De stille revolutie genaamd duurzaam aankopen

Een echt begrip is het nog niet. Maar wie als leverancier offertes moet schrijven, heeft veel kans dat hij al op de term ‘duurzaam aankopen’ is gestoten. Meer en meer bedrijven – maar vooral ook de overheid – nemen daarin criteria op die eisen stellen rond milieu of sociaal beleid. Vervolgens krijgen die, al dan niet veel, impact in de beslissing over de toewijzing.

Een duurzame aankoopdienst vraagt bijvoorbeeld om alleen producten te leveren met bepaalde ecolabels. Of vraagt expliciet om samen te werken met organisaties uit de sociale economie. Bedrijven kunnen nog een stap verder gaan en vragen dat alleen producten of grondstoffen worden geleverd die na gebruik volledig recycleerbaar zijn of worden teruggenomen door de leverancier. In dat geval spreek je over circulair aankopen.

De aankoopdienst is vandaag een strategisch departement. Als gevolg van outsourcing beheren aankopers een budget dat tot 80 procent van de omzet kan bedragen. Net als de aankoopdienst zelf, staat de beslissing om over te schakelen naar duurzaam of circulair aankopen daarom nooit op zichzelf.

Meer samenwerking

‘Het is een strategische beslissing die alleen zin heeft als ze deel uitmaakt van een duurzaamheidsbeleid waarbij alle departementen én de stakeholders worden betrokken’, zegt Sabine Denis, directeur van Business&Society, het netwerk voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. ‘Kantoormeubelen huren in plaats van ze aan te kopen, vraagt dat het onderhouds- en het aankoopbudget op elkaar worden afgestemd.’

Ook met de leveranciers moet er samenwerking zijn. ‘Een offerte moet leesbaar zijn. Samen met de leverancier kijken of de criteria haalbaar zijn, is daarom zinvol.’

Aankopen betekent kiezen voor bepaalde kwaliteit. Door het gewicht van de aankoopdienst kan die een grotere rol gaan spelen in de creatie van waarde. En zelfs van innovatie. ‘De producenten van papier en schoolmateriaal kregen een paar jaar geleden van de overheid ecologische criteria opgelegd, waarvan we toen een beetje vreesden of ze wel haalbaar waren’, zegt Jo Versteven van het Federaal Instituut voor Duurzame ontwikkeling. ‘Nu blijkt dat ze erin slagen om papier te leveren dat aan die hoge eisen voldoet. Het heeft een innovatie in gang gezet die niet meer lijkt te vertragen.’

Het competitief voordeel is maar een van de voordelen van duurzaam aankopen. Bedrijven voor wie afval een kostenpost is, hebben een financieel voordeel als ze die wegnemen. Het bekendmaken van cijfers over besparing op CO2-uitstoot en afval blijkt een boost voor de reputatie. En de relatie met klanten en leveranciers blijkt er bijzonder goed bij te varen. ‘Het zorgt voor een enorme klantenbinding’, zegt Sabine Denis. ‘Het bedrijf waar we onze bureaustoelen huren, komt elk jaar langs voor een onderhoud. Dat creëert een veel sterkere band. Bij een aankoop weet niemand meer wie die stoelen heeft geleverd. De kans dat we voor een volgende aankoop opnieuw bij dezelfde leverancier aankloppen, is dus bijzonder groot.’

Geen kosten, wel vorming

De grootste vrees van kmo’s is dat nieuwe regels ook extra administratieve last meebrengen. Onterecht, zo blijkt. ‘Het vergt wel een zeker leerproces’, zegt Sabine Denis. ‘Er zijn verschillende departementen bij betrokken. Contracten moeten hier en daar worden aangepast. Vorming kan dus nodig zijn.’ Maar ook dat hoeft kmo’s niet af te schrikken. ‘Kleinere ondernemingen hebben het makkelijker, omdat de departementen niet ver uit elkaar liggen. De top van het bedrijf staat bovendien erg dicht bij de mensen. Dat kan de uitvoering van een duurzaam beleid vereenvoudigen.’

Door de natuurlijke aaneenschakeling van klanten en leveranciers komt duurzaam aankopen mogelijk veel sneller op het bord van een bedrijfsleider dan gedacht. ‘De meeste bedrijven zijn tegelijk klant en leverancier. Er komen meer aanbestedingen met duurzame criteria. Ze moeten gewoon mee. Het wordt een kwestie van overleven.’

