De krapte op de arbeidsmarkt en de stijgende inflatie zetten bij veel organisaties de druk op de ketel. ‘Niet verwonderlijk dat de focus bij onze klanten op efficiëntie ligt. Bedrijven willen groeien zonder extra personeel aan te werven. AI speelt daar absoluut een rol in’, zegt Joep Hoeks, Chief Product Officer bij softwareontwikkelaar Exact.
Sinds 2017 maakt Exact gebruik van artificiële intelligentie in de software en onderzoekt het bedrijf continu op welke manier AI-technologie van meerwaarde kan zijn voor kmo’s en accountants. ‘We hebben klantenpanels waarin we nagaan wat er leeft bij accountants en ondernemers, zodat we weten waarop we moeten focussen. AI is voor ons geen doel op zich, maar een middel om concrete problemen op te lossen.’
De kennis en inzichten uit dit onderzoek zijn samengebracht in Exact Assistent, een slimme assistent binnen Exact Online die speciaal ontwikkeld is voor iedereen die streeft naar maximale efficiëntie.
AI is voor ons geen doel op zich, maar een middel om concrete problemen op te lossen.
‘Je kan Exact Assistant echt gebruiken als je persoonlijke assistent’, zegt Hoeks. ‘Zoek je een samenvatting van alle info die je bedrijf heeft over een prospect? Wil je die info koppelen met een externe bron zoals een sectorrapport van een bank? Wil je productdocumentatie raadplegen? Het kan met onze slimme assistent
AI roept slechte betalers op het matje
Exact Assistant, die vandaag al door 120.000 klanten gebruikt wordt, wacht niet altijd om te communiceren tot hem iets gevraagd wordt. Hij deelt proactief meldingen met je, zoals afwijkingen in de boekhoudingen en wijst je op openstaande facturen.
‘Op basis van de meldingen van Exact Assistant kunnen gebruikers van onze software hun debiteurenbeheer optimaliseren. Ze kunnen bijvoorbeeld automatisch betalingsherinneringen versturen via Exact Online Debiteurenbeheer’, vertelt Hoeks. De frequentie en toon van zo’n herinneringsbericht wordt aangepast op basis van AI-signalen. Als de AI merkt dat iemand vaak laattijdig betaalt, kunnen berichten vanzelf strenger worden. Doel hiervan is meer controle te krijgen op de cashflow, iets wat steeds belangrijker wordt om bedrijfscontinuïteit te garanderen.’
Gebruiker moet AI leren vertrouwen
‘Ook al kan AI vandaag al heel veel, het zal de mens niet vervangen’, benadrukt Hoeks. ‘AI moet ondersteunend, persoonlijk en mensgericht zijn, zodat de gebruiker altijd de controle behoudt.’
Om dit te realiseren, neemt Exact geen taken direct uit handen van de gebruiker, maar geeft het vooral suggesties waar mensen al dan niet akkoord mee kunnen gaan. ‘Vroeger hadden accountants iedere dag een nieuwe stapel facturen die ze moesten inboeken, nu gebeurt dat automatisch en keuren ze enkel nog suggesties in het systeem goed’, zegt Hoeks. ‘Dat scheelt enorm veel tijd. Men kan nu focussen op de uitzonderingen.’
AI moet ondersteunend, persoonlijk en mensgericht zijn, zodat de gebruiker altijd de controle behoudt.
Is er voldoende vertrouwen tussen de gebruiker en de assistent, dan kan de gebruiker meer laten automatiseren. ‘In een boekhoudsysteem staat iedere regel voor een transactie. In principe kan de automatisatie daarvan erg ver gaan, maar dat doen we nooit van de ene dag op de andere. We starten altijd met een voorstel om te vermijden dat we een onoverzichtelijke blackbox creëren.’
Hoeks wil het vertrouwen tussen mens en AI nog sterker maken door menselijke feedback in de software te integreren. ‘Gebruikers kunnen met een duimpje aangeven of de suggesties van Exact Assistent goed of fout zijn. Zo blijven we onze technologie trainen en optimaliseren.’
Software kan niet ‘een beetje’ kloppen
Blijven innoveren is een noodzaak, beseft Hoeks. ‘Mensen hebben vandaag al te weinig tijd, en dat zal alleen maar toenemen. Hoe handig zou het zijn mocht je in de auto na een klantbezoek al wat werk kunnen verzetten? Denk aan het registreren van je uren, taken voorbereiden, een offerte inspreken en die automatisch laten genereren.’
‘Het is misschien nog niet allemaal voor vandaag, maar we experimenteren veel en leren daaruit. Pas als we voor 100 procent achter een nieuwe functionaliteit staan, leveren we die op. We hanteren dan ook uitgangspunten voor onze AI-toepassingen. Het mensgerichte aspect moet centraal staan en de tool die wij implementeren moet volledig betrouwbaar zijn. Onze software kan niet zomaar ‘een beetje’ kloppen.’