Dicht de lekken

‘Revenue Leakage is meestal de optelsom van kleine fouten die door de mazen van de vele controles, geautomatiseerde ERP-systemen en audits glippen’, zegt Steve Vandersteen, director Revenue Leakage bij EY. De meest voor de hand liggende oorzaak is een menselijke fout, zoals een dubbele boeking van een inkomende factuur.

Vaak zit er ook een kink in de bedrijfsprocessen, wanneer bijvoorbeeld een leverancierskorting niet in het facturatieprogramma geïntegreerd wordt. ‘Al die kleine lekken maken al snel 1 tot 5 procent van de operationele kasstroom uit’, zegt Vandersteen. ‘Sommige ondernemingen nemen dat risico er gewoon bij, maar het kan ook anders.’

Jacht op omzetlekken

Om de omzetlekken op te sporen, te dichten, te recupereren en voorgoed te vermijden, werkt het team van Vandersteen in vier fases. ‘Eerst sporen we omzetlekken op door historische gegevens over facturen en commerciële relaties te vergelijken met wat in de boekhouding staat’, zegt operationeel manager Sylvie Borremans.

‘Vervolgens identificeren we hoe het misgelopen is en brengen we de mankementen van het proces in kaart. We introduceren structurele oplossingen en vernieuwen processen om de verliezen voorgoed te vermijden.’ Dat kan gaan om een nieuw informaticasysteem dat alle departementen toegang geeft tot cruciale facturatiegegevens, of software die waarschuwt bij een mogelijke dubbele boeking. Medewerkers worden getraind om zelf de nodige controles uit te voeren. ‘We gaan uiteraard ook op jacht naar het weggelekte geld’, vertelt Borremans.

‘In driekwart van de gevallen wordt het gemiste bedrag vlot terugbetaald. Grote lekken vragen wat meer onderhandelingen. Dan kunnen we bijvoorbeeld een commerciële schikking uitwerken.’ Het Revenue Leakage proces wordt afgerond met een uitgebreid rapport, waarmee het management de meerwaarde van Revenue Leakage nauwkeurig kan meten. 

Transparantie cruciaal

Om alle lekken te vinden en te dichten, moeten bedrijf en processen volledig doorgelicht worden. Niet alleen de financiële afdeling, maar ook bijvoorbeeld de sales en de logistiek. De bron van het lek kan overal zitten. Misschien een simpele inputfout in de facturatiesoftware. Of onopgemerkte, speciale prijsafspraken die bleven zitten in de mailbox van een inkoper. Of het niet naleven van contractafspraken met een klant of leverancier. Volledige transparantie is een must.

‘Ervaring leert dat haast elk bedrijf met lekken kampt’, zegt Vandersteen. ‘Het loont absoluut de moeite om uw financiële huishouding grondig te laten doorlichten. Alleen zo bent u als ondernemer zeker dat u geen cent misloopt.’