Een cultureel centrum hoeft geen ouderwetse visie te hebben rond technologie en digitalisering. Bij deSingel draait alles om smartphones, cloud en Chromebooks. ‘Maar bovenal streven we een doorgedreven digitalisering na’, stelt zakelijk leider Pierre Van Diest.
DeSingel, prominent gelegen langs de Antwerpse Ring, is een toonaangevende cultuurtempel waar optredens en evenementen plaatsvinden van lokaal talent en gerenommeerde internationale artiesten. Maar we zijn meer dan een cultuurhuis, benadrukt zakelijk leider Pierre Van Diest. ‘Binnen onze gebouwen huisvesten wij ook een muziek- en dansgezelschap, het Vlaams Architectuurinstituut, een restaurant en een conservatorium’, vertelt hij. ‘Die gebruiken overigens allemaal dezelfde telecominfrastructuur.’
Iedereen mobiel
Door de aard van het gebouw en de job staat mobiliteit voorop. Medewerkers zitten vaak niet aan hun bureau, als ze er al een hebben. ‘We beschikken over een honderdtal draadloze toegangspunten voor onze bezoekers en artiesten maar ook voor onze medewerkers’, stelt Van Diest. Ook spraaktelefonie is van tel. ‘In mijn organisatie kunnen vijftig mensen met hun simkaart gratis naar elkaar bellen, op vaste en mobiele toestellen.’
Terwijl veel medewerkers geen eigen pc hebben, beschikken de meeste wel over een smartphone. ‘Dan denk ik aan theatertechnici, de onderhoudstechnici en de programmatoren. Met hun smartphone boeken ze ruimtes, materiaal en personeel via de applicatie van Salesforce.com’, vertelt Van Diest. ‘Vroeger gebruikten we iPhones, maar die bleken te duur. Vandaag beschikken de meeste over een Nexus smartphone. Dat scheelt een pak in aankoopprijs.’
Iedereen in de cloud
- Zorg voor één centraal systeem dat al uw processen aanstuurt en alle data bevat. Op die manier behoudt u het totale overzicht.
- Zorg voor een degelijke internetverbinding met voldoende toegangspunten en mobiel internet. Want als internet uitvalt, kan niemand werken.
- Hou de communicatie betaalbaar. Gebruik wifi voor spraak en data, en onderhandel met uw operator zodat medewerkers onderling gratis naar elkaar mogen telefoneren, en dit zowel vast als mobiel.
- Kijk naar het prijskaartje van mobiele toestellen. iPhones zijn vaak dubbel tot driedubbel zo duur als andere smartphones.
- Denk aan het gebruik. Medewerkers die onderweg zijn en alleen communiceren en plannen, hebben geen superkrachtige hardware nodig.
- Zorg voor een vlotte administratieve afhandeling door uw operator. Bij deSingel gebruiken alle nevenverenigingen dezelfde telecomapparatuur, maar verloopt de facturatie van operator Mobistar wel meteen rechtstreeks.
DeSingel maakte enkele opvallende keuzes. Ze gingen resoluut voor mobiel en de cloud. Voor de meeste medewerkers is een smartphone het belangrijkste werkinstrument. ‘Veel medewerkers hebben geen eigen pc, maar vallen terug op een gedeelde werkpost. Ze zijn ook vaak onderweg, binnen onze gebouwen of buitenshuis. Soms gaan collega’s bijvoorbeeld in het buitenland een voorstelling bekijken’, stelt hij. ‘De belangrijkste bedrijfstoepassing is gebaseerd op Salesforce.com en zelf ontwikkeld op basis van de bouwstenen die deze leverancier aanbiedt. Voor de eindgebruiker zijn een internetverbinding, smartphone en wachtwoord dus voldoende om de toepassing te gebruiken.’
Iedereen op één systeem
Zoals in veel gevallen is een smartphone maar een venster. Het zijn de applicaties en werking die het verschil maken. ‘Alles maakt deel uit van de hele aanpak rond digitalisering in onze organisatie’, stelt Van Diest. ‘Alle processen komen samen en worden gestuurd vanuit één systeem, vanuit Salesforce. Het is voor ons een soort van ERP-toepassing. Die behandelt niet alleen de planning, maar ook de uitgaande facturen, de offertes en contracten. Het zorgt voor een hele digitale stroom.’
Naast de processen draait het in een organisatie ook om de data. ‘Vanuit het systeem sturen de data ook de website aan. Dat is belangrijk om onze evenementen, data en tijdstippen correct en op tijd te kunnen meedelen aan de buitenwereld.’
Iedereen Chrome
De volgende stap in de trend naar werken in de cloud is de keuze voor Chromebooks, de lichtvoetige laptops die zich baseren op het Chrome-besturingssysteem van Google.
Google, en dus ook deSingel, gebruikt met Chrome en Android twee types besturingssystemen voor mobiele toestellen. Waar Android een min of meer traditioneel besturingssysteem is (waarop u bijvoorbeeld apps kunt installeren), is Chrome OS een zogenoemd cloud OS, dat zich baseert op internettoegang. Het is een licht besturingssysteem met lage systeemeisen. ‘Chromebook s zijn goedkoper, terwijl ze toch aan onze wensen voldoen. De meeste activiteiten gebeuren in de cloud en dan zijn deze minder krachtige toestellen perfect geschikt.’
Naast de draagbare Chromebook, investeert deSingel ook in Chrome Box. ‘Dat is de variant die onze vaste pc’s moet helpen vervangen. Het is een kastje zo groot als een sigarendoos waar je een monitor en toetsenbord aan koppelt. Zo’n box heb je overigens al voor 150 euro.’
Iedereen genomineerd
Technologie draagt bij tot een efficiënte en vlotte werking. ‘Mede door onze technologische aanpak en efficiënte organisatiestructuur werd deSingel genomineerd als Vlaamse overheidsorganisatie van het jaar’, vertelt Van Diest. Toch is het werk niet af. Nog niet alle processen, bijvoorbeeld die rond inkomende facturen, zijn al gedigitaliseerd en ingebouwd in het systeem. Maar dat is volgens Van Diest slechts een kwestie van tijd.