerick, dat professionals tien weken inzichten aanreikt in technologie en innovatie, is daar volgens Pattyn een mooi voorbeeld van. Idalko is partner van het initiatief. ‘De samenwerking was een no-brainer. Een van de sessies gaat over automatisering, wat een logisch gevolg is van het werk dat wij doen. Zo vermijd je routineus werk en bespaar je kosten.’
De digitale transformatie kan je volgens Pattyn ook uitbreiden naar klanten en leveranciers. Bijvoorbeeld als een klant een klacht heeft, kan hij die in een online portaal invoeren.
Daarna wordt die automatisch bestudeerd en indien nodig zelfs doorgestuurd naar het systeem van de leverancier, die dan in zijn ticketingsysteem de klacht ziet verschijnen. 'Die informatiestroom wordt nergens geblokkeerd omdat iemand een mail vergat te forwarden, wat de klantentevredenheid verhoogt.’