Externe bestuurders hebben een erg gefilterd zicht op wat zich in een onderneming afspeelt. Die filter optimaliseren komt de hele onderneming ten goede. De selectie en presentatie van bevattelijke informatie is daar cruciaal bij.
De visie over de rol van de raad van bestuur is de laatste jaren sterk verbeterd dankzij de nadruk op deugdelijk bestuur. Toch blijft de informatie-asymmetrie tussen externe bestuurders en interne managers een aandachtspunt. Externe bestuurders kunnen de toegevoegde waarde van deugdelijk bestuur en goede besluitvorming slechts waarmaken als zij over de juiste informatie beschikken. Uiteraard moeten de bestuurders over alle informatie beschikken die nodig is voor het afwerken van de agenda. Een tweede punt is een voldoende rapportering. Door die rapportering legt het management immers verantwoording af over zijn bevoegdheden. Hoe ver die reiken, verschilt van onderneming tot onderneming, maar delegatie en rapportering gaan hand in hand. Daarnaast moeten externe bestuurders ook tussentijds voldoende ingelicht worden over relevante actuele ontwikkelingen.
Ook bestuurders hebben plichten. Ze moeten zich kritisch opstellen over de informatie die het management verschaft, en proactief op zoek gaan naar relevante additionele informatie, intern of extern. Intern verloopt het vergaren van extra informatie het best in overleg met de voorzitter of CEO. De informatievraag moet daarbij altijd relevant zijn in functie van het dossier, moet kaderen in de uitoefening van de bestuurstaak en mag de normale bedrijfsvoering niet belemmeren. Voor externe informatie is de commissaris- revisor een toeverlaat, zowel voor kleine als voor grote ondernemingen. Zijn rol is des te belangrijker in gevallen waar sprake is van mogelijke conflicterende belangen.
De praktijk
Vooral kleinere ondernemingen ondervinden in de praktijk vaak problemen om een professionele informatiedoorstroming naar de externe bestuurders te organiseren. Vaak functioneren de rapporteringssystemen niet optimaal, of lijkt de operationele druk te hoog. Soms zijn het management of de eigenaars te terughoudend met gevoelige informatie. Ten slotte kunnen externe bestuurders ook sterk uiteenlopende informatiebehoeften hebben, wat het proces verzwaart.
Uit internationale studies en uit de ervaring van GUBERNA, het Belgische kenniscentrum voor bestuurders en ondernemingen, blijkt dat raden van bestuur vaak te veel rapportering ontvangen over het verleden, en te weinig vooruitblikkende informatie krijgen. Daarnaast blijft de raad ook te vaak in het ongewisse over niet-financiële informatie. Gelukkig kan een raad van bestuur steeds meer meeprofiteren van actuele informatietools. E-mail blijkt het medium bij uitstek te worden en enkele geavanceerde ondernemingen stellen de dossiers al ter beschikking via een dataroom.
Voorts ontdekken bestuurders stilaan ook de ‘bestuursapps’ waarmee ze hun informatie kunnen verwerken waar en wanneer ze dat willen. Informatieveiligheid is daar wel een aandachtspunt. Informatie verstrekken aan een raad van bestuur is balanceren op het slappe koord. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid en een constante zoektocht naar een goede balans: niet te veel, niet te weinig, tijdig maar toch actueel, voldoende strategisch en niet te operationeel.
Rapportering aan de raad van bestuur
- Voorzie een samenvatting en een voorstel van besluit.
- Hanteer een vast schema dat voor een optimale vergelijkbaarheid van dossiers en projecten zorgt.
- Vermijd het uitdelen van grote hoeveelheden nieuwe informatie tijdens de vergadering zelf.
- Hou de bestuurders voldoende op de hoogte: zij mogen het nieuws niet uit de media vernemen.
- Om verrassingen te vermijden, geeft u beter altijd de volledige toedracht.