De Belgische fiscus vraagt steeds vaker bij de belastingplichtige gegevens op in elektronisch formaat en gaat dan graven in het ERP-systeem of boekhoudpakket. Waar kunt u zich aan verwachten? En vooral: hoe bereidt u zich het best voor?
De fiscus wil niet alleen maar de gebruikelijke fiscale informatie via elektronische weg krijgen. Zijn doel ligt verder: hij wil op zoek naar data over financiële transacties zoals die in uw IT-systemen beschikbaar zijn. In vrijwel elk ERP-systeem of boekhoudpakket zit een enorme schat aan data waarmee de fiscus kan nagaan of de belastingplichtige zich aan zijn fiscale verplichtingen houdt. Zo vindt men in de meeste ERP-systemen eenvoudig een aantal tabellen terug, waarin de financiële data opgeslagen zijn die fiscaal relevant zijn, denk aan boekingsstukken, zogenoemde ‘master’- en klanten-data, betalingsdata, enz. Een klassieke controle is een papieren aangelegenheid, die zowel in tijd als in omvang beperkt is. Een audit van elektronische data kan een meeromvattend en dieper inzicht bieden in de transacties van een onderneming. En dan kunt u maar beter goed voorbereid zijn.
België
Aangespoord door het internationale klimaat waarin overheden willen inzetten op fraude- en misbruikbestrijding, is het logisch dat ook België zich meer wil focussen op de elektronische dataanalyse. België is niet echt een voorloper. In vergelijking met Duitsland bijvoorbeeld, hinken we achterop. Al sinds 2002 geldt daar dat elke fiscale ambtenaar verplicht is om de audit op een elektronische manier te organiseren. Gevolg? De Duitse fiscus kocht zo’n 14.000 licenties van IDEA, een bekend softwarepakket voor data-analyse. Met deze software kun je bijvoorbeeld data die uit het ERP-systeem gehaald worden, op een leesbare manier schikken en er vervolgens analytische tests op uitvoeren. Maar de Belgische fiscus beent snel bij.
Fiscale ambtenaren krijgen een IT-opleiding en de controlecentra hebben doelstellingen om een bepaald percentage van de audits op elektronische manier te verrichten. Het type belasting speelt daarbij geen rol. Zodra de data door de specialisten leesbaar zijn gemaakt, kunnen ze worden gebruikt voor btw, vennootschapsbelasting en transfer pricing. Het is zelfs mogelijk om allerhande nietgestructureerde data, zoals e-mails, in het onderzoek te betrekken. Uiteraard zijn er juridische beperkingen voor de fiscus. De rechtbank kan een zogenoemde ‘fishing expedition’ of niet-specifieke zoektocht als machtsafwending kwalificeren, met de nietigheid van het onderzoek tot gevolg.
De belastingplichtige
Als belastingplichtige moet u voorbereid zijn. Zorg voor een interne procedure die in werking treedt als de fiscus onaangekondigd bepaalde data wil kopiëren. Ook bent u maar beter voorbereid op diepgaande vragen van de fiscus. Richt uw ERP-systeem of boekhoudpakket zo in, dat u de fiscus de juiste informatie op een controleerbare manier kunt verstrekken. Dit kan u voor bijzonder lastige vraagstukken plaatsen. Denk maar aan een shared-service center in Roemenië waar alle data worden bewaard, of werknemers die hun eigen tablet gebruiken waarop vertrouwelijke gegevens van het bedrijf staan. Een complementaire maatregel is de organisatie van zelf-audits.
Dat kan via de mogelijkheden van uw eigen ERP-systeem of boekhoudpakket of via gespecialiseerde software zoals IDEA. Maar ook dat is geen sinecure. Vaak weet u wel dat de data ergens in de onderneming aanwezig zijn, maar zitten ze verspreid over verschillende oude en nieuwe systemen, in verschillende modules en tabellen. Er is geen standaardoplossing. Maar er zijn wel externe partners die u graag de weg wijzen.