Aftellen naar 31 december
Hoe bereid je je voor op een situatie die je nog niet helemaal kent? Dat is aan de vooravond van de brexit dé vraag voor veel bedrijven. EY en transportbedrijf ECS2XL praten over hun brexitstrategie. ‘Wie nu nog niet begonnen is, is eigenlijk te laat.’
31 december 2020 stapt het VK definitief uit de Europese Unie. ‘Het is je voorbereiden op het onbekende’, zeggen Joan Bremers, projectmanager brexit en Hugo Donche, commercieel directeur van ECS2XL, een logistiek bedrijf in Zeebrugge dat zich al 25 jaar specialiseert in goederentransport van en naar het VK. ‘Ik slaap minder goed, maar ik slaap’, zegt Hugo Donche. ‘Veel klanten beseffen niet wat er gaat veranderen’, waarschuwt Joan Bremers. ‘Ze denken: als er een deal komt, verandert er niets. Dat is natuurlijk niet waar.’
Franky De Pril, global trade leader bij EY, ziet dat gebrek aan daadkracht ook: ‘Bedrijven gingen ervan uit: we weten nog niet genoeg om ons voor te bereiden. En er waren inderdaad veel dingen die we lange tijd niet wisten en die we vandaag nog altijd niet weten. Maar tegelijk weten we al veel dingen wél.’ De Pril merkt dat bedrijven vooral aandacht gaan besteden aan hun supplychain. 'Maar de brexit treft niet alleen de logistieke keten. Je moet ook productreglementeringen voorbereiden, systeemaanpassingen, btw-behandeling, …’
De grote onbekende in het brexitverhaal is het handelsakkoord tussen het VK en de EU. ‘Maar eigenlijk maakt het niet veel uit of dat er komt’, vindt De Pril. Want zelfs met een deal zal er altijd een minimum zijn, weet Hugo Donche. ‘Met een akkoord zal het een beetje minder pijnlijk zijn: minder invoerrechten, controles en documenten. Maar de douaneaangifte zal altijd nodig zijn, in elk mogelijk scenario.’
Deadline
In november 2018 realiseerden we ons dat de brexitdeadline wel erg dichtbij kwam, zegt Hugo Donche. ‘Toen was het alle hens aan dek. We hadden geen ervaring, want ondertussen is het al 15 jaar geleden dat er in Europa nog douanerechten waren. En vandaag kunnen we nog niet zeggen dat we helemaal klaar zijn. Want hoe kun je klaar zijn voor iets wat niet bekend is?’
ODit is echt het allerlaatste moment om dingen op te starten, zegt Donche. ‘Ik kreeg onlangs telefoon van een Belgisch bedrijf dat in november wou starten met nieuwe Britse klant. Prima, zei ik, en hebben jullie al HS-codes, een douaneagent, btw- en EORI-nummer? Oh, zeiden ze, dat moeten we nog bekijken. Het is tijd om wakker te worden. Het is geen 5 voor 12 meer, maar 12 uur. Als je die dingen nu nog niet aangevraagd hebt, heb je ze niet voor 31 december. Wie nu nog moet beginnen is eigenlijk te laat.’
‘Ook al is het onzeker wat er precies verandert op 1 januari, toch moet je voorbereid zijn’, zegt Franky De Pril. EY ontwikkelde een scan waarmee bedrijven de impact van de brexit kunnen meten. ‘Maar de eigenlijke ondersteuning is altijd maatwerk. Voor een transportbedrijf als ECS2XL zal de impact helemaal anders zijn dan voor een productiebedrijf. Daarom kijken we naar goederenbewegingen, productportfolio, enzovoort. Op basis van data-analyse berekenen we de financiële impact van de brexit, die uiteraard afhangt van de mate waarin een bedrijf afhankelijk is van Britse leveranciers of afzetmarkt. Zodra dat in kaart gebracht is, onderzoeken we de grootste risico’s en werken we een aanpak uit. Het doel daarbij is altijd: de dienstverlening garanderen na 1 januari.’
Ook al is het onzeker wat er precies verandert op 1 januari, toch moet je voorbereid zijn. ‘Wij organiseren trainingen in ons bedrijf, waarin we onze medewerkers informeren over de gevolgen van brexit voor hen én voor onze klanten’, zegt Joan Bremers. ‘Gooi de papieren flow overboord’, raadt Donche aan. ‘Mik die in de vuilbak waar hij 15 jaar geleden was beland, toen de douane gestopt is. En digitaliseer. Daar kun je heel ver in gaan, maar het kan ook low profile met een simpel Excel-document.’
ECS2XL koos voor verregaande digitalisering, waarbij zijn klanten alle data naar één partner kunnen sturen. ‘De klant heeft maar één zorg: ons correcte data bezorgen en dan nemen wij alles over: douane, haventerminals, officiële documenten’, zegt Donche. ‘Ons dataplatform moet klaar staan om alles over te nemen op 31 december. 31 december is ook mijn verjaardag. En die van dit jaar zal ik me nog lang herinneren. Niet voor het feestje, maar omdat ik nog nooit zo vroeg in mijn bed zal gelegen hebben. Want 1 januari 2021 kan ik me geen kleine oogjes veroorloven.’
