Door de druk naar verhoogde efficiëntie, marges en groei, speelt RPA ook in het fiscaal departement een belangrijke rol. Robotic Process Automation kan worden ingezet voor het robotiseren van btw-aangiftes, of om de verplichtingen rond nieuwe regelgeving te verlichten.
‘De evoluties in het fiscaal landschap gaan snel’, zegt Géraldine Tack, vennoot Global Compliance & Reporting bij EY. ‘Ook in fiscale departementen is de druk groot om efficiëntie te verwezenlijken.’ Geen wonder dat ook in het tax departement volop gepraat wordt over automatiseren, digitaliseren en robotiseren. ‘Robotic Process Automation mag geen hype zijn’, zegt Tack. ‘Het is belangrijk om proces per proces te kijken of automatisering een goed idee is.’
Een aantal voorbeelden
BEPS. Een van de omstreden fiscale thema’s is Base Erosion and Profit Shifting, kortweg BEPS. Het is een initiatief van de OESO om te vermijden dat internationale bedrijven hun belastinggrondslag onterecht verkleinen en winst verschuiven naar landen waar ze minder belast worden. Het BEPS Actieplan 13 legt de nadruk op de uitwisseling van informatie tussen lidstaten over verrekenprijzen. Multinationals moeten nu jaarlijks voor alle landen waar ze zakendoen, een gedetailleerde rapportage voorleggen.
‘Die Country-by-Country Reports en de verplichte Transfer Pricing-documentatie veroorzaken zware administratieve verplichtingen’, vertelt Tack. Daarvoor is niet alleen het verzamelen en consolideren van informatie nodig, maar ook technische analyses en doorgedreven kennis. ‘Toch is het een proces waarin softwarerobots bepaalde stappen kunnen automatiseren’, zegt Tack.
‘Gevolg? Er komt meer tijd vrij voor de fiscaal deskundige. Die kan zich toespitsen op het fiscaal-technisch luik.’ Btw. Ook voor de btw kan RPA een gevoelige meerwaarde bieden. De voorbereiding van btw-aangiftes is een proces dat in veel bedrijven helemaal verfijnd is. Het wordt gekenmerkt door een groot volume aan repetitieve transacties en een hoog niveau van manueel invoeren en verwerken van gegevens. Bovendien is het een proces dat veel taken bundelt, en vraagt het om interactie met verschillende systemen en applicaties.
‘Dat zijn precies de kenmerken van processen die optimaal geschikt zijn om te robotiseren’, weet Tack. ‘De voorbereiding van de btw-aangiftes is dan ook een schoolvoorbeeld van een interessante RPA-toepassing.’
Mythe
De voordelen van RPA voor de tax-functie zijn divers. De kwaliteit van de data wordt verhoogd, een proces kan sneller worden voltooid en er komt tijd vrij op het fiscaal departement, zodat medewerkers zich kunnen toeleggen op taken met een hogere toegevoegde waarde. ‘We kunnen dan ook de mythe doorprikken dat RPA op termijn de fiscalisten zal vervangen’, meent Tack.
‘De werkelijkheid is dat je een beroep moet blijven doen op fiscale experts.’ Maar RPA zal wel een verschuiving teweegbrengen in het takenpakket van de fiscalisten. Hoogopgeleide en ervaren tax experts die echte toegevoegde waarde brengen in de organisatie, worden belangrijker dan ooit tevoren. Change Een van de bijkomende voordelen van RPA is dat het verandering ondersteunt.
‘RPA is een change enabler’, zegt Tack. ‘De implementatie van RPA verplicht een onderneming om kritisch na te denken over processen en taken. En dat is een eerste stap naar verhoogde efficiëntie en consistentie.’
Géraldine Tack
vennoot EY Global Compliance & Reporting
02 774 98 30
geraldine.tack@be.ey.com