Duurzaam aankopen als vorm van innovatie

Als geen ander bedrijf toont PMC-Holding welke kettingreactie verduurzaming in gang kan zetten. De kleine familiale groep uit Vilvoorde begon in 1997 als kantoorverhuisbedrijf. Op vraag van klanten breidde het zijn activiteiten al snel uit. Eerst met een studiebureau dat instaat voor de coördinatie van verhuizingen, dan met een tak die het logistieke beheer voor zijn rekening neemt en later nog met projectmanagement dat de volledige kantoorinrichting uitvoert. ‘Verhuizen bestaat voor 20 procent uit leegmaken en weggooien. Steeds vaker staat een verhuizing gelijk aan een volledige nieuwe inrichting’, zegt Didier Pierre, afgevaardigd bestuurder van PMC Holding.

In 2005 liet Pierre de ecologische voetafdruk van het bedrijf opmeten. ‘Uit de meting bleek dat we ons energieverbruik en onze afvalproductie vooral konden verminderen door hergebruik te stimuleren.’ De vaststelling mondde uit in een vierde bedrijfstak, een meubelproducent die kantoormeubelen een nieuwe bestemming geeft. Nearly New Office Facilities (NNOF) vertrekt daarbij van het concept dat de klant voor ogen heeft. ‘Passen zwarte bureaustoelen daarin, dan zullen we bestaande stoelen opnieuw gebruiken. Maar we vervangen dan wel de zitstoffering, wieltjes of stoelpomp als dat nodig is’, legt Didier Pierre uit.

Naast een herstelling kunnen de ontwerpers ook kiezen voor het opnieuw gebruiken van onderdelen, zonder dat de functie wijzigt. Zo kan een bureaublad worden ontlakt en op een nieuwe maat worden gesneden. En oude onderdelen kunnen ten slotte worden verwerkt in een meubel met een andere functie. ‘Een kast met daarin een kussen kan een zitmeubel worden, met tafelpoten maak je een rekje, van laden een lockerkast. Het resultaat is altijd een nieuw meubel’, zegt Didier Pierre.

Onderzoekers van de Universiteit van Luik en de TU Delft deden een levenscyclusanalyse van de nieuwe producten en stelden vast dat NNOF 70 tot 80 procent bespaart op CO2 en grondstoffen. Goed 80 procent van de ‘grondmeubelen’ komt van de klanten, die in een klap verlost zijn van een logistiek en een afvalprobleem. Het bedrijf koopt alleen de producten voor de eindlaag aan, zoals verf, stoffen en laminaat. Bij voorkeur zijn die lokaal geproduceerd en achteraf te recycleren. ‘Het is de klant die dat mee beslist’, zegt Pierre. ‘De meesten zijn gevoelig voor het milieuaspect. Maar uiteindelijk geeft de kostprijs de doorslag.’

De belangrijkste hindernis? Dat duurzaam aankopen nog niet algemeen is ingeburgerd. ‘Elk bedrijf heeft vandaag wel een charter voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. En als opstap is dat ook handig voor ons. Maar als je met de aankopers gaat samenzitten, blijkt dat vaak alleen de prijs telt’, zegt Didier Pierre. Een C02-belasting zou de markt volgens hem eerlijker maken. ‘Chinese meubels zijn vandaag strikt genomen de goedkoopste. Als je de uitstoot in de totale levenscycluskosten meerekent, is dat niet langer zo. Een CO2-belasting zou de lokale productie aanzwengelen.’

De omschakeling van een zuivere verhuisfirma na een gediversifieerd logistiek bedrijf vroeg ook een ander aanwervingsbeleid. ‘We hadden een nieuw soort arbeiders nodig, mensen met een technisch profiel die ook een inventarisatie of een schadebehandeling konden doen. We hebben die gevonden, dankzij een proefproject van de toenmalige Vlaamse minister van Werk Frank Vandenbroucke, dat samenwerkte met organisaties uit de sociale economie.’ De arbeidsmarkt biedt veel potentieel voor NNOF, zegt Pierre. ‘Neem bijvoorbeeld oudere werkzoekenden. Zij hebben niet alleen heel wat ervaring, ze zijn ook opgegroeid in een cultuur van herstelling en hergebruik.’

Ondanks de zware prijsdruk slaagde het bedrijf erin zijn omzet in de voorbije twee jaar te verviervoudigen, van 850.000 euro in 2013 naar 4 miljoen euro dit jaar. ‘Gelukkig zijn we goedkoper dan nieuw. Om de paar jaar ontwikkelen we een nieuwe dienst die we testen op een interessante klantenportefeuille. Tegelijk worden we steeds duurzamer. Intern, maar ook doordat meer en meer klanten meestappen in het verhaal.’