Het boekhoudkantoor van de toekomst

Mon3aan (spreek uit: Mondriaan) is een accountancy start-up uit Gavere, die 95 procent van de klanten digitaal bedient. Het bedrijf, met een tiental medewerkers, ontstond na een managementbuy-out bij het accounting- en consultingbedrijf Moore Stephens. ‘Ik wilde dat het kantoor sneller en meer wendbaar werd. Digitalisering staat hierbij centraal’, vertelt Günther Van Gysegem, oprichter van Mon3aan.

Het bedrijf onderging dus geen ‘digitale transformatie’, maar is zo gestart. En de naam, die komt inderdaad van de bekende schilder die volgens Van Gysegem in zijn tijd ook erg vernieuwend was.

Hoe werkt een digitaal boekhoudkantoor?

Een ‘klassiek’ boekhoudkantoor en een digitaal boekhoudkantoor, zoals Mon3aan er een pretendeert te zijn, zijn vandaag niet hetzelfde. ‘Het grote verschil? Wij hebben zelf een digitaal platform gebouwd’, legt Van Gysegem uit. ‘We hebben enkele bestaande softwarepakketten aan elkaar gekoppeld.’

Dat stelt klanten in staat om hun documenten via het platform in te scannen en daar te deponeren, zoals bij een btw-aangifte die elk kwartaal of maandelijks moet gebeuren. ‘Klanten kunnen aankoopfacturen inscannen en doorsturen. En dat kunnen ze ook met de klassieke bonnetjes doen. Wij bieden hiervoor software aan die er een foto van maakt. Dat beperkt de kosten aanzienlijk’, stelt de oprichter.

Ook in andere domeinen van het zakendoen geldt de digitalisering. ‘Zo worden dagelijks de zogenoemde coda-bestanden automatisch aangeleverd. Bankuittreksels zijn hierdoor niet meer nodig. Daarnaast bieden we onze klanten de mogelijkheid om verkoopfacturen aan te maken in ons platform, en die ook digitaal te versturen.’

Bij dit alles vormt het boekhoudpakket het hart van het softwareplatform. ‘Wij gebruiken het boekhoudpakket Exact Online, dat open genoeg is om andere toepassingen aan te koppelen. Hieronder valt onder meer Lightspeed, een kassasysteem voor de horeca, en Teamleader, voor online klantenbeheer (CRM) en projectplanning. Een andere toepassing is Xpenditure, software voor de indiening van onkostennota’s’, vertelt Van Gysegem.

De consequentie? De klant zelf doet het voorbereidende werk van het inscannen en opladen van documenten, zoals facturen en bonnetjes. Die taken gebeuren vandaag in veel gevallen op het boekhoudkantoor. ‘Niet alle klanten zijn bereid om dat werk zelf te doen. Maar de meesten doen het wel, en daardoor is onze taak voor een groot stuk herleid tot advies en controle van wat is ingevoerd.’

Vandaag verwerkt 95 procent van de klanten zijn boekhouding volledig digitaal. Het is Mon3aans doelstelling om de resterende 5 procent klanten, die bijvoorbeeld intern hun eigen boekhouding voeren, mee op de digitale trein te laten springen.

En de wetgeving?

Maakt de wetgeving een volledig digitaal boekhoudkantoor al mogelijk? ‘We botsen nog op barrières’, geeft Van Gysegem toe, ‘omdat de wetgever zelf nog niet helemaal in het digitale tijdperk is getreden.’

Bij een aantal facetten van de boekhouding aanvaardt de fiscus intussen de digitale variant. ‘Bonnetjes kun je bijvoorbeeld al indienen via de software van Xpenditure. Na het inscannen en doorsturen kun je je papieren bonnetjes weggooien en de digitale versie in de cloud bewaren. De softwareleverancier heeft hiervoor een btw-ruling ontvangen’, vertelt hij.

Ook verkoopfacturen zijn geen probleem. De boekhoudsoftware moet erkend zijn door de fiscus. ‘Een van de voorwaarden is bijvoorbeeld dat een verkoopfactuur na verzending niet meer gewijzigd kan worden’, aldus Van Gysegem. Helaas worden bepaalde onderdelen nog niet in een digitaal formaat geaccepteerd. ‘Voor aankoopfacturen ligt het bijvoorbeeld moeilijker. Die moet je zeven jaar bewaren en beschikbaar houden voor controle, zowel digitaal als op papier. Dat vind ik een richtlijn die niet meer van deze tijd is’, aldus de Mon3aan-oprichter.

Is de digitale boekhouder de toekomst?

Günther Van Gysegem denkt uiteraard van wel. ‘Digitalisering is er voor de klanten. Wij zelf zijn niet zozeer pure boekhouders, maar eerder adviseurs. Wij willen van bedrijfsadvies onze hoofdtaak maken. Ons bedrijf heeft drie pijlers: digitalisatie en automatisatie, advies en fiscaliteit.’

Toch vraagt de uitbouw van een digitaal platform flink wat investeringen. ‘De eerste maanden waren lastig. We moesten zwaar investeren in software. Met tien werknemers in ons team, kwamen er de kosten van een voltijdse elfde man bij, onder de vorm van de kostprijs voor software. Software is duur. Zeker in het begin, omdat alles dan nog niet efficiënt loopt.’

‘Ondertussen konden we de klassieke boekhouddossiers voort behandelen, want het geld moest nu eenmaal binnenkomen. Op basis van de bestaande klanten konden we toch een jaaromzet halen van 500.000 euro. En mee door onze digitale inspanningen deden we die toch naar 920.000 euro groeien. Wat een mooi resultaat is.’

Zeker in de eerste zes maanden moet een digitaal boekhoudkantoor ook enorm investeren in de opleiding van personeel dat het platform moet leren kennen. En ook de klanten moeten mee zijn. ‘Werkt een klant nog niet digitaal? Dan voeren wij de analyse van het bedrijf uit en stellen we vervolgens softwarepakketten voor. Een klant vroeg me vorige week nog om zijn CRM-pakket te integreren met ons platform. Ons boekhoudkantoor wordt zo ook een technologische adviseur. En dat doen we voor middelgrotere bedrijven, maar ook voor de kleintjes. Zo trachten wij ook de bakker en slager om de hoek te digitaliseren.’

Digitaal is de toekomst en Mon3aan gaat er prat op toekomstgericht bezig te zijn. ‘Het beroep van boekhouder heeft veel uitdagingen. Dat beginnen velen nu pas te beseffen. Kijk naar recente de herstructureringen en ontslagen in de financiële wereld: dat komt ook allemaal naar onze sector’, stelt hij. ‘Software gaat basishandelingen uitschakelen. Maar ik ben er zeker van dat ik niemand van mijn team zal moeten ontslaan. Wij hebben al volop gedigitaliseerd. Maar veel collega’s moeten die stap nog zetten.’