Sweet Paradise, de snoepfabriek uit Bornem, koos Reveal van Fleetmatics om het beheersysteem van zijn autovloot te verbeteren. Met 1.500 klanten in de Benelux en Noord-Frankrijk geeft het systeem een boost in efficiëntie en tijdswinst. ‘Het is een controletool, maar vooral ook een middel om het bedrijf te optimaliseren.’
Groene kikkertjes, dragibus, perzikjes, draculatanden … sinds 1995 verdeelt Sweet Paradise snoepjes via Pick & Mix-stands in de Benelux en Noord-Frankrijk. 25 medewerkers van het bedrijf zijn dagelijks op de baan voor bevoorrading, schoonmaak of vervanging van het materiaal. Met zowat 1.500 klanten en dus evenveel adressen verspreid over België, Nederland en het Groothertogdom Luxemburg moet het logistiek apparaat van de autovloot werken zonder haperingen. De chauffeurs van Sweet Paradise vertrekken met voldoende snoepgoed om een dag lang klanten te bevoorraden.
Communicatie essentieel
Voor je een vlootsysteem installeert, moet je met je medewerkers praten, vindt Francis Peeters, commercial manager bij Sweet Paradise Benelux. ‘Ze moeten begrijpen dat zo’n systeem weliswaar een controletool is, maar vooral ook een middel om het reilen en zeilen van het bedrijf te optimaliseren. Dat is essentieel.’ Sweet Paradise gebruikte voor de opvolging van de vloot bijna 20 jaar zijn eigen, intern ontworpen systeem. ‘Maar we zochten een trackingsysteem om de verplaatsingen van ons personeel beter te begrijpen. Want soms stelden we grote verschillen vast in de prestaties van onze medewerkers. En het was moeilijk om gegevens correct te analyseren en verbeteringen voor te stellen’, zegt Francis Peeters. ‘Een van onze leveranciers uit Ierland was erg enthousiast over Reveal van Fleetmatics. In juli 2015 werden al onze bestelwagens in België en Nederland met dat nieuwe systeem uitgerust.’ Wie zijn vlootbeheer wil verbeteren, krijgt met Reveal van Fleetmatics talrijke functionaliteiten, een praktische interface, een gebruiksvriendelijk systeem... ‘De meeste informaticabedrijven hanteren een basisprijs met verschillende kosten. Maar Fleetmatics rekent een vast maandelijks bedrag aan per bestelwagen. In dat tarief is alles begrepen: zowel de installatiekosten als de hardware en software. Zo vermijd je onaangename verrassingen.’
Marktpositie verstevigen
Het systeem levert juiste en accurate gegevens die tijdens een meeting met de medewerkers besproken en geanalyseerd worden. ‘Met Reveal beschikken we over gegevens die onze positie versterken bij jaarlijkse onderhandelingen en tijdens gesprekken met potentiële klanten. Het systeem biedt geen ruimte voor interpretatie of sentiment, maar objectieve informatie’, weet Peeters.
Elke offerte bevat een schatting van de rijtijd naar de klant. Peeters: ‘Fleetmatics is daarbij een extra element in de rentabiliteitsanalyse per klant. Twee klanten kunnen dezelfde aankoopprijs en hetzelfde volume hebben, maar een van hen kan toch minder rendabel zijn. Misschien komt dat omdat zijn winkel moeilijker toegankelijk is, of omdat onze medewerker meer tijd nodig heeft om zijn zaak te bevoorraden.’ Sweet Paradise kan trouwens een verslag per verkooppunt of per medewerker krijgen. ‘Onze klantenlijst is in het systeem ingebracht. Zo kunnen we ook de gemiddelde tijd analyseren die onze medewerkers spenderen bij elke klant of bij elk type klant, bijvoorbeeld alle Carrefour Markets.’
Tijdwinst en efficiëntie
Met Fleetmatics kan de klant ook routes analyseren. Is de gekozen route wel efficiënt? Kan ze worden verbeterd om tijd of brandstof te besparen? Het Reveal systeem analyseert zelfs overdreven snelheid. Maar het belangrijkste volgens Francis Peeters? Dat klanten nauwkeurige informatie krijgen. ‘Klanten bellen soms om te vragen wanneer de levering aankomt. Nu kunnen wij hen exact vertellen waar de chauffeur zich bevindt en wanneer hij aankomt.’ Tijdens de feestdagen maken veel bioscopen een stormloop mee en raakt hun voorraad snoep sneller uitgeput. ‘Dankzij Reveal kunnen wij de chauffeur lokaliseren die het dichtst in de buurt van die bioscoop is. Heeft die niet genoeg voorraad in zijn bestelwagen? Dan zoekt het systeem de collega die het dichtst in de buurt is.’
Er zijn trouwens grote verschillen tussen chauffeurs die in stadscentra of in landelijk gebied leveren. ‘Chauffeurs die in dezelfde regio rondrijden, doen trouwens niet liever dan hun prestaties met elkaar te vergelijken. Ze houden een soort interne competitie.’ Medewerkers moeten ook niet langer na elke rit manueel de gereden kilometers invoeren. ‘Voortaan gebeurt dat automatisch. Dat levert tijdwinst op voor onze chauffeurs, die meestal niet administratief zijn aangelegd. Bij fiscale controle is het ook gemakkelijk om aan te tonen dat de voertuigen uitsluitend voor beroepsdoeleinden worden gebruikt.’ Een laatste troef? Het automatische alarmsysteem. ‘Als een voertuig ‘s ochtends niet vertrekt, krijgt het kantoor automatisch een e-mail of sms. Wij kunnen dan snel een oplossing vinden voor de klanten die op de dagplanning staan.’
Nauwelijks fouten
Fleetmatics trouwens ook de opleiding van nieuwe chauffeurs op zich. ‘De support is schitterend’, zegt Francis Peeters. ‘Wij moeten alleen de code en de login van de nieuwe collega activeren, de rest doet Fleetmatics. Die communicatie verloopt efficiënt en transparant.’
Na twee jaar gebruikt met het systeem te rijden, heeft Francis Peeters slechts één kleine opmerking. ‘Bij de analyse van verschillende rapporten merkten we dat bepaalde bestelwagens 13 minuten met draaiende motor stilstonden, terwijl de chauffeur bij de klant was. Volgens sommige chauffeurs klopte dat niet.’ Wat bleek? Die fout heeft te maken met de manier waarop de software is geïnstalleerd. Afhankelijk van de plek waar die geplaatst is, registreert de software de tijd die de bestelwagen stilstaat met de motor af, met draaiende motor of met de motor af maar met de sleutel nog in het stopcontact (om bijvoorbeeld naar de radio te luisteren). ‘Wij hebben de positie van de software veranderd, zodat die nu slechts één gegeven registreert. Het is een erg klein mankement. Momenteel laten we al onze bestelwagens zoals ze zijn. De volgende stap wordt het systeem op de tablets van onze medewerkers installeren. Zo kunnen ze onmiddellijk hun planning regelen.’
