De backoffice van de luchthaven neemt een hoge vlucht

Er werken meer dan 1.100 mensen bij Brussels Airport Company (BAC), de eigenaar en uitbater van de nationale luchthaven. De financiële administratie werd tot voor kort uitgevoerd via een verouderd softwarepakket. Parallel gebruikte BAC legacy-systemen voor HR, inkoop en projectmanagement. ‘Die oplossingen voldeden niet langer’, verduidelijkt CFO Davy Vreys.

‘Het oudste systeem dateerde uit 2008. De producent ondersteunde het sinds kort niet meer, gebruikers liepen tegen beperkingen aan en ze konden het niet bedienen met mobiele applicaties, wat frustratie in de hand werkte. Bovendien was er geen integratie tussen de systemen.’ BAC speurde de markt af en koos voor een nieuwe, allesomvattende SAP-cloudoplossing via technologiepartner delaware.

Mobile & user friendly

‘Dankzij de gebruiksvriendelijke interface kunnen medewerkers werken op een laptop, tablet of smartphone, on-site, onderweg of thuis’, vertelt Folker Lamote, partner bij delaware. ‘Alle softwareonderdelen kunnen naadloos met elkaar communiceren waardoor het veel makkelijker en inzichtelijker is om data te capteren, samen te voegen en te analyseren. Dat maakt rapporteringen en het nemen van de juiste vervolgacties veel sneller, efficiënter en gedetailleerder.’

Gebruikers kunnen zelf meer opvolgen en dat levert extra voordelen op. ‘In de hr-module zien medewerkers in een oogopslag de status van openstaande vacatures of hoever het staat met een aanwerving’, vertelt Vreys.  ‘Het is ook meteen duidelijk wanneer facturen voor betaling gepland staan, en wat de status is van orders en bestelbonnen. Dat maakt teams zelfsturender.’

People first

De implementatie van een SAP-systeem is niet alleen een technologisch proces. Daar hoort ook slim change management bij. ‘Bij delaware besteden we minstens evenveel aandacht aan de gebruikers: de mensen die er dagelijks mee aan de slag gaan’, zegt Lamote. ‘Medewerkers werden al in een vroeg stadium bij het transitietraject betrokken, zodat de oplossingen beantwoorden aan de noden van het werkveld. Er volgden ook intensieve workshops en trainingen.’

‘We gebruiken het nieuwe ICT-systeem nog maar enkele maanden, maar zien nu al belangrijke positieve resultaten’, besluit Vreys. ‘Onkostennota’s kan je bijvoorbeeld binnen de week boeken en betalen, voorheen duurde dat gemiddeld twee tot drie weken. Ook de maandafsluiting kunnen we sneller organiseren. Bovendien blijft het systeem automatisch up-to-date en kan je nieuwe modules activeren.’